Рішення

Рішення - це розпорядчий документ, що приймається місцевими радами або їх виконкомами в колегіальному порядку для розв'язання найважливіших питань, що належать до їх компетенції.

До рішень можна віднести спільні акти, що видаються кількома неоднорідними (колегіальними і тими, що діють на основі принципу єдиноначальності державними органами, громадськими організаціями тощо).

За юридичними властивостями рішення можуть бути:

o нормативними;

o індивідуальними.

У нормативному рішенні відображається робота підприємств, торгівлі, побутового обслуговування населення тощо. Рішення складають члени Держадміністрації, члени місцевих рад, постійні комісії.

Індивідуальні рішення складаються з різних питань (встановлення опіки, про прийняття в експлуатацію будівельного об'єкту тощо). Проекти індивідуальних рішень готують депутати, фахівці та зацікавлені організації.

. Рішення містить наступні основні реквізити:

o Державний герб України;

o назва установи;

o назва виду документа;

o дата, індекс, місце видання;

o заголовок до тексту;

o текст;

o підписи голови і секретаря установи, органу;

o відбитою печатки.

Текст рішення складається із вступної частини, в якій констатується стан питання, що розглядається в рішенні і розпорядчої, що містить перелік заходів із зазначенням термінів виконання, перелік службових осіб, що відповідають за своєчасне виконання цих заходів та вказівка, кому доручено вести контроль за виконанням рішення.

28. Складання протоколів.

Складається протокол, як правило, на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо. У тих випадках, коли засідання стенографується або записується на той чи інший носій, протокол можна складати після їх розшифрування.

Оскільки від кваліфікації, вміння розібратися у суті обговорюваних питань особи, яка буде складати протокол, залежить його якість, призначення такої особи є дуже відповідальною справою.

За обсягом фіксованих даних протоколи можна розподілити на три групи:

1. Стислі, у тексті яких фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.

2. Повні, у тексті яких, крім ухвал, стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань.

3. Стенографічні, де усі виступи записують дослівно. Складаючи протоколи, рекомендується використовувати такі реквізити:

o назва установи (організації) підприємства, організації, де відбулися збори, конференція, засідання, нарада;

o назва виду документа (протокол). Цей реквізит пишуть посередині рядка;

o порядковий номер протоколу (пишеться після слова "протокол"). Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу: колегії, технічних, наукових, експертних комісій, рад тощо;

o назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо); Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, робоча група тощо) і включати назву виду документа;

o дата проведення зборів, конференції, засідання, наради (має відповідати дню їх проведення). Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання. Цей реквізит пишуть нижче назви організації з лівого боку. Наприклад: 22-26.04.2014 р.;

o місце засідання. В реквізиті зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання. У цьому ж рядку з правого боку пишуть місце проведення (назва міста);

o текст протоколу. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

o перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок; Реквізит "Відмітка про наявність додатків" наприкінці тексту протоколу не зазначається;

o підписи керівників зборів, конференції, засідання, наради (голови і секретаря). Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

Складання тексту протоколу. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали (ініціал імені) голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

У списку присутніх, який пишуть з нового рядка, зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім - запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби - найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

Вступна частина протоколу включає порядок денний. Слова "Порядок денний" друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Питання, що підлягають розгляду на зборах, конференції, засіданні, нараді мають бути сформульовані у називному відмінку й розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача.

Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника "Про". В деяких випадках порядок денний додається до протоколу, про що робиться відповідна позначка.

Основна частина тексту протоколу складається на підставі виступів учасників зборів, конференції, засідання, наради. Він має бути стислим, зрозумілим, точним, лаконічним, але у той самий час містити інформацію, що всебічно розкриває хід обговорення питання. Поняття "протокольна точність" народжене змістом документа і стилем викладу.

