Организация работ на выставке

Планирование действий персонала на выставке

Календарный план работы на стенде. Сегодня пребывание на территории выставки обычно занимает с монтажом и демонтажем стенда от пяти до десяти дней. Поэтому все действия персонала экспонента должны быть спланированы и предварительно согласованы с каждым сотрудником, с администрацией выставки, также с фирмами подрядчиками, выполняющими заказанные работы, т.е. по прибытии на выставку необходимо сразу же разработать календарный план-график, определяющий, кто, где, когда будет находиться и чем будет заниматься? Отдельно определить, кто и когда будет находиться на стенде в рабочее время выставки, например:

—- руководство предприятия;

— руководитель отдела сбыта;

— стендисты (консультанты);

— механики-демонстраторы экспонатов в действии;

— руководитель стенда;

— разъездные сотрудники отдела сбыта;

— конструкторы и разработчики продукции.

Для координации работ на стенде нужно назначить руководителя стенда, который должен нести полную ответственность за безупречную работу на выставке всего привлеченного персонала. Руководитель стенда (старший стендист или менеджер по персоналу стенда) отвечает:

— за растаможку выставочных грузов;

— заказ автотранспорта;

— размещение стендистов в гостиницах;

— монтаж и раскладку экспонатов;

— внешнее оформление и вид стенда на выставке;

- обслуживание посетителей;

- организацию рабочего времени персонала;

- организацию обеденных перерывов; рациональную смену работников;

- рабочее состояние действующих экспонатов;

- организацию учета контактов;

- оформление отчета по работе на стенде.

Для руководителя стенда (менеджера предприятия по персоналу должен быть разработан свой план график работы на выжимке, а для стендистов, механиков-демонстраторов и гидов; переводчиков свои.

Всем группам посетителей, которых вы хотите пригласить на той стенд, необходимо успеть направить приглашения. В качестве первого шага для достижения цели можно воспользоваться набором рекламных материалов, предлагаемых устроителем выставки. По прибытии на выставку запросите эти материалы и используйте их для ознакомления потенциальных посетителей. Вы можете бесплатно получить проспекты выставки на нескольких языках, рекламные наклейки или плакаты. Приглашения и аннотации экспонентов можно заложить в официальный каталог выставки, направляемый приглашаемой организации. Каталог побуждает посетить выставку. Кроме того, это издание служит хорошим справочником, не теряющим своей силы на протяжении всего периода между двумя выставками. Обязательно проследите за тем, чтобы в каталоге были правильно изложены все важные данные, и если обнаружите опечатки, примите меры к их исправлению, лучше до начала его распространения и в большей части тиража. Реклама в каталоге действует не только во время выставки, но и долго после се закрытия.

Ваши партнеры и клиенты (потенциальные посетители стенда) всегда ожидают, что вы напомните им о себе, дадите им в руки информационные и рекламные материалы и документацию. Они, конечно же, должны быть подготовлены заранее.

Работа со СМИ. В развертываемых при выставках и ярмарках пресс-центрах обычно всегда имеются особые полочки для каждого из аккредитованных журналистов, по которым экспоненты могут в период работы выставки раскладывать свои материалы. Менеджер предприятия по выставкам и рекламе должен проследить за тем, чтобы это были не просто проспекты, по возможности, интересные описания вашей продукции и новинок из производственной программы с иллюстрациями или фотоснимками. В них должно быть все, заслуживающее упоминания в корреспонденциях: интересные нововведения, опыт, события тому подобное.

Подробно изучите программу сопутствующих мероприятий выставки — доклады, семинары, конференции, презентации, чтобы решить, не следует ли пригласить на эти мероприятия заказчиков, клиентов, партнеров и потребителей продукции. Передайте в оргкомитет выставки материалы по новой номенклатуре продукции предприятия, чтобы их можно было использовать работы с прессой и на деловых встречах, проводимых непосредственно устроителем выставки. Это может быть:

— краткий очерк о деятельности предприятия;

— описание особенно интересных видов продукции и технологий;

— иллюстрации или фотографии и т.п.

Организация монтажных, оформительских и демонтажных работ.

