Впровадження в Україні міжнародних стандартів. 4 страница

19. Види інформаційно-аналітичних документів: загальна характеристика.

Інформаційно-аналітичні документи містять інформацію, що є підставою для прийняття певних рішень, тобто ініціюють управлінські рішення, дозволяють обирати той або інший спосіб управлінського впливу. Документи даної системи мають допоміжний характер стосовно організаційно-правових і розпорядчих документів. Мета їх створення - передавання інформації від одного адресата до іншого або фіксація (аналіз) якихось інформаційних зведень. На відміну від розпорядчих документів, ці документи не містять доручень, не зобов'язують виконувати доручення, проте можуть бути підставою для прийняття розпорядчого документа.

Особливістю цих документів є те, що вони рухаються за схемою: від працівника до керівника підрозділу, від керівника підрозділу до керівника установи, від підвідомчої установи до установи вищого рівня. Тому в загальному документообігу установи вони складають висхідний потік документів. Більшість інформаційно-аналітичних документів є основним засобом реалізації внутрішніх комунікативних зв'язків установи.

До видового складу інформаційно-аналітичних документів належать акти, доповідні записки, пояснювальні записки, довідки, подання, висновки, відгуки, зведення, протоколи, всі види службових листів, телеграми, телефонограми тощо.

20. Складання статуту.

и бувають типові (розробляються для однотипних підпри­ємств) та індивідуальні (створюються на підставі типових конкрети­зацією їх).

Для чіткого викладення змісту статуту й кращого сприйняття тексту його поділяють на розділи (статті), підрозділи, пункти, підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами.

Розглянемо статут суб'єкта підприємницької діяльності.

- РЕКВІЗИТИ СТАТУТУ:

- назва товариства (може поєднуватися з назвою виду доку­мента);

- назва виду документа (СТАТУТ);

- гриф затвердження;

- позначка про реєстрацію;

- місце складання чи видання, рік.

Усі зазначені вище реквізити, як правило, оформляють на окре­мому аркуші паперу — титульній сторінці.

На подальших аркушах оформляють текст статуту, який може мати такі розділи:

1. Загальні положення

2. Цілі й предмет діяльності

3. Фонди товариства

4. Зовнішньоекономічна діяльність

5. Права та обов'язки засновників

6. Порядок розподілу прибутків і відшкодування збитків товариства

7. Майно товариства

8. Форс-мажор

10. Зміни законодавства

11. Органи управління товариства

Реорганізація та ліквідація товариства

12. Набуття Статутом чинності, зміни й доповнення до Статуту та ін.

Зміст статуту має бути постійно істинним, тобто в разі потреби в нього слід уносити доповнення та зміни. Мета створення й діяль­ність підприємства, зазначені в статуті, не повинні суперечити чин­ним законам України та іншим державним нормативно-правовим актам.

Статути оформляють на аркушах паперу формату A4 друкарським способом.

Усі аркуші зшивають, прошнуровують і скріплюють печатками.

Статут не належить до секретних документів і не містить таємної інформації. Його повинні надавати на вимогу ревізійним комісіям, Державним контролюючим органам, представникам судових і слід­чих органів, податкової інспекції, партнерам по бізнесу та ін.

Статути слугують підставою для розробки положень, правил та інших документів, що створюються на підприємствах.

21. Складання інструкції.

Інструкція повинна мати такі обов'язкові реквізити:

o назва установи;

o назва структурного підрозділу (у разі оформлення посадової інструкції");

o назва виду документа (ІНСТРУКЦІЯ, ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ);

o дата і номер;

o місце складання або видання;

o заголовок до тексту;

o гриф затвердження;

o текст;

o підпис;

o візи.

Заголовок інструкції має чітко визначати ті питання, об'єкти або осіб, на яких вона поширюється, наприклад: Посадова інструкція інспектора з контролю, Про охорону праці на підприємстві.

Як правило, перший розділ інструкції має назву "Загальні положення". У ньому зазначають мету розроблення, галузь (сферу) її застосування, порядок і обов'язковість використання, нормативно-правові акти, на підставі яких розроблено інструкцію. Інструкція є документом тривалої дії, тому зазначається дата її введення в дію, а також згадується про відміну попередньої інструкції.

Текст інструкції викладають у логічній послідовності і групують за розділами, підрозділами, пунктами, підпунктами, які нумерують арабськими цифрами. Кількість розділів та їх логічний взаємозв'язок визначає укладач інструкції. Текст має бути коротким, точним, зрозумілим. За манерою словесного викладу текст інструкції притаманний вказівний характер, тому доцільно використовувати чіткі формулювання зі словами: "встановлюється", "не допускається", "забороняється" тощо. Наприклад: "Секретарі структурних підрозділів зобов'язані щомісячно подавати в канцелярію відомості про документообіг".

