Функції та класифікація документів

В управлінській діяльності документи виконують такі функції:

інформаційну: є носієм і джерелом інформації;

управлінську: дозволяють організовувати, регулювати, контролювати, аналізувати управлінський процес;

правову: є юридичною основою виробничої діяльності, підтверджують факти, засвідчують відомості та показники;

комунікативну: допомагають організовувати обмін інформацією і спілкування між різними об'єктами;

облікову: накопичують відомості за певні періоди часу і дозволяють їх аналізувати, виявляючи тенденції та закономірності;

соціальну: задовольняють різні соціальні потреби, відбивають соціально-економічну, політичну, суспільну та інші сфери життя держави і громадян;

культурну: є пам'яткою культури даної епохи, зберігають і передають культурні традиції;

історичну: є джерелом знань про події та діячів різних епох, сприяють дослідженню історичного минулого країн і народів, забезпечують потреби суспільства в ретроспективній інформації.

Однак насамперед управлінський документ є джерелом інформації та засобом соціальної комунікації.

Документи класифікують таким чином:

за їх видами (номіналами): накази, розпорядження, плани, звіти, акти, протоколи, договори, статути, інструкції, довідки, доповідні та пояснювальні записки, листи, телеграми, анкети, стандарти, технічні умови, доручення, заяви тощо;

за походженням: службові (створені або отримані установою в процесі діяльності), особові (що посвідчують особу власника, його права, обов'язки, суспільний стан, а також містять біографічні і (або) інші відомості про нього), особового походження (створені фізичною особою поза службовою діяльністю або які наявні в її приватному зібранні);

за способом документування: письмові (рукописні, машинописні, друкарські, підготовлені засобами оперативної поліграфії, надруковані на персональних комп'ютерах), графічні (креслення, карти, схеми, ноти), фото -, фоно-, кінодокументи;

за видом носія інформації: паперові та електронні (дискети та диски для комп'ютерів, жорсткі диски комп'ютерів тощо). Основним матеріальним носієм службової інформації на сьогодні є папір;

за місцем складання: документи для вирішення зовнішніх і внутрішніх питань. Зовнішня документація, у свою чергу, поділяється на вхідну і вихідну кореспонденцію.

за ступенем складності: прості і складні. Прості - це документи, в яких розглядається одне питання, складні - з кількох питань;

за ступенем гласності: відкриті документи і документи з обмеженим доступом. Документи з обмеженим доступом поділяють на конфіденційні і таємні;

за юридичною силою: справжні і підроблені. Справжні документи бувають дійсними й недійсними. Документ стає недійсним унаслідок закінчення строку дії або скасування його іншим документом;

за строками виконання: термінові і нетермінові. Терміновими є документи зі строком виконання, установленим нормативно-правовими актами, а також телеграми та інші документи з грифом "терміново";

за стадіями підготовки: чорновий документ і оригінал. Чорновий документ - рукописний або машинописний документ, що відбиває роботу автора над текстом документа. Оригінал - єдиний примірник документа, що першим набуває юридичної сили (тобто оформлений І підписаний відповідно до встановлених вимог). З оригіналу можуть бути виготовлені копії, витяги з документа і дублікат. Копія - це ідентичне відтворення оригіналу, засвідчене посадовою особою. Різновидом копії є відпуск - копія вихідного документа, що залишається в адресанта. Витяг з документа - засвідчена копія частини тексту оригіналу. Дублікат - повторно оформлений примірник замість втраченого чи пошкодженого оригіналу документа, що має таку саму юридичну силу;

за строками зберігання: документи постійного (довічного), тривалого (понад 10років), тимчасового (до 10-ти років) зберігання;

за ступенем обов'язковості: інформаційні документи, що містять відомості і факти про виробничу та іншу діяльність установи, і директивні - обов'язкові для виконання, що мають характер юридичної або технічної норми;

за формою викладення тексту: індивідуальні, типові, примірні, уніфіковані документи. Індивідуальні документи за змістом є специфічними і носять характер разового документа. Типовими є документи, створені для всіх установ і розраховані на описування однорідних процесів чи явищ (типовий технологічний процес, типові правила, типові норми, типові договори, типові інструкції тощо). Примірні документи носять орієнтовний характер і використовуються для складання й оформлення документів за аналогією. Уніфіковані документи мають формалізовану трафаретну структуру тексту у вигляді анкет, таблиць;

за характером узагальнення: первинні і вторинні документи. Первинний документ містить оригінальну за характером інформацію, що підсумується, узагальнюється у вторинних документах.