Складається основна частина з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного протоколу. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:

СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкуються з нового рядка у родовому відмінку і підкреслюють. Після прізвища доповідача ставлять тире і пишуть зміст доповіді за формою прямої мови. Наприклад: 1. СЛУХАЛИ:

Красовську Н.М.- Про створення клубу "Дозвілля".

Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: "Текст доповіді (виступу) додається до протоколу".

Слово "ВИСТУПИЛИ" пишуть (друкують) великими літерами з нового рядка для того, щоб виділити його. Після нього теж ставлять двокрапку й фіксують виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді.

Виступи оформляються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу імені) промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

Нижче нотують питання і відповіді на них. Наприклад:

М.Н. Попов - Які заходи будуть вжиті для ліквідації аварії?

Н.І. Сидорчук - До 10 години ранку будуть зібрані всі аварійні бригади.

Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: "Текст доповіді (виступу) додається до протоколу".

Після слова "ВИРІШИЛИ" ("УХВАЛИЛИ", ""ПОСТАНОВИЛИ") фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Само слово "УХВАЛИЛИ" пишуть через два інтервали після попереднього тексту великими літерами з нового рядка, ставлячи після нього двокрапку.

29. Складання актів.

Складання актів доручається комісіям, які затверджуються або наказами керівництва, або розпорядчими документами вищих організацій. Часто акти складаються постійно діючими експертними комісіями.

Текст акта складається з двох частин: вступної та констатуючої.

У вступній частині вказуються підстави для складання акта, зазначаються ті особи, які його складали, а також ті, хто був присутній при його складанні.

Вступна частина будується за схемою:

– підстава:...

– складено комісією у складі:...

– голова:...

– члени комісії:...

При зазначенні осіб, які брали участь у складанні акта, зазначають їх посади, ініціали, прізвища.

У констатуючій частині викладається мета і завдання акта, сутність та характер проведеної роботи, встановлені факти, а також висновки.

У кінці акта (перед підписами) повідомляється про кількість примірників та про місце його зберігання. Дата акта повинна відповідати дню факту, що актується.

Досить часто у своїй роботі акти перевірки доводиться складати працівникам різних служб правоохоронних органів. Незалежно від того, працівники яких служб складають документ (акт), у ньому мають бути дотримані всі вимоги щодо оформлення.

30. Складання довідки.

Довідка – це службовий документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя і діяльності окремих громадян та різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств. Найчастіше довідка видається на прохання працівника про перебування в займаній посаді. Довідка виконується на бланку установи формату А5, здебільшого з трафаретним текстом. Довідки можуть бути службові та особисті.

Службова довідка має об'єктивно відображати фактичний стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення й аналізу отриманих даних. Цю довідку складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи.

Особисті довідки видають зацікавленим установам чи громадянам. Вони підтверджують факт роботи чи навчання, обійману посаду, розмір заробітної плати, місце проживання тощо.

Ситуації, з приводу яких видають довідки, досить типові, тому й використовують уніфіковані трафаретні бланки, в яких частину тексту віддруковано й позначено місця для внесення деяких змінних реквізитів. Текст починається із зазначення в давальному відмінку звання, прізвища, імені по батькові особи, про яку йдеться. В останньому абзаці тексту зазначають, куди буде подаватися довідка, що видається.

Реквізити довідки:
– назва установи, що видає довідку,
– назва виду документа (довідка),
– дата видачі й номер (проставляють при підписанні),
– прізвище, ім'я по батькові особи, якій видається довідка,
– текст довідки,
– призначення довідки (куди подається),
– підпис службової особи,
– відбиток печатки, без якої довідка не має юридичної сили.

Довідки інформаційного характеру відображають індивідуальні ситуації. їх складають у відповідь на запити і подають у визначений термін. Довідки, що направляються за межі установ, як правило, оформляють на загальних бланках, а ті, що подаються в межах установ, – на чистих аркушах паперу формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту).

