Ділове листування

Листування як засіб дистантної комунікації відіграє значну роль у діловому спілкуванні. Суцільна телефонізація й комп’ютеризація завдали потужного удару монополії листування, однак не витіснили його з ужитку.

Я. Радевич-Винницький виділяє такі види ділового листування: службове, ділове, приватне офіційне і приватне неофіційне. Для службового й ділового листування є спеціальні бланки й чіткі тематичні та стилістичні стандарти, яких необхідно неухильно дотримуватися. Якість кореспонденції формує уявлення про установу чи фірму та їхніх керівників і працівників.

Лист (грец. „лист”, звідси „епістолярний”) – писаний текст, призначений для спілкування на відстані, а також відповідна поштова кореспонденція.

Щоб досягти успіху, обов’язково слід подбати про те, щоб лист був бездоганним у всіх відношеннях, адже навіть незначне недотримання епістолярного етикету може призвести до спотворення змісту листа, зміни тону, тобто до небажаних і непередбачуваних наслідків. Дотримання етикету листування підтверджує повагу до адресата, ввічливість, вихованість і сприяє налагодженню добрих стосунків між колегами, партнерами.

Неохайно виглядають листи, написані на аркушах, вирваних із зошита. Якщо лист складається з кількох сторінок, то їх нумерують. Будь-який лист варто писати чисто, розбірливо, охайно. У листах не треба нічого закреслювати – адресат мимоволі зацікавиться тим, що саме ми похапцем роздумали йому повідомити. Дату ставлять на початку листа.

У тексті листа всі займенники необхідно писати з великої літери, наприклад, „Хотів би привітати Вас”, „Одержав Вашого листа”, „Дуже хотів би Вас привітати”.

Залежно від характеру і змісту листа його завершують словами „З повагою”, „Приміть мої найкращі побажання” тощо.

Якщо в листі міститься питання, у конверт не треба вкладати марку для відповіді. За надані послуги слід подякувати не телеграмою, а листом (або особисто).

Видів ділових листів багато, але найбільші труднощі виникають під час складання листів-пропозицій до партнера, зокрема й покупця з метою переконати його придбати товар. Під час написання таких листів важливим є психологічний аспект. На початку листа слід зацікавити адресата („ Найбільша перевага нашої продукції полягає в тому, що ”); запропонувати зниження ціни („ Два наші верстати йдуть на світовому ринку за ціною одного ”), натякнути на актуальність пропозиції („ Сьогодні всі країни близького зарубіжжя користуються продукцією нашої фірми ”).

Непросто скласти лист-відмову на претензію партнера. Треба, щоб попри відмову, у клієнта про вас лишилася позитивна думка. Неодмінно слід зберегти із ним ділові зв’язки. Відмова має логічно випливати з попереднього змісту листа.

Доброзичливе, позитивне завершення листа має створити в клієнта враження, що Ви більше зацікавлені в ньому самому, ніж у відмові.

Листи із вдячністю за гостинність надсилають приблизно за тиждень після від’їзду.

Лист із привітаннями з нагоди одруження співробітника(ці) установи надсилають упродовж восьми днів від моменту одержання повідомлення про цю подію.

Співчувальний лист надсилають упродовж 10 днів від моменту одержання повідомлення. Такий лист вимагає особливої сердечності, у ньому не має бути банальних висловлювань. За правилами ввічливості слід відповісти на отримане співчуття, але людина, котра пережила втрату близького, не завжди може це зробити. На таке мовчання не потрібно ображатися. Якщо ж відповідь можлива, лист має бути дуже стислим: „ Щиро дякую за слова співчуття. Мені приємно було дізнатися, що у важку хвилину Ви розділили зі мною моє нещастя ”.

Лист, отриманий у присутності третіх осіб, можна розгорнути і мигцем проглянути текст. Докладне читання варто відкласти на потім. Якщо лист терміновий, необхідно сказати: „ Вибачте, але це дуже терміново ” й дочитати до кінця. Не слід читати вголос отриманого листа, спершу не дочитавши його до кінця. Інакше може виникнути необхідність перервати читання на півслові. Неприпустимо читати чужі листи. Неетично цікавитися змістом листів, адресованих підлеглим, і навпаки, підлеглі співробітники не читають листів, адресованих керівникові.

Відповідати на отриманий лист бажано впродовж 6 – 10 днів. Однак не варто закидати листами товаришів по службі і знайомих, аби листи не перетворювалися на тягар. У листі завжди потрібно відповісти на поставлені Вам запитання.

Дата добавления: 2015-07-20