Управлінські документи утворюють кілька систем документації (організаційно-розпорядча, первинно-облікова, банківська, фінансова тощо). Співвідношення документів з різних систем документації у діловодстві різних установ неоднакове. Це залежить від специфіки та масштабу діяльності тієї або іншої установи, її місця в системі загальнодержавного управління та інших чинників. Проте, незалежно від цього, в будь-якій установі використовуються документи, що відбивають організаційну, розпорядчу і виконавську діяльність; їх сукупність становить систему організаційно-розпорядчої документації. Таким чином, організаційно-розпорядча документація (ОРД) є однією з підсистем управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління та управлінської праці. У системі ОРД виокремлюють такі основні групи документів:

організаційно-правові (статут, положення, структура і штатна чисельність, штатний розпис, правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про структурні підрозділи, посадові інструкції тощо);

розпорядчі (накази, розпорядження, постанови, рішення);

інформаційно-аналітичні (акти, листи, доповідні та пояснювальні записки, довідки, зведення, огляди, телефонограми, телеграми тощо).

Серед документів особливе місце належить такому виду документів, як протокол, що поєднує ознаки інформаційно-аналітичного та розпорядчого документа.

Кожен із зазначених видів документів має свої особливості щодо оформлення та викладення тексту.

Перелік видів і різновидів організаційно-розпорядчої документації регламентує ДКУД [41].

Одним із шляхів підвищення ефективності управлінської діяльності є уніфікація та стандартизація документів як за формою, так і за змістом, вироблення єдиних науково обґрунтованих правил підготовки й оформлення документів.

Загальні правила документування управлінської діяльності.

Документування управлінської діяльності охоплює всі процеси, пов'язані з запису (фіксації) на різних носіях та оформлення за встановленими правилами інформації, необхідної для здійснення управлінських дій. Документування здійснюється на природній мові (рукописні, машинописні документи, в тому числі телеграми, телефонограми, машинограм), а також штучних мовах з використанням нових носіїв (диски, карти, дискети та ін.)

Склад управлінських документів визначається компетенцією і функціями організації, порядком вирішення питань, обсягом іхарактером взаємозв'язків з іншими організаціями та закріплюється в табелі документів. Єдність правил документування управлінських дій на всіх рівнях управління забезпечується застосуванням Державної системи документаційного забезпечення управління (ГСДОУ) і уніфікованих систем документації (УСД).

Уніфіковані системи документації - це комплекс взаємопов'язаних документів, створених за єдиними правилами та вимогами, що містять інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності. УСД призначені для використання як за допомогою засобів обчислювальної техніки, так і при традиційних методах обробки інформації.

Управлінські документи по найменуванню, форми і складу реквізитів повинні відповідати УСД, вимогам ГСДОУ, положень (статутів) про організацію, іншим нормативним документам, що містять правила документування. Відповідно до чинного законодавства та компетенцією органи управління видають такі розпорядчі документи: рішення, постанови, накази, розпорядження, вказівки, доручення, інструкції.

Рішення, постанови та накази видають у всіх випадках, коли необхідно прийняти нормативний чи індивідуальний акт по основних питань компетенції організації. Розпорядження та вказівки видаються з оперативних питань і для організації виконання постанов, рішень та наказів.

Спільні розпорядчі документи організацій, які видають однакові за формою документи (накази, постанови тощо), оформляються як спільне рішення, яке має правову силу розпорядчого документа в кожній організації, що прийняла цей документ.

Доведення до відома підвідомчих організацій, структурних підрозділів документів вищих органів або документів інших організацій здійснюється у формі, встановленої автором документа. Якщо спосіб не зазначений, організація вирішує це питання самостійно.Протокольні рішення колегіальних органів можуть доводитися до відома виконавців у формі, встановленої положенням про ці органи.

