Документация

Текст OHSAS 18001 Документация системы менеджмента ОЗиОБТ должна включать: а) политику и цели в области ОЗиОБТ; б) описание области применения системы менеджмента ОЗиОБТ; в) описание основных элементов системы менеджмента ОЗиОБТ и их взаимодействия, а также ссылки на соответствующие документы; г) документы, включая записи, требуемые настоящим стандартом OHSAS; д) документы, включая записи, установленные организацией как необходимые для результативного планирования и осуществления процессов, относящихся к менеджменту ее рисков в области ОЗиОБТ, а также управления ими. ПРИМЕЧАНИЕ. Важно, чтобы документация соответствовала уровню сложности, затрагиваемым опасностям и рискам и была минимальной настолько, насколько нужно для результативности и эффективности системы менеджмента ОЗиОБТ.

Организации следует поддерживать в актуальном состоянии документацию, которой достаточно для обеспечения того, чтобы ее система менеджмента ОЗиОБТ могла быть адекватно понята и функционировала результативно и эффективно.

Типичные исходные данные для организации этого процесса включают в себя следующее:

- подробное описание систем документации и информационных систем, которые организация разработала для поддержки ее системы менеджмента ОЗиОБТ и деятельности в этой области, а также для выполнения требований OHSAS 18001;

- подробное описание ответственности и полномочий;

- информацию об условиях (окружающей среде), в которых используется документация или информация, а также о связанных с ними ограничениях, которые могут повлиять на выбор физического носителя документации или на использование электронной формы документации или других ее носителей.

Организации следует проанализировать потребности ее системы менеджмента ОЗиОБТ в документации и информации перед тем, как начать разработку документации, необходимой для поддержки ее процессов в области ОЗиОБТ.

При принятии решения относительно того, какая документация требуется, организации следует установить, где существуют риски того, что из-за отсутствия документированных процедур или инструкций работа не может быть выполнена требуемым образом.

Не существует требований о том, чтобы документация была разработана каким-то особым образом, чтобы соответствовать OHSAS 18001, равно как нет необходимости заменять существующую документацию, такую, как руководства, процедуры или рабочие инструкции, если они адекватно описывают требуемые действия. Если в организации уже имеется созданная ранее и документированная система менеджмента ОЗиОБТ, для нее может быть более удобным и результативным разработать, например, обзорный документ, описывающий взаимосвязь между ее существующими процедурами и требованиями OHSAS 18001.

Внимание следует уделить следующему:

- ответственности и полномочиям пользователей документации и информации, поскольку от этого зависит степень защиты информации и порядок доступа к ней, которые должны быть введены (особенно для документов в электронном виде), а также механизм управления вносимыми изменениями (см. 4.4.5);

- способам применения документов на твердых носителях и условиям, в которых они используются, поскольку от этого зависит форма, в которой они представлены (инструкция, например, может быть оформлена в виде вывески, а не в виде бумажного документа). Аналогично следует рассмотреть условия, в которых используется электронное оборудование информационных систем.

Записи являются особым типом документов (см. 4.5.4).

Дата добавления: 2015-07-20