И реквизиты остальные нам давала Боряк Т.Г. так что смотрите ещё в них.

40. Вимоги до тексту службового документа. Текст є головним елементом документа, що містить сукупність речень, послідовно об’єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Текст є засобом відтворення зв’язного мовлення, тобто висловлювання, пов’язаного однією темою, основною думкою та структурою. При створенні тексту документу повинні виконуватися певні вимоги, найголовніші з яких – достовірність та об’єктивність змісту, нейтральність тону, максимальна стислість і, водночас, повнота інформації. Текст документу повинен бути точним, тобто він не повинен містити в собі подвійного значення слів та висловів. Точність вимагає співвідношення змісту висловлювання з реальністю. Вона залежить від вміння висловлювати однозначно думки, вживаючи слова, словосполучення, речення відповідно до норм літературної норми. Текст складається з таких логічних елементів:

· Вступу (зазначається привід, що став причиною укладання документа, викладається історія питання та інші).

· Доказу (викладається суть питання: докази, пояснення, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти та інші матеріали).

· Закінчення (формулюється мета заради якої складено документ).

Текст, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить інші логічні елементи, - складним. Залежно від змісту документів застосовується прямий (вступ, доказ та закінчення) чи зворотній (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів. При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких - достовірність та обов'язковість змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість, що досягається викиданням осіб, які не несуть смислового навантаження.
Достовірним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та виразів. Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи. Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі. Переконливо складений діловий лист може прискорити прийняття управлінського рішення, запобігти назріванню конфлікту.
При оформлені службового документа необхідно пам'ятати, що його автор є не службовою особою, а юридичною - підприємство, установа або організація.
Це покладає велику відповідальність на його укладачів та виконавців, форми вираження інтересів юридичних осіб повинні відповідати нормам адміністративного права. Усі якості тексту існують у взаємозв'язку та взаємозалежності - текст не може бути переконливим без достатньої повноти і т. д. Правильно складеним є лише той діловий папір, який написано офіційно-діловою мовою. У стилістичному відношенні ділове мовлення відрізняється суворою логічністю міркування, послідовністю та переконливістю.
Текст будь-якого документа складається з логічних елементів: вступу, доказу, закінчення. У вступі адресат готується до сприйняття теми (зазначається привід, що призвів до укладення документа, викладається історія питання і т. ін.). У доказі викладається суть питання (докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланням на законодавчі акти й інші матеріали). У закінченні формулюється мета, за ради якої складено документ. Вона може бути активним чи пасивним. Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконувати адресат. Мета закінчення - проінформувати адресата про якийсь факт, обставину тощо. Текст документа, що складається з одного закінчення, називається простим, а той що містить ще й інші логічні елементи - складним. У залежності від змісту документів застосовується прямий або зворотній порядок розташування логічних елементів. У першому випадку після вступу іде доказ і закінчення. При зворотному порядку - спочатку викладається закінчення, а потім доказ. Вступ у таких документах відсутній. 41. Поняття "документообіг" та його основні принципи. Документообіг - рух документів в організації з моменту їх створення або одержання до завершення виконання чи відправки. Принцип організації документообігу: Адресність, рух документів має бути прямим, спеціалізація, ритмічність і пропорційність. Основний принцип документообігу наступний: в жодному структурному підрозділі організації не повинно існувати локальних архівів документів. Будь-який вхідний документ, що не потрапив до загального архіву документів, потенційно може бути не виконаним або втраченим. У організації є відповідна служба, а саме канцелярія, яка відповідає за проходження документів. Документи, не зареєстровані відповідним чином в канцелярії, губляться найчастіше. Бажано, щоб організація мала тільки один канал надходження вхідних документів. Якщо прийом документів побудований за децентралізованою схемою, що спрямовано на підвищення швидкості опрацювання документів, то всі підрозділи, які здійснюють такий прийом, миттєво подають інформацію в канцелярію (бажано в режимі on- line зв’язку з канцелярією). При цьому віддалені пункти реєстрації документів можна вважати підрозділами канцелярії. Для повноти оцінки документообігу робота над документом не повинна закінчуватись на відповідальних виконавцях, тобто система автоматизації документообігу організації не може замикатися лише на канцелярії, а повинна мати продовження в системах управління документообігом підрозділів організації. Насамперед, усі документи, що проходять через відділ. мають унікальний реєстраційний номер (можливі свої алгоритми побудови номерів для кожного з типів документів). Будь-який папір, що не має реєстраційного номера — це просто папір, а не документ. Документом його робить саме наявність на ньому реєстраційного номера.