Очень важно своевременно начать монтаж и оформление стенда, чтобы в день открытия все было окончательно готово. Чтобы не произошло неожиданных срывов, при планировании работ следует предусмотреть:

— своевременную проверку нагрузки пола;

— подключение к электросети, прокладку водопровода канализации;

— своевременную установку и подключение телефона;

— рабочие инструкции по монтажным работам;

— указания слесарям, водопроводчикам, малярам и обойщика

— указания шрифтовикам по выполнению надписей;

— освещение (запасные светильники и лампочки);

— принятие мер, предусмотренных техникой безопасности;

— оборудование и оформление стенда: устранение повреждение при перевозке, обустройство кабин для переговоров, кухни, бюро для секретаря, склада для информационных материалов;

— возможность поддержания контактов с центральным офисом;

— заказ охраны;

— заказ номеров в гостинице;

— заказ столиков в ресторане и т.п.

Приемка стенда и инструктаж персонала. После завершения монтажных и оформительских работ фирмой—подрядчиком стенд должен быть передан персоналу экспонента накануне открытия выставки, поскольку уже на следующее утро приходится встречать первых посетителей. Кроме того, первый обход выставки официальными лицами не исключает возможности приветствовать на стенде тех или иных лиц, представляющих практический интерес.

Сразу после приемки стенда проводится подробный инструктаж всего персонала, который будет здесь работать. В инструктаж входит:

— представление персоналу руководителя стенда и его полномочий;

— знакомство штатных сотрудников с внештатным персоналом;

— уточнение целей и задач, которые ставит перед собой экспонент на данной выставке;

— ознакомление с экспонатами и их местоположением;

— ознакомление с режимом дня;

— распределение обязанностей и времени дежурств на стенде,

согласование графика;

— обсуждение формы одежды;

— информирование о номерах телефонов полиции и охраны; правила пользования служебным телефоном и факсом;

- возможности пользования почтовыми услугами; правила занятия кабин (или столов) для переговоров;

- как работать с книгой регистрации почетных гостей и книгой отзывов;

— где получить флажки для столиков и бэйджи с фамилиями;

— где находится администратор павильона, и по каким вопросам к нему обращаться;

— связь с дирекцией выставки, и по каким случаям;

— связь с конгресс-центром и протокольным отделом;

— связь с пресс-центром;

— информация о ближайших кафе, ресторанах и других пунктах

питания;

— информация о режиме оплаты и пребывания в гостинице.

2. Организация рабочего дня на стенде. Перед началом рабочего дня

— сбор всех сотрудников не позже чем за 15 минут до открытия павильона для публики;

— ознакомление сотрудников с планом работы на день;

— выдача необходимых материалов в течение рабочего дня;

— координация распределения кабин и столов для переговоров

— периодическая проверка состояния экспонатов;

— проверка наличия у стендистов информационных материалов

— выкладка рекламных материалов для посетителей;

— расстановка стендистов по местам и помощь им в работе с посетителями;

— регулирование периодического отдыха стендистов;

— временная подмена отдельных стендистов;

— организация контактов важных клиентов, официальных гостей и почетных лиц с коммерческой службой или руководство фирмы;

— изучение экспонатов фирм, представленных на выставке.

В конце рабочего дня

— обсуждение итогов дня с коллективом стенда;

— просмотр записей бесед с посетителями, выдача поручений;

— отключение экспонатов от энергопитания;

— опечатка стенда или сдача его охране,

Изучение стендов партнеров и конкурентов. Предоставьте сотрудникам своего стенда достаточно времени для изучения продукции, экспонируемой конкурирующими фирмами. Дайте им необходимые инструкции: что в первую очередь узнать, какие получить материалы, как объяснить проявляемый интерес. Отведите место для хранения собранных материалов, а после выставки доставить специалистам предприятия для изучения.

Закрытие выставки, демонтаж стенда и подготовка персонала к отъезду. При демонтаже стенда, закрытии выставки нужно заранее наметить:

— отъезд персонала стенда;

— получение со склада транспортной тары;

— меры против расхищения;

— куда отправить экспонаты и оборудование стенда;

— куда направить мебель со стенда;

— куда направить оставшийся рекламный материал.

