Визначення переможця для укладання договору

Метою специфікацій вимог до договору є надання учасникам чіткої картини усіх його аспектів. Ця вимога є однією з найважливіших складових документації конкурсних торгів. Вона тісно пов’язана з критеріями визначення переможця через необхідність опису предмета договору, а саме предмет договору є основою конкурсних торгів. Визначення переможця здійснюється в результаті застосування критеріїв вибору найвигіднішої пропозиції.

Тому критерії вибору пропозиції мають бути пов’язані з предметом договору, інакше оцінка того, яка з пропозицій є найбільш економічно вигідною, буде неможливою.

Необхідно оцінити усі пропозиції, але при цьому зазвичай неможливо встановити стандартні критерії, тому що оцінка має здійснюватися індивідуально в кожному конкретному випадку.

Практичним способом визначення переможця є складання переліку усіх специфікацій вимог та критеріїв вибору найвигіднішої пропозиції, а потім внесення для порівняння відповідних частин опису пропозицій. Це забезпечує чудовий огляд різних пропозицій та спрощує оцінку відмінностей та порівняння відповідних переваг.

Специфікації вимог можуть складатися з двох різних типів: пов’язаних та непов’язаних з критеріями визначення переможця. Це слід враховувати при розробці зазначеної схеми, тому що замовник не може використовувати описи в пропозиції з метою визначення найвигіднішої пропозиції, якщо ці описи ніяк не пов’язані зі специфікаціями, пов’язаними з критеріями визначення переможця.

Слід застосовувати лише критерії, зазначені в документації конкурсних торгів. Врахування інших аспектів є протизаконним і може, у разі оскарження, призвести до анулювання результатів закупівлі.

Пропозиції з надзвичайно низькими цінами

Якщо замовник отримує невиправдано дешеву пропозицію, щоб її відхилити він має дотриматися певної процедури. Див. статтю 55 закону ЄС.

Отримання заявок чи пропозицій та внесення доповнень чи уточнень до пропозицій

Після отримання та розкриття пропозицій замовником, учасники не мають права вносити до них навіть найменші зміни або – у цьому випадку – виправляти помилки.

Наприклад неможливо звертатися до учасника з проханням уточнити ціну через ризик, що він знизить ціну, пояснивши це виправленням помилки. Дозволяється звернутися до учасника щодо ціни лише за умови абсолютної очевидності допущеної ним помилки, наприклад, помилкового додавання двох цін.

Повідомлення учасників

Після визначення переможця процедури закупівлі замовник зобов’язаний повідомити всіх учасників про прийняте рішення, і це має бути здійснено одночасно.

Процедура підготовки до укладання договору

До оприлюднення результатів та підписання договору, замовник повинен остаточно з’ясувати з учасником усі потенційно невирішені питання. Однак, справжні переговори дозволяються лише у разі застосування погодженої процедури. У випадку відкритої чи обмеженої процедури, таке остаточне з’ясування може мати форму лише технічного діалогу. Найкраще – це запросити переможця на зустріч для обговорення деталей договору, щоб запобігти помилкам та непорозумінням, які можуть виявитися пізніше під час виконання договору.

Проект договору є складовою частиною досьє конкурсних торгів. Тому, постачальник вже має бути ознайомлений з основними положеннями договору. Єдиним невирішеним питанням перед підписанням договору партнерами є включення до офіційного договору умов пропозиції учасника. Індивідуальною частиною договору може бути, наприклад:

· Умови договору, залежні від учасника торгів;

· Детальні описи;

· Ціни та знижки;

· Умови доставки та оплати тощо, які можуть бути скопійовані безпосередньо з досьє конкурсних торгів;

· Можливе регулювання цін протягом строку дії договору;

· Соціальні та екологічні питання;

· Рішення щодо тривалості строку договору, повідомлення про дострокове припинення дії договору тощо.

Якщо зрештою замовник вирішить, що завдання може бути виконано самим замовником чи його підрозділами (власними силами), технічно це призведе до скасування торгів. Замовник не має жодних зобов’язань укладати договір. Однак, слід пам’ятати, що орган оскарження може вимагати ретельного обґрунтування рішення про скасування конкурсних торгів. Таке обґрунтування має бути також надіслане учасникам.

Статистична звітність

Від замовника може вимагатися підготовка статистичної звітності про процедури закупівлі, здійснені протягом минулого року. У іншому випадку йому можуть порекомендувати складати звіт після проведення кожної процедури закупівлі.

Звіт має містити певну інформацію, як-от тип договору, кількість договорів, тип процедури закупівлі, кількість учасників, найменування переможця, строк дії договору, вартість тощо.