Заголовок до тексту довідки може містити відомості про час чи дату, на які припадають наведені в ній факти, наприклад: Про результати комплексної перевірки роботи Замостянського РУ ГУ МВС України в м. Києві за 9 місяців 2006 року.

У довідці необхідно об'єктивно відображати стан справ, тому її складанню мають передувати ретельне збирання і перевірка повідомлень, зіставлення та аналіз добутих даних. У довідці можуть наводитись таблиці чи додатки тощо.

У деяких випадках довідку можуть підписувати особи, які склали її й відповідають за викладені в ній факти.

31) Складання заяв. Заява містить прохання або пропозиції особи до установи або до посадової особи.

Заяви бувають:

· зовнішні:

· особисті, у яких обов'язково зазначається повна домашня адреса чи дані документа (паспорта, військового білета, посвідчення та ін.). Подаючи їх, слід уникати абревіатур та скорочень (окрім загальноприйнятих);

· службові, у яких подається повна поштова та юридична адреса установи, підприємства з усіма належними реквізитами.

· внутрішні, де не є обов'язковими викладені вище вимоги.

Заява може бути: простою (викладається тільки прохання); мотивованою (вказується мотивація прохання); складною (заява містить додатки). З кадрових питань; Повідомлення про недоліки в роботі.

Заява з резолюцією є підставою для видання указу з особового складу, або іншого документа.

Реквізити: У заяві реквізити рекомендується розташовувати в такій послідовності:

1. адресат(назва установи або посада, прізвище та ініціали керівника у давальному відмінку, на ім'я яких подається заява);

Ліворуч вказується назва організації чи установи, куди подається заява (назва установи або посада, прізвище та ініціали керівника у давальному відмінку, на ім'я яких подається заява).

2. адресант(назва установи або посада, прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку (іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається із заявою);

Нижче у стовпчик - назва професії, місце роботи, прізвище, ім'я, по-батькові, адреса того, хто подає заяву. Якщо заява адресується до тієї організації, де працює адресант, домашню адресу не зазначається. (назва установи або посада, прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку (іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається із заявою);

3. назва виду документа;

Нижче реквізиту адресат посередині рядка слово "Заява" пишеться з великої літери й крапка не ставиться.

4. текст; З великої літери й з абзацу починається текст заяви, де чітко викладається прохання з коротким його обгрунтуванням.

підстава (додаток): перелік документів доданих до заяви на підтвердження її правомірності. Цей реквізит застосовується у написанні складної заяви.

Після тексту заяви ліворуч вміщується дата, а праворуч - підпис особи, яка писала заяву.

5. дата;

6. підпис.

Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Різновидами заяви є заява-зобов’язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, про притягнення до відповідальності тощо.

32) Складання доповідної записки. Адресується керівництву установи або установі вищого рівня, в ній прописується певні питання та проблеми. Укладається за ініціативою або за вказівкою керівництва.

Види доповідної записки: інціативна, інформаційна, звітна. Записки бувають внутрішні і зовнішні.

Структура доповідної записки:

І. Виклад причин або подій, які стали приводом для написання.

ІІ. Аналіз ситуації і варіанти вирішення (може бути відсутня)

ІІІ. Висновки. Пропозиції.

Датою записки є дата її підписання.

33. Складання пояснювальної записки. 1) Це документ, що пояснює зміст основних положень основного документу. 2) Це повідомлення посадової особи з поясненням певних дій, фактів, що подаються керівнику.

Пояснювальна записка складається з двох частин: І. Виклад фактів які спричинили написання; ІІ. Пояснення причин.

34. Складання автобіографії та резюме. Автобіографія – це обов’язковий документ особової справи, у якому подається опис свого життя. Характеризується незначним рівнем стандартизації.

На відміну від інших документів, що складаються за певною схемою розташування реквізитів, автобіографія практично не має постійних елементів, які утворюють основу показників трафарету, якщо не вважати назви, прізвища, імені, по батькові, тексту, підпису, дати.