Последний день работы выставки, как правило, проходит под знаком свертывания работ, демонтажа стенда и подготовки к отъезду. Руководитель стенда отвечает за все и поэтому контролирует: возврат арендованного имущества, сдачу оборудования и площадки устроителю, окончательный расчет с соответствующими подрядчиками, подписывает акты и протоколы, заказывает транспорт, тару и упаковку, сдает имущество транспортно-экспедиторской фирме на отправку с выставки. Кроме того, он обязан собрать у себя важные документы. Если у него нет специалиста по транспорту и таможне, он сам оформляет маркировку контейнеров и тары, грузовые и транспортные квитанции, упаковочные листы, отчетные и финансовые документы. Он последним покидает выставку в полной уверенности, что все намеченное выполнено

Специального закона о выставочно - ярмарочной деятельности в России до сих пор нет. Он все еще находится в разработке. Это вовсе не значит, что выставочная деятельность осущест­вляется вне законов.

Выставки и ярмарки устраиваются юридическими и физически­ми лицами и, как вид предпринимательской деятельности, являют­ся объектом хозяйственного права, и поэтому на все, что связано с проведением выставочных мероприятий, распространяются поло­жения о предпринимательской деятельности, изложенные в право­вых актах общехозяйственного законодательства. К ним нужно отнести:

Гражданский кодекс РФ, определяющий раз­решенные виды деятельности, формы собственности, типы хозяй­ственных договоров, ответственность за их нарушение и Т.П.(см. законы «Об акционерных обществах, «Об обществах с ограничен­ной ответственностью», «О предпринимательской деятельности без образования юридического лица» и т.п.).

Федеральный закон «О бухгалтерском учете». В соответствии с ним выставочные организации ведут учет доходов и расходов, квар­тальную и годовую отчетность, перечисления налогов, платежи в бюджет и соответствующие фонды.

Налоговый кодекс Российской Федерации. Согласно Налоговому кодексу выставочные организации регистрируются в соответствую­щих инспекциях, платят федеральные и местные налоги с имущест­ва, прибьти и операций с ценными бумагами, производят отчисле­ния в пенсионный и другие фонды, регулярно представляют ин­формацию О своей хозяйственной деятельности.

Таможенный кодекс Российской Федерации. В Таможенном ко­дексе предусмотрены особые разделы по обработке, декларирова­нию и оформлению ввоза в страну и вывоза за границу различных выставочных грузов для международных выставок. Предусмотрены специальные. статьи по вывозу на выставки за границу культурных ценностей. А в дополнение к ним существуют специальные ведом­ственные инструкции. Россия подписала международную деклара­цию О содействии в проведении международных выставок и ярма­рок. И сейчас для облегчения оформления транспортировки выста­вочных экспонатов, рекламной и сувенирной продукции через гра­ницы Торгово-промышленная палата РФ назначена гарантом по­рмка использования в выставочной деятельности специальных до­говоров транзита выставочных грузов «Карнеты АТА».

Трудовой кодекс Российской Федерации. В Трудовом Кодексе пре­дусмотрены статьи законов, регламентирующие использование штатных и нанимаемых временно работников, регулирующие сис­тему оплаты творческих и сверхурочных работ, льготы и компенсации за ненормированный рабочий день, разрешение конфликтных трудовых ситуаций и т.п.

Административный кодекс Российской Федерации. Это свод норм, регламентирующих порядок поведения граждан в общественных местах (в том числе, на выставках), в служебных помещениях, на дорогах, в заказниках и заповедных зонах, и предусматривающий меры наказания за нарушения правил, устанавливаемых в админи­стративном порядке.

На деятельность по организации выставок распространяются также:

· Федеральный закон «О рекламе»;

· Закон Российской Федерации «Об информации, информати­зации и защите информации»;

· Закон "О государственной поддержке малого предпринима­тельства в РФ";

· Федеральный закон «Об экспортном контроле»;

· Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и на­именованиях мест происхождения товаров»;

·Закон "О торгово-промышленных палатах в Российской Федерации";

· Закон "О валютном регулировании и валютном контроле"; и другие.