Державні закупівлі в Україні

Звіт про результати проведення процедури закупівлі

1. У звіті про результати проведення процедури закупівлі обов'язково зазначаються:

найменування предмета закупівлі;

кількість учасників процедури закупівлі та найменування і місцезнаходження учасника, з яким укладено договір про закупівлю;

ціни пропозицій конкурсних торгів (цінові пропозиції або ціна пропозиції на переговорах у разі застосування процедури закупівлі в одного учасника) та сума, визначена у договорі про закупівлю;

дата оприлюднення та номер оголошення з відомостями про рамкову угоду, за якою укладено договір про закупівлю (у разі проведення закупівлі за рамковими угодами), опублікованого у державному офіційному друкованому виданні з питань державних закупівель та розміщеного на веб-порталі Уповноваженого органу відповідно до статті 10 цього Закону;

дата оприлюднення і номер повідомлення про акцепт пропозиції конкурсних торгів або цінової пропозиції (пропозиції за результатами застосування процедури закупівлі в одного учасника), опублікованого в державному офіційному друкованому виданні з питань державних закупівель та розміщеного на веб-порталі Уповноваженого органу відповідно до статті 10 цього Закону;

дата оприлюднення і номер оголошення про проведення процедури закупівлі та дата оприлюднення і номер оголошення про результати процедури закупівлі, опублікованих у державному офіційному друкованому виданні з питань державних закупівель, у міжнародному інформаційному виданні з питань державних закупівель Уповноваженого органу (у випадках, передбачених цим Законом) та розміщених на веб-порталі Уповноваженого органу відповідно до статті 10 цього Закону;

адреса веб-сайту, на якому замовником додатково розміщувалась інформація про закупівлю (у разі наявності);

у разі якщо в результаті проведення торгів не було укладено договір про закупівлю: підстави прийняття рішення про неукладення договору про закупівлю, якщо таке мало місце;

дата укладення договору про закупівлю;

зведена інформація замовника про наявність та відповідність встановленим законодавством вимогам документів, що підтверджують відповідність учасників кваліфікаційним критеріям відповідно до статті 16 цього Закону, та наявність/відсутність обставин, встановлених статтею 17 цього Закону, із зазначенням відповідних підстав.

2. Звіт про результати проведення процедури закупівлі оприлюднюється замовником відповідно до статті 10 цього Закону.

3. Усі документи щодо державних закупівель, передбачені цим Законом, зберігаються замовником протягом трьох років.

Етап 6: Строк дії договору

Інформація для організацій, працівників та, якщо це застосовно, громадян, які готують та починають виконання договору

Перед та на початку дії договору важливо розглянути потреби працівників та нового постачальника. Це може вимагати наявності докладної інформації щодо практичних питань.

Якщо це комплексний договір, який також передбачає надання послуг населенню, про нового постачальника слід поінформувати населення.

Наявність докладної інформації на початку дії договору часто може сприяти значному полегшенню його виконання та впровадження нового постачальника.

Підготовка до наступної закупівлі (2^ої черги) та договору

З самого початку строку дії договору, розумною стратегією для замовника було б розпочати збір інформації про хід виконання договору. Це особливо важливо, якщо це перший договір про надання певної послуги зовнішніми постачальниками. У цьому випадку будь-який досвід є новим і важливим для забезпечення того, щоб наступний договір виконувався ще краще.

Як саме це завдання буде виконуватися замовником, має вирішуватися самим замовником. Можна зосередитися на тому, у якій частині організації може найкраще застосовуватися новий досвід та, що ще важливіше – хто має найбільші знання та досвід.

Також може бути корисним отримати відповідну інформацію від постачальника. Наприклад про те, які договірні положення ускладнюють йому життя (і, відповідно, роблять договір дорожчим), та які зміни було б доцільно внести на наступний договірний період.

Значні зміни вносити в існуючий договір неможливо, оскільки великі зміни означатимуть новий договір, а це призведе до необхідності проведення нової процедури закупівлі.

Контроль за виконанням, внесення змін, неналежне виконання тощо

Одним із першочергових завдань, які стосуються досьє конкурсних торгів та договору, для замовника має бути розробка переліку заходів із контролю та перевірки. Такий перелік, зокрема, має визначати:

§ Хто здійснює індивідуальний контроль та перевірку виконання конкретних завдань, пов’язаних з предметом закупівлі;

§ Які методи контролю та перевірки мають застосовуватися;

§ Як часто має здійснюватися контроль виконання завдання;

§ Які стандарти звітності мають застосовуватися.

Здійснення ефективного контролю та перевірок вимагають наявності у замовника галузевих професійних та юридичних / економічних знань. До того ж можуть виявитися необхідними консультації щодо інших галузей, надані місцевими органами влади чи незалежною консультаційною фірмою.

Збори, присвячені ходу виконання договору

Рекомендується проводити регулярні зустрічі із постачальником, присвячені ходу виконання договору, наприклад, один раз у квартал чи кожні півроку. Бажано запрошувати на такі збори представника працівників, зокрема, для з’ясування робочої обстановки та можливих соціальних питань.

На деякі такі зустрічі для замовника бажано направляти представників адміністрації різних галузей, які стосуються предмета договору. Наприклад, це може бути працівник економічного відділу з відповідним досвідом щодо предмета договору, а також професійний фахівець з відповідної профспілки.

За будь-яких обставин, замовник повинен координувати договір із постачальником так, щоб зробити його якомога простішим.

Дата добавления: 2015-07-19