Вимоги, норми і правила оформлення ділового листа.

Листи мають узвичаєну структуру:

– початок – це мовні етичні формули, що містять звертання, вітання, установлення контакту з адресатом, прихильності до автора листа.

– основна частина – інформація, фактичний матеріал.

– завершальна частина також має вигляд мовних етикетних формул із значенням вибачень, прохань, побажань, прощань.

Ділові листи мають бути підкреслено офіційними й коректними: „Надішліть мені, будь ласка, Ваш відгук”, „Чи не зможете Ви...”, „Хотів би знати Вашу думку...”, „Дуже прошу Вас надіслати мені...”, „Будьте люб’язні, дізнайтеся...”, „Не могли б Ви надіслати...”, „Викладіть докладніше Вашу думку...”, „Не відмовте мені в повідомленні, що й коли зроблено ” тощо.

Діловий лист – не тільки один із найважливіших засобів повідомлення, а й основний різновид ділового листування, що допомагає здійснювати підприємницьку й комерційну діяльність фірм, компаній, підприємств.

Діловий міжнародний етикет передбачає дотримання таких вимог до оформлення ділового листа:

· діловий лист – це службове послання у формі офіційного документа, у підтверджень, пропозицій, прохань, запитів, люб’язних нагадувань, доручень, претензій, поздоровлень, співчуттів і відповідей на них, які зумовлюють ділові контакти й відносини;

· написання ділового листа – це мистецтво, запорука успіху вашої справи;

· для написання ділового листа зазвичай використовують фірмовий бланк з емблемою фірми, її назвою, поштовою й телеграфною адресою, факсом, телефоном і банківськими реквізитами;

· друкують діловий лист на машинці або комп’ютері, без виправлень. Сторінки нумерують, крім першої, арабськими цифрами. Ширина поля ліворуч має бути не менше 2 см. Друкують текст через півтора-два інтервали. Абзац починають з нового рядка. Рекомендується уникати переносу слів;

· у правому верхньому куті під адресою організації ставиться дата його відправлення. У міжнародному листуванні прийнято писати цілком число, місяць і рік: в Україні (28 травня 1999 або 28.05.99), у США (травень, 28, 1999. або 05.28.99). А міжнародна організація зі стандартизації рекомендує цілковите цифрове позначення дати: спочатку вказують рік, потім місяць і день (1999 05 28);

· найменування організації або прізвище й адресу особи, куди надсилають листа, пишуть ліворуч. Ще нижче під нею з нового рядка пишуть чемне звернення: „Шановний пане ”, „Вельмишановний пане”;

· якщо це не перший лист до Вашого партнера, то його варто починати з чемного посилання на останній лист. Це не тільки повага, а й повідомлення про те, що лист отримано й подальший діалог очікується з його боку й на його основі;

· якщо Ви пишете своєму партнерові вперше, треба почати з презентації своєї фірми, опису її цілей і завдань. Ще краще надіслати йому буклет з інформацією про фірму. Майте на увазі, що рекламний матеріал не має бути великим за обсягом. Текст матеріалу бажано писати мовою вашого партнера або англійською мовою;

· лист має завершуватися словами подяки: „ З повагою ” тощо;

· підпис зазвичай ставлять у правому боці листа, під заключною формулою ввічливості;

· надсилаючи листа, можна скористатися стандартними конвертами для міжнародної пошти, проте великі фірми мають свої конверти, на яких у скороченому вигляді повторюються ті самі відомості, що й на бланку;

· точність – одна з головних умов, що забезпечують практичну, а нерідко й правову цінність ділового листа;

· факти, наведені в діловому листі, мають бути не тільки правильно відібраними й перевіреними, а й інформативними;

· основною й найважливішою умовою надання діловому листу переконливості є його доказовість.

Ділове листування вимагає дотримання певних норм і правил:

1. Офіційні листи не прийнято починати вітанням „здрастуйте” або „добрий день”. На початку офіційного листа вказується одержувач, наприклад: Директору ЗОШ №2 м. Миколаїв. Прізвище та ініціали керівника вказувати необов’язково, оскільки лист направляється не комусь особисто, а в установу незалежно від того, хто нею керує.

2. Текст листа необхідно починати зі звертання. В українській мові є значний вибір означень, які вживають для звертання в поєднанні з іменем і по батькові: шановний, вельмишановний, поважний та ін. У приватному офіційному листі для звернення використовуються слова-регулятиви пан або добродій з означеннями, що засвідчують пошану, і прикладками – найменуваннями статусу адресата: Шановний добродію редакторе!; Вельмишановний пане міністре!

3. У вступі офіційного листа викладають причини й привід для написання листа, наприклад: У зв’язку із хворобою я не зміг узяти участі в конференції.

4. Після наведеного вступу можна відразу перейти до висновків – основної частини листа. У ній викладається суть питання, основна думка документа – пропозиція, прохання, згода, відмова, запрошення тощо.

5. У заключній частині висловлюються побажання чи подяка: З повагою А. Петренко, З побажанням успіхів С. Фоменко.

6. Найчастіше в діловому листі виражають не індивідуальні, а групові інтереси фірм, підприємств, установ та організацій, тому текст такого листа викладають не так від власного „Я”, як від власного „ми”.

7. Коли необхідно виокремити юридичну або посадову особу як джерело дій, що пропонуються для виконання або фіксуються, застосовують кліше на зразок: „ Юридична служба фірми роз’яснює...”, „Лист відправлено”, „Вашу телеграму отримано” або „Терміни початку робіт уже визначено ”.

8. Вставні слова та звороти вможливлюють урізноманітнення відтінків у тоні ділового листування. Зіставимо такі висловлювання: „ Просимо надіслати технічну документацію, що зберігається у вашому відділі ”. Таке саме речення, але із вставним словом: „ Просимо надіслати технічну документацію, що, найімовірніше, зберігається у Вашому відділі ” – одразу зведено нанівець категоричність, а фраза стає тактовнішою й коректнішою.

9. В етикеті ділового листування неабиякого поширення набули форми „ Шановний (шановні) колего(и)!”; „Дорогі колеги!” – форма більш емоційна, що доречно в листах-вітаннях.

10. Бажано бути максимально коректним, формулюючи відмову, щоб не втратити вигідного партнера. Перш ніж відмовити, спершу слід докладно пояснити, чим зумовлена відмова. Лише в такому разі відмова не справить різко негативного враження.

У ділових листах грубість, нетактовність і будь-який інший вияв неповаги до адресата неприпустимі:

– трапляються елементарні порушення ділового етикету, коли очікуваний результат неначе нав’язують адресату, наприклад: „ Надсилаємо Вам останній варіант проекту трудової угоди... Просимо розглянути і затвердити ”. Порушення етикету в тому, що зазначена угода може бути й не затверджена;

– діловій людині не завжди байдуже, хто підписав адресований їй лист: відповідь на лист, підписаний директором, також має підписати директор (або принаймні – його заступник) і навпаки: відповідь на лист, підписаний заступником директора, може підписати директор.

Дата добавления: 2015-07-20