У посадовій інструкції обов'язково мають бути присутні такі розділи:

1. Загальні положення;

2. Завдання та обов'язки;

3. Права;

4. Відповідальність;

5. Обсяг знань;

6. Кваліфікаційні вимоги;

7. Взаємовідносини (зв'язки) за посадою.

Проект інструкції візують юридична служба (юрист) та інші заінтересовані посадові особи. Інструкцію підписує керівник того структурного підрозділу, який її розробляв. Інструкція може вводитися в дію після затвердження керівником установи або після видання спеціального розпорядчого документа, наприклад наказу. В обох випадках на першій сторінці інструкції оформляється гриф затвердження із зазначенням посади та дати затвердження або з посиланням на розпорядчий документ, його дату і номер.

Інструктивний характер мають також правила, регламенти тощо. В них викладаються настанови, норми або вимоги, що регламентують певний порядок якихось дій, поведінку тощо. Наприклад: Типові правила користування бібліотекою в Україні, Правила внутрішнього трудового розпорядку, Регламент організації діяльності установи тощо.

За формою та змістом правила і регламенти є подібними до інструкцій.

22. Складання положення.

Реквізитами положення є:

o зображення Державного герба України (для установ, які мають право використовувати державну символіку) або зображення емблеми або товарного знака (знака обслуговування);

o назва установи вищого рівня (для підвідомчих установ);

o назва установи-автора;

o назва виду документа (ПОЛОЖЕННЯ);

o дата і номер;

o місце складання;

o гриф затвердження;

o печатка установи, яка затверджує документ;

o текст;

o підпис;

o візи.

Часто індивідуальні положення створюються на основі типових, які розробляють і затверджують органи вищого рівня. Положення затверджуються в установленому порядку. Структура і зміст положень, як і статутів, визначається установою-розробником. Як правило, положення про установу має такі розділи:

1. Загальні положення;

2. Основні завдання;

3. Функції;

4. Права та обов'язки;

5. Керівництво;

6. Взаємовідносини та зв'язки;

7. Виробничо-господарська діяльність;

8. Майно і засоби;

9. Контроль, перевірка і ревізія діяльності;

10. Реорганізація і ліквідація.

У практиці адміністрування установ, що мають внутрішню організаційну структуру, використовуються інші різновиди положень. У цьому випадку положення є основним документом, який закріплює й розмежовує функції кожного структурного підрозділу. Положення має такі обов'язкові реквізити:

o назва установи;

o назва структурного підрозділу;

o назва виду документа (ПОЛОЖЕННЯ);

o дата і номер;

o місце складання;

o гриф затвердження;

o текст;

o підпис;

o візи.

Текст положення включає розділи:

1. Загальні положення;

2. Основні завдання;

3. Функції;

4. Права та відповідальність;

5. Керівництво;

6. Взаємодія з іншими структурними підрозділами (службові зв'язки).

У розділі "Загальні положення" вказують повну назву структурного підрозділу, його місце в організаційній структурі, ступінь самостійності, підпорядкування - орган управління (або посадова особа). У цьому розділі наводиться перелік основних нормативно-правових актів, якими структурний підрозділ керується у своїй діяльності, зазначається його внутрішня структура (наявність секторів, груп). У цьому ж розділі можна вказати, що структурний підрозділ має бланк і печатку.

У розділі "Завдання" узагальнено формулюють основні завдання структурного підрозділу.

Розділ "Функції" є основним у положенні і має містити всебічну характеристику діяльності цього структурного підрозділу, докладний перелік усіх функцій, які повинні забезпечувати вирішення його основних завдань.

У розділі "Права та відповідальність" перелічують права, надані структурному підрозділу для реалізації покладених на нього функцій. При викладенні прав важливо підкреслити їх відповідність чинному законодавству, що регламентує внутрішню діяльність установи.

Друга частина цього розділу, де йдеться про відповідальність, може бути викладена узагальнено, наприклад: "підрозділ відповідає за невиконання обов'язків і невикористання прав, передбачених нормативно-правовими актами та цим положенням". Уживають і більш детальне розписування, виходячи з пунктів обов'язків з урахуванням особливостей роботи структурного підрозділу.

Розділ "Керівництво" містить назву посади керівника підрозділу, вимоги до рівня його освіти та стажу роботи. Посадові обов'язки керівника не регламентуються окремим документом (посадовою інструкцією), тому в цьому розділі викладаються його компетенція, обов'язки і права. До їх числа, як правило, відносять функцію координації діяльності структурного підрозділу, планування роботи, контроль за роботою співробітників, удосконалення організаційної структури, участь у розробленні нормативно-методичного забезпечення тощо.

