Реквізити

• Штамп установи.
• Назва виду документа.
• Заголовок (вказуються установа, напрям діяльності, звітний період).
• Текст, який має такі частини:
• вступ (вказуються завдання, які було поставлено перед установою за звітний період);
• основна частина (опис та аналіз виконаної роботи);
• висновки (пропозиції, зауваження, перспективи на майбутнє).
• Підпис керівника установи або особи відповідальної за складання звіту.
• Дата складання.
• Печатка.

Великий за обсягом звіт поділяється на частини, кожна з яких має свій заголовок. У звітах, які не виходять за межі структурного підрозділу, печатка, штамп установи не ставляться.

Доручення — це документ, за яким приватна чи посадоваособа, організація передає права (повноваження) іншій особі чи організації здійснювати від її імені за­фіксовані в дорученні дії.

Доручення можуть бути особистими (приватними) і офіційними (службовими). Приватні доручення можуть бути написаними від руки. Для офіційних доручень виготовляються, як правило, відповідні бланки. Бланки доручень можуть мати захист від фальсифікації (водяні знакитощо), такі бланки підлягають суворій звітності. Доручення обов’язково мають бути засвідченими нотаріально або ж підписом посадової особи та печаткою установи. Доручення, що не виходять за межі установи (найчастіше це особисті доручення, пов’язані з одержанням заробітної плати, стипендії тощо), можуть засвідчуватися підписом керівника структурного підрозділу та печаткою цього підрозділу. Залежно від обсягу та змісту повноважень доручення можуть бути:

- разові — це, як правило, одноразове отримання грошових чи матеріальних цінностей;

- спеціальні — передається право здійснювати в ме­жах певного часу однотипні дії (певні господарські чи банківські операції, представництво в судових органах тощо);

- генеральні — на виконання розширених повнова­жень (управління й володіння рухомим і нерухо­мим майном, банківські операції, представницькі функції в судових органах тощо).

Доручення складається з таких реквізитів:

1.Назва документа.

2. Текст.

3. Дата.

4. Підпис довірителя.

5. Засвідчення підпису довірителя (дата засвідчення, посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка за­свідчила доручення, печатка). Засвідчення здійс­нюється за місцем роботи чи проживання довіри­теля або в нотаріальній конторі.

Текст особистого доручення містить, як правило, такі дані: 1. Прізвище, ім’я, по батькові довірителя (повністю). 2. Прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається доручення, дані документа, що посвідчує особу. 3. Дії, обов’язки, права довіреної особи, її повнова­ження. 4. Термін дії доручення.

37. Складання розписки та скарги. Розписка — це документ, який підтверджує передачу й одержання грошей, матеріальних цінностей, доку­ментів тощо від установи чи приватної особи. Розписки можуть бути приватними й службовими та повинні містити такі реквізити: 1. Назва документа. 2. Текст. 3. Дата. 4. Підпис. 5. Засвідчення (за необхідності).

Текст приватної розписки має містити такі відомості:

· Прізвище, ім’я, по батькові (повністю) того, хто дає розписку й підтверджує отримання (за необхідності вка­зується назва документа, що підтверджує особу отриму­вача, та його вихідні дані).

· Прізвище, ім’я, по батькові (повністю) того, кому дається розписка (за необхідності вказується назва доку­мента, що підтверджує його особу, та його вихідні дані).

· Конкретні дані (найменування, кількість, стан, тер­мін тощо) матеріальних цінностей, що передаються. Кількість, вартість вказуються цифрами й словами.

· Засвідчення підпису особи, яка дає розписку, за необ­хідності засвідчується посадовою особою установи, де вона працює, за місцем проживання чи нотаріальною конторою.

У тексті службової розписки вказуються посади осіб, повні назви установ, які вони представляють, на підставі якого розпорядчого документа передано й отримано ма­теріальні чи грошові цінності.

При необхідності в розписці вказуються прізвища свідків передачі цінностей з їх підписами.

Скарга — це документ, у якому особа (установа) скаржиться на порушення її прав та інтересів з боку іншої особи (установи) і пропонує вжити належних заходів для ліквідації такого порушення. Реквізити:

1. адресат (назва установи або посадової особи, яка має повноваження щодо розгляду даної скарги);

2. адресант (прізвище, ім’я, по батькові, посада, домашня адреса і паспортні дані особи, яка подає скаргу);

3. назва виду документа;

4. текст;

5. дата;

6. підпис;

7. засвідчення підпису.