Розпорядчий документ може бути скасований (змінений) розпорядчим документом самої організації або вищестоящої. Дія розпорядчого документа може бути призупинено відповідними компетентними органами.

Проекти документів, які зачіпають інтереси інших організацій, повинні попередньо узгоджуватися з цими організаціями. У разі розбіжностей до проекту додаються зауваження або формулювання суті розбіжностей.

Хід обговорення питань і рішення, прийняті на засіданнях колегіальних органів, на радах, зборах, нарадах, фіксуються в протоколах.Протоколи оформляються на підставі запису ходу засідань, стенограм, звукових записів (текстів доповідей, виступів, довідок, проектів постанови чи рішень, порядку денного, списків запрошених та ін.) Якщо хід засідання стенографується, текст стенограми розшифровується, друкується, завіряється і зберігається разом з протоколом.

У межах своєї компетенції організації всіх рівнів управління можуть надсилати листи при здійсненні оперативних зв'язків з вищестоящими галузевими і функціональними органами, підвідомчими та іншими організаціями та окремими громадянами. Листи повинні складатися в тому випадку, коли неможливий або утруднений бездокументарній обмін інформацією: усні роз'яснення, вказівки (особисті або по телефону), інструктування і т.д. При необхідності термінової передачі інформації складаються телеграми і телефонограми, документ передається через модемний зв'язок, по факсу або телефону.

Організації на підставі положень про них та інших актів, що визначають їх компетенцію, видають і інші документи: плани робіт, звіти, прейскуранти, стандарти, статути, положення, правила та ін Проект управлінського документа повинен бути узгоджений з виконавцями (авторами тексту), керівниками зацікавлених структурних підрозділів або організацій.

Внутрішнє погодження проекту документа повинно проводитися в такій черговості:

· з галузевими, функціональними, територіальними підрозділами, дорадчими органами і при необхідності з громадськими організаціями;

· з працівниками, відповідальними за вирішення функціональних питань (головними, старшими фахівцями та ін);

· з фінансовим підрозділом або головним бухгалтером (бухгалтером);

· з юридичною службою;

· зі службою документаційного забезпечення;

· із заступником голови колегіального органу або заступником керівника організації, котрі відають питаннями, що містяться в проекті документа.

Зовнішнє узгодження в залежності від змісту документа здійснюють в такій черговості:

з підлеглими організаціями, а також підпорядковуються, коли останні виступають зобов'язаною стороною у правовідносинах, що виникають внаслідок видання правового акта, або коли зміст документа зачіпає їхні безпосередні інтереси;

з організаціями та науково-виробничими об'єднаннями, що займаються дослідженнями в тій області, до якої має відношення зміст документа;

з громадськими організаціями - при необхідності або у випадках, передбачених документами цих органів;

з органами, які здійснюють державний надвідомчий контроль (нагляд) у певній галузі (санітарний, протипожежний і т.д.);

з вищестоящими органами загальної або галузевої компетенції у випадках, коли законодавством передбачається можливість здійснення управлінських дій тільки з дозволу цих органів.

Управлінський документ підписується або затверджується керівником організації або його заміщує посадовою особою відповідно до його компетенції, встановленої правовими актами: статутом або положенням про організацію, про структурний підрозділ, посадовою інструкцією, наказом про розподіл обов'язків і т.п. Дві або більше підписи ставляться в тому випадку, якщо за зміст документа відповідальні кілька посадових осіб.

Документи грошового, матеріального та кредитного характеру, що служать підставою для прийому і видачі грошей, товарно-матеріальних та інших цінностей, а також змінюють кредитні і розрахункові зобов'язання з іншими організаціями, підписують керівникорганізації та головний бухгалтер (або бухгалтер). Спільні документи кількох організацій підписують керівники всіх організацій.

Документи, складені комісією, підписують усі члени комісії. Рішення (постанови) колегіальних органів підписуються головою і секретарем. Розпорядження, що видаються керівником колегіального органу в єдиноначальної порядку, мають один підпис.

