Основные направления работ по организации участия в выставке

На предприятии, имеющем опыт участия в выставках и ярмарках, как правило, уже есть подразделение или служба, которая занимается подобной деятельностью постоянно с привлечением на определенных этапах и по отдельным направлениям специалистов других подразделений или подрядчиков со стороны. Предприятие, начинающее заниматься выставками, должно нацелить хотя бы одного специалиста, который целиком должен посвятить себя этой работе, возглавляя и координируя действия специалистов, привлекаемых временно или периодически. Чаще всего эту работу на предприятии возглавляет менеджер по рекламе и выставкам. На малых предприятиях, как правило, это один из заместителей генерального директора, курирующий рекламное и выставочное направление работ. Подобную работу может возглавлять и начальник отдела маркетинга, и начальник отдела рекламы, если на предприятии нет специальной выставочной службы.

Необходимо четко спланировать все этапы работ, взвесив особенности предстоящей выставки и оценив специфику предприятия, взаимоотношений с соисполнителями и подрядчиками, возможность возникновения особых условий и ситуаций. Работа делится на три периода:

1) подготовительный период (подготовка к выставке);

2) период работы на выставке (включая ее официальное закрытие);

3) послевыставочный период (демонтаж стенда, вывоз экспонатов).

У каждого периода есть начало и окончание, обязательные этапы и специфические условия, которые требуют их детализации или дополнения, а значит, и обеспечения соответствующими ресурсами. Ниже приведены обязательные этапы организации участия любого предприятия в отечественной выставке.

Основные этапы организации участия предприятия в выставке

I. Подготовка к выставке (подготовительный период)

1. Выбор выставки, оценка шансов на успешное выступление и принятие решения об участии.

2. Подготовка приказа об участии в выставке, определение целей и задач, распределение ответственных за работы, выделение средств и т.п.

3. Разработка и утверждение плана работ по подготовке к выставке.

4. Составление сметы затрат и утверждение бюджета на выставку.

5. Отбор экспонатов, оформление и отправка заявки на участие.

6. Оплата аренды выставочной площади и типовых выставочных услуг.

7. Подготовка рекламы и персонала для работы на выставке.

8. Проектирование и согласование стенда с устроителем выставки.

9. Отправка людей и выставочных грузов на выставку.

10. Монтаж и оформление стенда на выставке, составление плана-графика работы персонала.

11. Период работы выставки (включая ее открытие и закрытие)

11. Инструктаж персонала стенда и распределение заданий — ежедневно.

12. Участие в церемонии открытия выставки — первый день.

13. Решение задач по достижению главных целей (реклама, консультации посетителей, приемы и переговоры) — ежедневно.

14. Сбор информации, изучение конкурентов, маркетинг — ежедневно.

15. Участие в церемонии закрытия выставки, награждении участников.

16. Демонтаж стенда, расчеты с устроителем, вывоз экспонатов.

17. Отчет о выставке и оформление отчетно-финансовых документов.

18. Работа с фирмами, зарегистрированными на стенде предприятия.

19. После выставочный анализ коммерческих результатов.

20. Разработка программы дальнейшего участия в выставках.

Это еще не план, это только программа для будущих планов мероприятий по подготовке к выставке и участию в ней. Планы еще предстоит разрабатывать и утверждать по определенной форме. Но из программы уже видно, что вся работа начинается с выбора выставки.

Участие в зарубежных выставках требует еще более детальной разработки, т.к. многие упущения в довыставочном периоде не могут быть разрешены во время прохождения выставки.

Дата добавления: 2015-08-21