Службові листи: види та складання. Службові листи - загальна назва великої групи управлінських документів, які слугують засобом спілкування з установами та приватними особами. Службові листи застосовують для розв'язання численних оперативних питань, що виникають в управлінській діяльності: запити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, з'ясування, нагадування, підтвердження, рекомендації, пропозиції, зауваження, прохання, вимоги і т. ін.

Текст службового листа має висвітлювати лише одне питання. Головна мета службового листа - спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати. Цього досягають ясністю, чіткістю та стислістю тексту. Рекомендується в тексті листів уникати категоричних виразів з уживанням конструкції на зразок: напевне, як і раніше, як відомо, якщо можливо і т. ін. Тон листа має бути нейтральним.

Форми листів, які використовуються в установах, дуже різноманітні і поділяються на 2 групи: 1) листи, що вимагають відповіді: лист-запит, лист-звернення, лист-пропозиція, лист-вимога, лист-розпорядження, супровідний лист тощо; 2) листи, що не вимагають відповіді: листи-відповіді, інформаційні.

Рекомендаційний лист – це службовий лист, який містить позитивний або негативний відгук (відзив) про особу чи організацію, фірму. У разі, якщо це позитивна рекомендація, то в ній ітиметься здебільшого про готовність узяти на себе відповідальність за рекомендовану особу.

Рекомендаційного листа подають під час клопотання про посаду, влаштування на нову роботу, вступу до вищого навчального закладу тощо. Рекомендаційні листи істотно відрізняються від характеристики. Автори "Універсального довідника-практикуму з ділових паперів" чітко окреслюють ці відмінності:

· рекомендацію не обов'язково подають з місця роботи;

· за рекомендацією можна звернутися до того, хто добре знає особу, фірму, компанію;

· особа, яка дає рекомендацію, повинна мати певний авторитет та визнання у своїй галузі;

· у рекомендаційному листі обов'язковим є висновок - "рекомендую" чи "не рекомендую".

В рекомендаційних листах необхідно вказати:

· з якого часу ви знаєте особу чи фірму;

· рівень її професійної майстерності;

· чи мас вона авторитет;

· які досягнення має особа.

Листи-запити і листи-відповіді - найпоширеніший тип службової кореспонденції. Необхідно пам'ятати: листи-відповіді мають містити такий реквізит: посилання на номер і дату вхідного документа. Це дозволяє (при отриманні листа-відповіді) швидко й легко знайти копію листа-запиту у справі, ознайомитися з ним, а також відразу зрозуміти зміст відповіді. Реквізити службових листів:

1) назва й адреса організації відправника листа;

2) номер і дата листа;

3) назва й адреса одержувача листа;

4) заголовок;

5) номер і дата листа, що правив за основу для складання відповіді;

6) текст листа;

7) перелік додатків із зазначенням кількості сторінок;

8) підпис керівника;

9) віза виконавця (підпис на копії).

Листи можна писати на стандартних друкарських бланках або на чистих аркушах паперу. Лист, який пишеться на бланку, містить: емблему (якщо вона є), назву відомства й структурного підрозділу, адресу, номер листа, телеграфний шифр, номер розрахункового рахунка.

39. Реквізити службового документа: види та розташування. Реквізити бувають: постійні; змінні.

Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні - під час його складання.

При оформлянні організаційно-розпорядчих документів використовується такий склад реквізитів: 1 - Державний герб; 2 - емблема організації; 3 - зображення нагород; 4 - код організації; 5 - код документа; 6 - назва міністерства чи відомства;7 - назва підприємства (установи, організації, фірми); 8 - назва структурного підрозділу; 9 - індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер Телефону, номер рахунку в банку; 10 - назва виду документа; 11 - дата; 12 - індекс (вихідний номер документа);13 - посилання на індекс та дату вхідного документа; 14 - місце складання чи видання; 15 - гриф обмеження доступу до документа; 16 - адресат; 17 - гриф затвердження; 18 - резолюція; 19 - заголовок до тексту; 20 - позначка про контроль; 21 - текст; 22 - позначка про наявність додатка; 23 - підпис; 24 - гриф погодження; 25 - візи; 26 - відбиток печатки; 27 - позначка про завірення копії; 28 - прізвище виконавця та номер його телефону; 29 - позначка про виконання документа та направлення його до справи; 30 - позначка про перенесення даних на машинний носій; 31 - позначка про надходження.

Дата добавления: 2015-07-14