Право підпису розпорядчих документів у формі вказівок або розпоряджень може надаватися заступнику керівника, головного інженера, керівникам структурних підрозділів.

Затверджувані документи (інструкції, положення, статути та ін) підписує посадова особа, відповідальна за їх підготовку.

Протокол підписують головуючий на засіданні колегіального органу (ради, колегії, наради, наради) і секретар.

Доповіді, доповідні записки, довідки та інші документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру можуть бути підписані виконавцем, якщо вирішуються в них питання не виходять за межі його прав і компетенції, встановлених посадовою інструкцією.

Існують також документи-додатки. Вони можуть бути трьох видів: затверджуються або вводяться в дію відповідним розпорядчим документом (додатки до правових актів, що мають самостійне значення); пояснюють або доповнюють зміст іншого документа; направляються з листом · в інші організації.

На додатках до розпорядчих документів і додатках, які доповнюють або пояснюють зміст іншого документа, у правому верхньому кутку друкують:

Додаток

до.............................................

(Зазначається документ)

от____________ № ______

Якщо додатків кілька, вони нумеруються.

При розсилці додатків без розпорядчих документів на додатках проставляється гриф затвердження із зазначенням найменування розпорядчого документа, його дати і номера. Склад реквізитів і порядок оформлення документів-програм слід відповідати вимогам уніфікованої системи документації, до якої відноситься документ-додаток.

З метою зменшення кількості застосовуваних форм документів міністерства і відомства розробляють галузеві табелі документів, необхідних і достатніх для реалізації функцій і завдань організацій. У табель включаються документи як традиційні, так і створювані засобами обчислювальної техніки. Табель підписується відповідальним за його складання і затверджується керівником відомства. Ведення табеля, внесення до нього змін здійснюються службою документаційного забезпечення. Складання документів, не зазначених у табелі, забороняється.

Нормативно-правова база діловодства в Україні.

Діловодні процеси мусять розроблятись і виконуватись відповідно до нормативної бази, сучасних законодавчих, нормативних та методичних розробок, які мають суттєве значення для ефективності здійснення документаційного забезпечення управлінської діяльності, й яку можна умовно розділити на кілька груп.

Першу групу правових актів нормативної бази становлять закони, які регламентують загальні засади політики держави в галузі інформації взагалі та діловодства зокрема.

Серед законодавчих актів України, що містять окремі терміни та їх визначення, які застосовуються в діловодстві, назвемо Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" [17], в якому справочинство разом з архівною справою становлять єдину сферу практичної діяльності з документами. Зазначені нормативні акти стосуються загальних напрямів організації справочинства та роботи з документами, що відносяться до Національного архівного фонду та спеціалізованих архівних установ. В цьому нормативно-правовому акті можна знайти визначення понять: "діловодство", "архівний документ", "номенклатура справ", "експертиза цінності документів".

Деякі закони України наводять тлумачення певних видів службових документів ("протокол", "установчий документ", "довідка про особу", "платіжне доручення" тощо).

Найбільше визначень термінів містив підготовлений Державним комітетом архівів України (нині - Державна архівна служба України при Міністерстві юстиції України) за поданням завідувача відділу документознавства Українського науково-дослідного інституту документознавства та архівної справи (УН-Д1АСД), доктора історичних наук, професора С.Г. Кулешова, проект Закону України "Про діловодство" (2004 р.).

На час виходу посібника очікуваного Закону, згідно Концепції його проекту, схваленої розпорядженням Кабінету Міністрів України від 26 липня 2006 року №426, не має (термін його подання на розгляд Кабінету Міністрів України закінчився 1 грудня 2006 року. В проекті закону (остання редакція від 10 березня 2007 року) передбачалось впровадження чітких правових засад побудови діловодства в державі з метою визначення єдиних норм створення управлінської документації та роботи зі службовими документами, що зафіксовані на папері, кіно-, відео- і фотоплівці, електронних та інших носіях, встановлення відповідальності за порушення чинного законодавства з метою запобігання втраті і несанкціонованому знищенні службових документів на підприємствах, установах і в організаціях незалежно від форми власності та організаційно-правових форм, врегулювання питань застосування української та інших мов у справочинстві.

