Заполнение дубликата трудовой книжки

Для оформления дубликата используется чистый бланк трудовой книжки (вкладыша к ней). При оформлении дубликата необходимо соблюдать общие правила, предусмотренные для заполнения трудовых книжек (ч. 1 п. 69 Инструкции о трудовых книжках).

Примечание. Подробнее об общих требованиях к заполнению трудовой

книжки см. Путеводитель по кадровым вопросам "Трудовая книжка",

пункт 3.1 главы 3.

На дубликате трудовой книжки (вкладыша к ней) делается отметка "Дубликат" в правом верхнем углу титульной страницы (ч. 1 п. 63 Инструкции о трудовых книжках).

Титульный лист дубликата трудовой книжки оформляется по правилам, предусмотренным для заполнения титульного листа трудовой книжки.

Примечание. Подробнее об оформлении титульного листа трудовой книжки

см. Путеводитель по кадровым вопросам "Трудовая книжка",

подпункт 3.5.1 пункта 3.5 главы 3.

Сведения, вносимые в дубликат трудовой книжки, должны отражать информацию о работнике на день оформления дубликата.

Пример. В сведения, содержащиеся на титульном листе трудовой книжки, которая ранее была у работника, вносились изменения: была заменена фамилия работника, на внутренней стороне обложки был указан документ, на основании которого такие изменения производились (свидетельство о заключении брака). При заполнении дубликата трудовой книжки необходимо внести только последнюю фамилию работника, указанную в имеющемся у него документе, удостоверяющем личность.

См. образец первой страницы дубликата трудовой книжки.

В разделы "Сведения о работе", "Сведения о награждениях и поощрениях" при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений). Эти записи заверяются подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью регистрирующего органа, по месту жительства индивидуального предпринимателя (п. 70 Инструкции о трудовых книжках).

Если работник до поступления к нанимателю, который оформляет дубликат трудовой книжки, уже работал, то при заполнении дубликата в раздел "Сведения о работе" основаниями для внесения записей о периодах предыдущей работы являются документы, подтверждающие стаж работы. Такими документами являются справка о периоде работы (службы), копия приказа (распоряжения) нанимателя (ч. 2 п. 69 Инструкции о трудовых книжках).

Обратите внимание! При наличии копии трудовой книжки внесение сведений в дубликат трудовой книжки осуществляется на основании данной копии. При этом предоставление документов, подтверждающих стаж работы, не требуется (ч. 3 п. 69 Инструкции о трудовых книжках)

При утрате трудовой книжки по вине нанимателя он обязан самостоятельно принять меры для получения документов, подтверждающих стаж работы работника, предшествующий поступлению на работу к данному нанимателю (ч. 4 п. 64 Инструкции о трудовых книжках). В иных случаях наниматель должен оказывать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению в данную организацию (ч. 2 п. 63 Инструкции о трудовых книжках), например направить письменные запросы в организации по предыдущим местам работы с просьбой о предоставлении справок о периоде работы работника в этих организациях.

После этого на основании надлежаще оформленных документов записываются периоды работы.

Документы, подтверждающие стаж работы (службы), после внесения сведений не хранятся у нанимателя, а возвращаются их владельцу (ч. 2 п. 69 Инструкции о трудовых книжках).

При оформлении дубликата трудовой книжки в случае изменения половой принадлежности в раздел "Сведения о работе" вносится запись об общем стаже работы до поступления к данному нанимателю, подтвержденный прежней трудовой книжкой (п. 68 Инструкции о трудовых книжках). Полагаем, что общий стаж работы до поступления к данному нанимателю записывается суммарно (указывается общее количество лет, месяцев, дней работы), а сведения о работе у данного нанимателя указываются в общем порядке.

На первой (титульной) странице трудовой книжки (вкладыша к ней) делается отметка "Взамен выдан дубликат" в случаях выдачи дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней) в связи:

с повреждением трудовой книжки (вкладыша к ней) (п. 65 Инструкции о трудовых книжках);

наличием в трудовой книжке записи о переводе на другую работу, об увольнении, признанных недействительными (п. 66 Инструкции о трудовых книжках);

отбытием лицом наказания с ограничением в трудовой деятельности либо освобождением от него (п. 66, 67 Инструкции о трудовых книжках).

См. образец первой страницы поврежденной трудовой книжки, взамен который выдан дубликат.

Трудовая книжка (вкладыш к ней), взамен которой выдан дубликат, возвращается владельцу (п. 65 - 68 Инструкции о трудовых книжках).

Дата добавления: 2015-07-18