Але особливості змісту цього документа виробили певні риси стандартизації його структури, які можна сформулювати таким чином:

· хронологічна послідовність викладу;

· градаційне розташування відомостей про соціальний статус, ділову кваліфікацію й суспільну діяльність;

· повнота викладу й вірогідність біографічного матеріалу.

Автобіографія має дві форми: автобіографія-розповідь – з елементами опису й характеристикою згадуваних у ній людей (художня автобіографія) і автобіографія-документ – з точним поданням фактів.

Реквізити автобіографії-документа:

1. Назва документа (пишеться з великої букви без крапки посередині рядка).

2. Текст, у якому зазначається:

· прізвище, ім’я, по батькові;

· дата народження;

· місце народження (місто, село, район, область, країна);

· відомості про навчання (у хронологічній послідовності подається повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися);

· відомості про трудову діяльність (у хронологічній послідовності назви місць роботи й посад);

· відомості про громадську роботу;

· відомості про склад сім’ї;

· дата написання;

· підпис автора.

Кожне нове повідомлення необхідно починати з абзацу (див. Зразок автобіографії).

Резюме – документ, у якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особи, яка його складає.

Найчастіше цей документ просять надіслати поштою чи факсом тих, хто бажає взяти участь у конкурсі на заміщення вакантної посади у фірмі, на підприємстві, в установі.

Оформляється резюме друкованим способом, найчастіше на персональному комп’ютері.

Основна вимога до документа – вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу.

Подається з метою заміщення вакантної посади на фірмі, установі, організації. Суворих вимог щодо розміщення реквізитів не встановлено
(див. Зразок резюме).

Найпоширенішим є зразок, коли подається:

· назва документа;

· прізвище, ім’я, по батькові особи, яка складає резюме;

· мета складання резюме;

· досвід роботи;

· освіта;

· знання мов; контактний телефон.

35. Складання характеристики. Характеристика – це документ, у якому сформульовано громадську думку про особу як члена колективу і дається оцінка ділових та моральних якостей працівника.

У кожній характеристиці, написаній з різних приводів (вступ до вишу, висування на виборні посади тощо), можна виділити чотири частини, що логічно пов’язані між собою.

Перша – анкетні дані, що йдуть за назвою документа, де зазначають прізвище, ім’я, по батькові, посаду, рік народження, національність, освіту, які прийнято розташовувати у стовпчик праворуч.

Друга – дані про трудову діяльність (фах, тривалість роботи, просування по службі, рівень професійної майстерності та ін).

Третя – власне характеристика, де розглядається ставлення до роботи, підвищення професійного рівня, стосунки у трудовому колективі, згадка про урядові винагороди або заохочення.

Четверта – висновки, де зазначено призначення характеристики.

Текст викладається від третьої особи. Підписується керівною особою й засвідчується круглою гербовою печаткою. Цей документ складається в довільній формі. Оформляється на стандартному аркуші у двох примірниках: перший видається особі, а другий підшивають до особової справи. Текст характеристики викладається від третьої особи.

Реквізити характеристики:

1. Назва документа. Прізвище, ім’я, по батькові того, кому видається характеристика, рік народження, освіта, громадянство.

2. Текст, де зазначено дані про трудову діяльність чи про навчання (спеціальність, тривалість роботи на конкретному підприємстві або в організації, просування по службі, рівень професійної майстерності тощо).

3. Оцінка ділових якостей: ставлення до роботи (навчання), підвищення професійного рівня, участь у громадському житті, авторитет у колективі.

4. Призначення характеристики.

5. Дата складання.

6. Підпис відповідальної службової особи й гербова печатка організації, яка видала характеристику.

36. Складання звіту та доручення. Звіт — письмове повідомлення про виконання певної роботи.

Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Статистичні звіти пишуться на спеціальних, виготовлених друкарським способом бланках, текстові — на звичайному папері.

---

Дата добавления: 2015-07-14