Разом з тим, відсутність на теперішній час законодавчого врегулювання цих питань може призвести до безсистемного розроблення проектів нормативно-правових актів, безконтрольності в побудові системи діловодства, умисного псування, знищення, підроблення, приховання і незаконної передачі службових документів. За поданням Міністерства юстиції України розгляд цього закону було призупинено до вивчення практики застосування норм Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" [12]. Тобто законодавче унормування процесів традиційного діловодства має ув'язуватись з реалізацією процесів електронного діловодства та електронного документообігу.

Питання створення і роботи з кадровими документами частково розглянуті в Кодексі законів про працю України [3], фінансово-господарськими - в Господарському Кодексі [2], правовими - в Цивільному [5] та Кримінальному Кодексі [4], бухгалтерськими - в законах України про бухгалтерський облік і так далі.

Документування звернень громадян та організування роботи з цими документами деталізовані в Законі України "Про звернення громадян" [10]. Порядок роботи з конфіденційними документами, що становлять державну таємницю розглянуто в Законі України "Про державну таємницю" [7].

Особливості роботи з електронними документами розкриваються в законах України "Про електронні документи та електронний документообіг" [12], "Про електронний цифровий підпис" [ 11 ] та ін. Зазначені нормативні документи та перспективні розробки зафіксовані як відповідні заходи у "Програмі впровадження електронних документів, електронного документообігу, електронного цифрового підпису, стимулювання підприємств, установ і організацій, які впроваджують електронний документообіг".

Другу групу правових актів нормативної бази становлять правові акти з діловодства, що мають міжвідомчий характер. Це насамперед:

А. Типова інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (далі - Типова інструкція), затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від ЗО листопада 2011 р. №1242 [58], яка вийшла замість Примірної, що була затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997р.№1153 й втратила свою чинність.

Типова інструкція є важливим нормативно-правовим актом, що:

o регламентує організацію діловодства;

o установлює загальні положення організації діловодства;

o установлює вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами в установах незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

Слід наголосити, що Постанова № 1242 зобов'язує центральні органи виконавчої влади, Раду міністрів Автономної Республіки Крим і місцеві органи виконавчої влади у тримісячний строк розробити відповідно до Типової інструкції і затвердити за погодженням із державними архівними установами власні (індивідуальні) інструкції з діловодства й типові інструкції з діловодства для однорідних за характером діяльності підприємств, установ, організацій, що належать до сфери їх управління.

До того ж Постанова № 1242 лише рекомендує органам місцевого самоврядування розробити й затвердити власні інструкції з діловодства відповідно до зазначеної Типової інструкції.

Зауважимо, примірні інструкції з діловодства мають рекомендаційний характер, а типові - обов'язковий.

Таким чином, положення Типової інструкції є обов'язковими для всіх центральних і місцевих органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, а також для підприємств, установ і організацій, що належать до сфери управління зазначених органів влади, що, у свою чергу, не виключає можливості користування Типовою інструкцією всіма іншими юридичними особами незалежно від їх підпорядкування та форми власності.

Суб'єктам господарювання необхідно підготувати на основі зазначеної Типової інструкції, а також регламентні й національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію власні інструкції з діловодства і ввести їх в дію наказом по своїм організаціям (див. додаток 4.1).

Б. Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, що затверджена Постановою КМУ від 27 листопада 1998 року №1893 [31]. Зазначену постанову необхідно брати за основу у випадку, якщо в установі наявна інформація, що становить власність держави, й корисна при розробці в організації внутрішньої системи захисту інформації з обмеженим доступом.

В. Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, яка затверджена Постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348 [30]. Вимоги цієї інструкції є обов'язковими для роботи зі зверненнями громадян навіть у тому випадку, якщо в установі взагалі не встановлена загальна система ведення діловодства.

Окремі нормативно-правові акти також містять визначення термінів загальноділоводного характеру. Приміром, Постанова Кабінету Міністрів України від 18 серпня 2007 р. № 1004 "Про проведення експертизи цінності документів" [44], тлумачить термін "експертиза цінності документів".

Дата добавления: 2015-07-14