По важнейшим выставкам и ярмаркам издаются указы Прези­дента и принимаются решения Правительства Российской Федера­ции. Так, указами Президента России, распоряжениями Правитель­ства Российской Федерации и приказами Минобороны регламенти­руется порядок подготовки и проведения выставок продукции обо­ронной промышленности и военного назначения, а также условия участия российских и иностранных организаций в выставках этой продукции.

Многообразие региональных условий и особенности проведения выставок на периферии приводят к тому, что в целях развития и повышения эффективности выставочной деятельности на местах разрабатываются и вводятся в действие собственные нормативные документы.

В формировании нормативно-правовых основ регулирования и координации выставочно-ярмарочной деятельности в регионах принимают активное участие местные и региональные торгово­промышленные палаты. К середине 2004 г.· такая нормативно-правовая документация была разработана28 территориальными палатами в 26 субъектах (из 89) РФ.

Ряд федеральных органов исполнительной власти сформиро­вали свою (ведомственную) нормативно-правовую документацию по организации выставок и участию в них соответствующих предприятий. '

К международным документам, регулирующим правовые отно­шения российских организаций, участвующих в выставочных меро­приятиях за границей, относятся:

·«Парижская конвенция 1928 г. о международных выставках»;

·Межгосударственное соглашение «О развитии выставочно-­ярмарочной деятельности в Содружестве Независимых Госу­дарств»;

·«Таможенная конвенция о карнете АТА для временного ввоза товаров» (Брюссель, 06.12.1990);

·«Конвенция о временном ввозе товаров» (Стамбул, 26.06.1990):

·«Двухсторонние соглашения Российской Федерации о торг во-экономическом и культурном сотрудничестве с иностран­ными государствами, содержащие положения о проведении выставочно-ярмарочной деятельности».

Действуют также соглашения о сотрудничестве между ТПП РФ и иностранными палатами, а также партнерами за рубежом, когда в текстах соглашений содержатся статьи о сотрудничестве в области выставочно-ярмарочной деятельности.

Кроме того, при проведении всемирных и международных выставок и ярмарок устроители должны руководствоваться тре­бованиями и рекомендациями Международного бюро выставок.: (BIE, Париж), Ассоциации организаций выставочной Индустрии (UFI, Париж), Международного Союза выставок и ярмарок.: (МСВЯ, Нижний Новгород), Межгосударственного совета по вы­ставкам и ярмаркам стран СНГ (Москва).

В конце 2004 г. в России действовало более 230 законодатель­ных и нормативных документов, прямо или косвенно регулирую­щих выставочно-ярмарочную деятельность. В целом эта норма­тивно- правовая база создает определенные условия для функцио­нирования и развития выставочно-ярмарочной деятельности Российской Федерации. Но профессиональная общественность считает, что для эффективной выставочно-ярмарочной деятельно­сти действующих законодательных актов в том виде, в каком они есть, все еще недостаточно. К неурегулированным законодательст­вом проблемам специалисты относят прежде всего: необходимо стандартизации терминологии и введения четких определений в процессы ВЯД, устранения двойного налогообложения устроите­лей выставок и экспонентов, отмены обязательного наличия кон­трольно- кассовых аппаратов на выставках, ускорения введения карнеTOB АТА для выставочных грузов, пересекающих границу Рcoсии; ограничения недобросовестной конкуренции между вы­ставочными фирмами и установления рамок государственного регулирования выставочно-ярмарочной деятельности. Поэтому об­щественность продолжает настаивать на принятии государственной Думой РФ специального нормативно-правового акта, соз­дающего равные условия всем субъектам выставочной деятельности на рынке выставочных услуг и рационально распределяющего ответственность между участниками выставочного процесса. Причем вместо огромного числа статей, разбросанных по 230 нормативным актам, нужен единый закон, который ликвидирует существующие в нашем законодательстве «белые пятна», приведет в соответствие противоречащие друг другу статьи разных кодексов и законов, устранит разночтения в их использовании, конкретизирует понимание отдельных положений, имеющих двусмысленный, а порой и многозначный характер.

Дата добавления: 2015-08-21