42. Етапи документообігу в установі: загальна характеристика. Документообіг включає в себе декілька етапів приймання, обробка, розподіл, реєстрація, передача, доставка, контроль виконання.

Приймання документів. Вся кореспонденція, що надходить до установи, приймається канцелярією. Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де зазначена її сума. В канцелярії розкриваються всі конверти за винятком тих, що мають напис «особисто» чи адресовані громадським організаціям установи (профкому, жіночій раді тощо). При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах. У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається в канцелярії. Якщо виявлено пошкодження конверта необхідно зробити відповідну позначку в поштовому реєстрі. берігати конверти і додавати їх до документів необхідно у випадках, коли лише за конвертами можна встановити адреси відправників, час відправлення і одержання документів, коли у конверті відсутні окремі документи чи номери документів не відповідають номерам на конвертах. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв і касаційних скарг та листів, заяв та скарг громадян.

Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику чи пересилаються за належністю. Розгляд документів. Попередній розгляд документів здійснює керівник канцелярії, установи або інша, призначена для цього особа відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом (власником) установи або безпосередньо виконавцями відповідаю до їх функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення терміну виконання. Здійснюється він у день одержання документів або у перший робочий день у разі їх надходження у неробочий час. Доручення вищих органів правління, телеграми і телефонограми необхідно розглядати негайно.

У ході попереднього розгляду документів варто керуватися положенням про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності установи, номенклатурами справ, схемами руху документів.

Керівництву або власнику установи насамперед передаються документи урядових або інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи та потребують їх вирішення. Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням. Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюції.

З метою забезпечення ритмічності роботи канцелярія за погодженням з керівництвом установи чи її власником розробляє графіки доставки кореспонденції підрозділам.

Реєстрація документів. Реєстрація документів полягає у фіксації факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовних позначень - реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєструються документи з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації. Як правило, реєстрація документів здійснюється централізовано. Децентралізована реєстрація припускається в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, викликаних специфікою діяльності установи. Місце реєстрації документ із закріплюється в інструкції з діловодства установи, до якої додається затверджений керівником (власником) установи перелік документів, що не підлягають реєстрації.

Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо) як ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ та приватних осіб.

Кожний документ реєструється у даній установі лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. В разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший повторно він не реєструється.

Реєстрація документів проводиться в межах груп залежно від найменування, виду, автора і змісту. Окремо, наприклад, реєструються урядові документи, накази керівника з основної діяльності, накази щодо особового складу та про відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, заявки на матеріально-технічне постачання. У процесі реєстрації документам надаються умовні позначення - реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів у межах тішу документів, що реєструються і доповнюються індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів тощо.

Для реєстрації всіх категорій вхідних і створюваних документів у державних установах застосовується реєстраційно-контрольна картка, придатна для обробки засобами обчислювальної техніки. У невеликих установах з обсягом документообороту до 500-600 документів на рік допускається застосовувати журнальну форму реєстрації.

За карткової форми реєстрації вид і визначення кількості картотек залежить від конкретних потреб роботи установи. В установах, де довідкові картотеки ведуться у структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках: для канцелярії та структурного підрозділу, якому картка передасться разом із документом. У разі взяття документа на контроль виготовляються три примірника картки.

