Мероприятия, намечаемые и реализуемые после выставки

Во время работы выставки были достигнуты определенные договоренности, установлены новые контакты и связи. После закрытия выставки их следует поддерживать и укреплять. Для этого могут быть предприняты следующие шаги:

— отправка письма с благодарностью за посещение предприятия и пожеланиями сотрудничества;

— рассылка сводной информации фирмам и отдельным лица которых вы приглашали, но не встретили на выставке;

— рассылка запрошенных материалов;

— информирование об итогах выставки деловых партнеров;

— посещения фирм, с которыми была договоренность на выставке;

— посещения фирм, признанные целесообразными;

— выражение благодарности сотрудникам, участвовавшим в работе;

— издание приказа по итогам выставки, включая поощрения.

Разбор результатов участия в выставке и подведение итогов. Разбор работы на выставке с привлечением всех заинтересованных сотрудников следует провести через несколько дней после возвращения с выставки, сразу же, как только будут обработаны основных материалы и станут известны следующие данные:

— общее число посетителей стенда;

— число посетителей в соответствующей разбивке по категориям;

— число установленных контактов или проведенных бесед и переговоров по важной для экспонента тематике;

— процент откликнувшихся организаций;

— коммерческие результаты: торговый объем оформленных сделок, подписанных протоколов о намерениях, контрактов и договоров на перспективу;

— количество приглашений на следующие выставки и ярмарки;

По ходу разбора результатов следует подробно проанализировать, какой резонанс вызвал сам стенд у посетителей;

какова была реакция посетителей на продукцию экспонента;

как прошла проверку выставкой новая продукция, новации и ноу-хау;

мнения об уровне организации выставки, в том числе о качестве услуг;

активность персонала стенда, его удачи, ошибки и просчеты обслуживании посетителей, переговорах и оформлении контрактов и т.п.;

выводы и предложения об улучшении тех или иных сторон и подготовки в случае повторного участия в выставке.

Если данных достаточно, можно сопоставить цели и задачи, которые ставились при подготовке к выставке, с фактическими результатами.

Подготовка итогового отчета об участии в выставке. На базе Имеющихся материалов и результатов обсуждения составляется итоговый отчет об участии в выставке.

В дополнение к перечисленному выше в итоговый отчет стоит включить:

— оценку выставки самим устроителем и сведения из его отчета;

— оценку откликов прессы по выставке;

— наметившееся влияние выставки на сбыт продукции и реализацию услуг после ее закрытия;

— намеченные меры по работе с новыми клиентами, заказчиками и партнерами, установившими с предприятием контакт на выставке;

Этот отчет в последующем будет нужен в качестве:

• совокупной информации для руководства предприятия;

• официального документа для последующих ссылок на него;

• основания для принятия решений об участии в других выставочных мероприятиях.

11. Организационные основы работы выставки. Нормативно-правовая база организации выставочной деятельности

Дата добавления: 2015-08-21