Для розмежування прав підрозділу та його керівника в розділі зазначають персональні права керівника, зокрема: право встановлювати коло відповідальності своїх заступників, затверджувати і підписувати документи, видавати розпорядження з певних питань, призначати і звільняти із займаних посад працівників підрозділу (або представляти документи для цих процедур), вживати заходів щодо заохочення або стягнення тощо. У розділі "Керівництво" називають основні позиції, по яких керівник несе персональну відповідальність: за виконання завдань структурного підрозділу, за стан документації, ЇЇ відповідність вимогам нормативно-правових актів, стандартів, вірогідність інформації, її нерозголошення, організацію роботи підрозділу, роботу з кадрами, а також за невиконання завдань, покладених на керівника цим положенням.

У розділі "Взаємодія з іншими структурними підрозділами (службові зв'язки)" визначаються взаємозв'язки структурного підрозділу у процесі здійснення його діяльності, взаємні зобов'язання, подається характеристика вхідної і вихідної документації (планової, звітної, аналітичної тощо), періодичність її подання, назви підрозділів, які надають і одержують цю інформацію.

Положення підписує посадова особа, яка є її безпосереднім розробником (наприклад, начальник структурного підрозділу), візує юридична служба (юрист), затверджує керівник. Положення набуває чинності з моменту затвердження.

23. Складання наказів з основної діяльності.

Проекти наказів з особового складу працівники кадрової служби установи готують на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, трудових договорів та інших документів, вивчення причин видання наказів та з дотриманням законодавства про працю [1].

У невеликих установах усі операції, пов'язані з підготовкою наказів з особового складу, як правило, виконує секретар або менеджер з персоналу.

Накази оформляють на спеціальних бланках (для наказів). До складу їх реквізитів входять:

o зображення Державного герба України (для установ, які мають право використовувати державну символіку) або емблеми чи товарного знака;

o назва установи-автора;

o назва виду документа (НАКАЗ);

o дата видання наказу;

o реєстраційний індекс (номер) наказу;

o місце видання;

o заголовок до тексту;

o текст;

o підстава до окремих пунктів тексту;

o підпис керівника;

o візи;

o відмітка про ознайомлення з наказом та підписи відповідних осіб.

Зміст індивідуального наказу з особового складу стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "про" і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: "Про призначення...", "Про прийняття...", "Про переведення...", "Про звільнення...", "Про зміну прізвища...", "Про відрядження...", "Про надання відпустки" тощо.

У зведених наказах може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: "Про особовий склад", "Про кадрові питання", "Про рух кадрів". Іноді в заголовку називають дій, які зазначено в наказі, наприклад: "Про прийняття, переведення, звільнення", "Про заохочення працівників".

Особливістю оформлення наказів з особового складу є відсутність констатуючої частина (преамбули) та розпорядчого слова "НАКАЗУЮ".

Розпорядчу частину наказу з особового складу починають дієсловом, що точно позначає дію: прийняти, призначити, перевести, звільнити, відрядити, надати, оголосити тощо. Ці слова друкують великими літерами без відступу від межі лівого берега, після них ставлять двокрапку.

Із нового рядка друкують великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і далі рядковими - ім'я, по батькові та текст наказу.

Є певні вимоги до викладу тексту наказу з особового складу, а саме: пункти наказу мають бути чітко сформульовані, відповідати Кодексу законів про працю України (далі - КЗпП) [1], гарантувати трудові права працівників. Наприкінці кожного пункту наказу вказується підстава для його складання. При прийнятті на роботу підставою є заява працівника, контракт, в інших випадках - відповідні документи (заяви, доповідні записки, рішення кваліфікаційних і атестаційних комісій тощо). Кожен пункт наказу може мати одну чи кілька підстав.

Проект наказу з особового складу візують посадові особи установи, яких він стосується, а іноді - й юрист. У наказах про призначення на посади або переведення, звільнення з посад, пов'язаних з матеріальною відповідальністю, є обов'язковою віза бухгалтера.

Наказ з особового складу набуває чинності з моменту його підписання керівником установи. Однак окремі пункти наказу можуть мати інші терміни набуття чинності. Так, призначення працівника на посаду може бути зроблено з 1 березня, тоді як наказ підписаний 27 лютого.

На відміну від наказів з основної діяльності та адміністративно-господарських питань накази з особового складу мають відмітку "з наказом ознайомлений(і)". Працівники кадрової служби зобов'язані ознайомити з наказом усіх пойменованих у ньому осіб, які розписуються на першому примірнику наказу чи спеціальному бланку із зазначенням дати ознайомлення.

Як правило, накази з особового складу складаються у двох або трьох примірниках: оригінал залишається у кадровій службі, другий примірник передається до бухгалтерії, яка проводить необхідні розрахунки, третій (у разі потреби) - вміщується до особової справи.