Для зручності реєстраційні картки групуються в обліково-ділові картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Такі картотеки, як правило, складаються з двох частин: виконаних і невиконаних документів. Перша частина використовується для пошуку виконаних документів з певного питання, друга - для пошуку документів у процесі їх виконання за виконавцями, кореспондентами або строками виконання. Якщо реєстраційних карток багато, їх розкладають по розділах за напрямками діяльності установи, покладеними в основу назв її структурних підрозділів.

У міру виконання документів картки з розділів першої частини з проставленими на них необхідними позначками переставляються у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки.

За журнальної форми реєстрації документів рекомендується вести такі журнали реєстрації: а) урядових документів; б) наказів керівника установи з основного складу; в) наказів щодо особового складу; г) відряджень; д) рішень колега установи; е) актів ревізій фінансово-господарської діяльності тощо.

Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних засобами обчислювальної техніки. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, складеної на базі обов'язкових реквізитів реєстрації, що забезпечують сумісність програмно-технічних засобів або шляхом прямого вводу з документа реквізитів реєстрації.

Обов'язкові реквізити реєстрації: назва документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа; заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата виконання, індекс документа-відповіді).

Склад обов'язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений: зазначенням виконавця, його розпискою в одержанні документа, ходу виконання, додатками тощо. Порядок розміщення реквізитів визначає установа. За автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності сітки - центральний банк реєстраційних даних.

Автоматизовані банки даних забезпечують працівників апарату управління інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою вводу інформації на дисплей і виготовлення машинограм.

43. Форми організації роботи з документами. У практиці роботи з документами склалися кілька організаційних форм діловодства (форм роботи з документами):

· централізована;

· децентралізована;

· змішана.

Централізована форма організації діловодства передбачає, що в установі функціонує спеціалізована служба діловодства й усі операції з опрацювання документів (приймання й відправлення, реєстрація й облік, контроль за виконанням документів, формування справ, довідкова робота за документами), а також їх пошук і зберігання, передавання на архівне зберігання покладено на зазначену службу. За наявності служби діловодства співробітникам інших структурних підрозділів установи непотрібно відволікатися на технічні операції з документами, натомість вони мають можливість творчо працювати з ними, тобто розглядати, вивчати, аналізувати, готувати на їх підставі нові. У такому разі в структурних підрозділах не передбачено посади секретаря, який виконує діловодні функції. У структурних підрозділах зберігаються тільки ті документи, з якими працюють співробітники, у т. ч. копії вже завершених діловодством документів, які можуть стати в нагоді виконавцям надалі. При цьому вони можуть обирати будь-який зручний для себе спосіб зберігання виконаних документів, оскільки вся документація зберігається централізовано в службі діловодства. З точки зору організації діловодства централізована форма роботи з документами є найефективнішою, оскільки забезпечує повний цикл опрацювання документів в одному підрозділі - службі діловодства. Це уможливлює найбільш раціональне використання засобів комп'ютерної та організаційної техніки, позбавляє структурні підрозділи необхідності формувати і зберігати справи, надійніше забезпечує збереженість документів. Більш кваліфіковано проводиться експертиза цінності документів, значно спрощується процес передавання документів на зберігання до архіву установи, оскільки цю роботу служба діловодства виконує фактично без залучення структурних підрозділів. Однак централізована форма роботи з документами можлива лише за наявності служби діловодства як повноцінного структурного підрозділу з достатньою чисельністю кваліфікованого персоналу і сучасним технічним обладнанням. Централізована форма діловодства застосовується, як правило, в установах із незначним і середнім обсягом документообігу - до 40-60 тис. документів на рік. В установах з великим обсягом документообігу, що мають складну структуру або територіально роз'єднані структурні підрозділи, централізована форма діловодства застосовується рідко, оскільки потребує значних коштів і здійснення певних організаційних заходів.

Децентралізована форма організації діловодства як свідчить її назва, є повною протилежністю централізованій. При децентралізованій формі кожен структурний підрозділ самостійно організовує діловодство, виконує весь комплекс технічних операцій з опрацювання документів, включаючи приймання, реєстрацію, відправлення документів, а також формування справ, їх зберігання тощо. З метою належного виконання цієї роботи в кожному структурному підрозділі створюється власна служба діловодства або призначається особа, яка відповідає за роботу з документами (секретар). Покладення діловодних функцій на спеціалістів структурних підрозділів спричинює необґрунтовані витрати часу на виконання не властивих для цих працівників операцій.

При децентралізованій формі організації діловодства ускладнюються пошук документів, контроль за їх виконанням, довідкова робота, недостатньо забезпечується збереженість документів, оскільки документація установи не становить єдиної системи. Така форма роботи з документами доцільна лише в тому разі, коли установа має територіально роз'єднані структурні підрозділи або її діяльності притаманна певна специфіка (наприклад, робота з документацією обмеженого доступу).

Разом з тим чимало установ, в яких діловодство здійснюється стихійно, працюють за системою, подібною до децентралізованої. У багатьох сучасних компаніях, фірмах діловодство децентралізоване настільки, що навіть такі технічні операції, як вкладання вихідних документів до конвертів і написання адрес кореспондентів на них, виконують спеціалісти структурних підрозділів. У таких установах, як правило, відсутні не лише служба діловодства, яка виконує ці функції, а й працівник, на якого покладалося б виконання технічних операцій з опрацювання документів.

Змішана форма організації діловодства передбачає часткову централізацію. Як правило, в одному підрозділі - службі діловодства - здійснюються операції з опрацювання вхідних і вихідних документів, реєстрації й обліку документів, контролю за їх виконанням на підставі резолюції керівництва, а також зберігання справ. Таким чином, при змішаній формі діловодства у службі діловодства опрацьовуються документи, що надходять на адресу керівництва установи, та ті документи, які безпосередньо розглядає керівництво. Документи, що надходять на адресу структурних підрозділів, у службі діловодства не опрацьовуються, реєстрацію й облік цих документів здійснюють структурні підрозділи. Так само вирішуються питання формування справ, що закріплюються в номенклатурі справ, та організації їх оперативного зберігання, а також користування ними. Отже, документи, що надходять безпосередньо до структурних підрозділів, опрацьовують, реєструють і обліковують саме там. Завданням структурних підрозділів є також формування документів у справи та їх зберігання до моменту передавання на архівне зберігання або до закінчення строків тимчасового зберігання. Отже, вдаючись до змішаної форми організації діловодства, керівництво установи має подбати про створення служби діловодства (спеціалізованого підрозділу) або введення посади секретаря, який здійснюватиме централізоване опрацювання частини документів, а також належну організацію діловодства в кожному структурному підрозділі. Тобто в кожному структурному підрозділі має бути секретар, який виконує діловодні функції, або працівник, на якого поряд з основними обов'язками покладається виконання зазначених вище функцій. Тільки за цієї умови буде забезпечено порядок у роботі з документами. Крім того, важливою передумовою ефективності зазначеної системи є організаційно-методичне керівництво роботою з документами з боку служби діловодства та постійний контроль за станом діловодства в структурних підрозділах.

Якщо в установі вибір зроблено на користь змішаної форми організації діловодства, необхідно також визначитись, який варіант є доцільнішим: з більшим чи меншим ступенем централізації. Враховуючи те, що централізована форма діловодства має низку переваг, доцільно прагнути до більшої централізації роботи з документами. За структурними підрозділами слід залишати винятково ті операції, які неможливо чи небажано централізувати через технічні або інші причини.

При вирішенні питання про вибір організаційної форми діловодства необхідно обов'язково враховувати специфіку діяльності установи, її організаційну форму, обсяги документообігу, кваліфікацію діловодного персоналу.

Дата добавления: 2015-07-14