24. Складання наказів з особового складу: види та структура.

Накази щодо особового складу регламентують прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення. У заголовку такого наказу зазначають: "Щодо особового складу". Реквізити наказу такі;

1) назва підприємства або установи, що видає наказ;

2) назва виду документа;

3) назва місця видання наказу;

4) номер;

5) дата підписання;

6) короткий зміст наказу;

7) текст наказу;

8) підстава для складання;

9) підпис керівника підприємства (установи).

Кожний пункт наказу починається з дієслова у наказовій формі (призначити, перевести, звільнити, оголосити), яке пишеться великими літерами. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання.

Накази щодо особового складу, за винятком окремих випадків, мають лише розпорядчу частину, починати яку слід із прізвища, ім'я та по батькові працівника. Далі зазначається посада (вчений ступінь, звання, спеціальність), найменування структурного підрозділу, дія, що оголошується наказом.

У наказі щодо групи питань їх викладають у такій послідовності: прийняття на роботу (призначення на посаду); переведення на іншу постійну роботу (на одному й тому самому підприємстві, в установі, організації); звільнення з роботи; надання відпусток; заохочення; стягнення.

Прізвища працівників у кожній групі питань треба подавати в алфавітному порядку.

Є певні вимоги й щодо викладу тексту наказу.

1. У наказах про прийняття на роботу обов'язково зазначають: а) на яку посаду приймається працівник; б) до якого структурного підрозділу; в) з якого числа оформляється на роботу; г) вид прийняття на роботу (постійна, тимчасова, за сумісництвом); г) особливі умови роботи (з прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем); д) умови оплати праці.

2. У наказах про переведення на іншу роботу вказують: а)вид і мотивування переведення (у зв'язку з виробничою потребою, за станом здоров'я, вагітністю або неможливістю виконувати попередню роботу, для заміни відсутнього працівника); б) посаду (спеціальність, кваліфікацію); в) дату і термін переведення (постійно або тимчасово); г) умови оплати праці, пільги й компенсації, передбачені чинним законодавством.

3. У наказах про надання відпустки зазначають: а) вид відпустки (основна, додаткова, за тривалий стаж роботи на одному підприємстві, навчальна, у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю, без збереження заробітної плати, за сімейними обставинами); б) загальну кількість робочих днів; в) дату виходу у відпустку і повернення; г) період, за який надано відпустку.

4. У наказах про звільнення працівників вказують: а) дату звільнення; б) мотивування.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання. Начальник відділу кадрів зобов'язаний ознайомити зі змістом наказу всіх згаданих у ньому осіб, які розписуються в оригіналі.

25. Етапи підготовки наказу з основної діяльності.

Ініціювати підготовку наказу може як безпосередньо керівник установи, так і будь-який структурний підрозділ. Керівник може доручити підготовку проекту наказу одному чи кільком структурним підрозділам, а також окремим посадовим особам, діяльність яких стосується питань, що порушуються в наказі, або пов'язана з його виконанням.

Якщо ініціатором підготовки наказу є структурний підрозділ (посадова особа), то необхідність його видання має бути обґрунтована в доповідній записці. Рішення керівника про доцільність підготовки наказу виражається резолюцією на документі, що ініціює його видання. Керівник зазначає також строк, до якого має бути підготовлений проект наказу.

Якщо проект наказу зачіпає інтереси різних підрозділів установи, то за рішенням її керівника для підготовки документа створюється тимчасова робоча група з представників цих підрозділів.

Для розроблення проектів спільних наказів, якщо питання стосується широкого кола установ, можливим є створення робочих груп (комісій), залучення вчених та досвідчених фахівців.

Виокремлюють такі етапи підготовки наказів:

o вивчення суті питання;

o складання проекту та його оформлення;

o погодження;

o підписання;

o доведення до виконавців (зацікавлених установ або осіб).

Вивчення суті питання, з якого готується наказ

На першому етапі розроблення проекту наказу визначають коло питань, що будуть порушені в ньому. Залежно від важливості управлінської дії, яку передбачається сформулювати в наказі, передусім слід вивчити нормативно-правові акти, що видавалися раніше з цього або з аналогічних питань. Це забезпечить не лише правову підставу наказу, а й необхідний рівень підготовки. Окрім цього, має бути зібрана найповніша інформація стосовно суті питання. Після збирання і проведення аналізу всіх необхідних матеріалів, визначення чіткої мети видання наказу розпочинають складання його проекту. Основна увага має концентруватися на формулюванні основних положень конкретного рішення. Доцільними спершу є підготовка чернетки, потім - загальне редагування документа.

Дата добавления: 2015-07-14