Управление документацией

Как избежать использования устаревших инструкций

В прошлом управление документацией представляло одну из самых крупных проблем для предприятий, внедряющих системы менеджмента качества. Статистика показывает, что более половины всех несоответствий, выявляемых в продукции и услугах по всему миру, обусловлено несовершенством систем управления документацией! Поэтому крайне важно правильно решить эту задачу.

Все документы до их внедрения или изменения должны быть проверены и утверждены. Необходим механизм подтверждения проверки каждого документа. Таким механизмом может быть наличие подписи на странице, на которой приведено содержание документа. Может применяться также штамп на файле с документом. Отчет о проверке документации может составляться и в виде отдельного документа. В электронной системе свидетельством того, что документ проверен может служить наличие открытого доступа к нему через местную компьютерную сеть.

Необходимо также знать, где находятся копии проверяемого документа с тем, чтобы все изменения были внесены в его одновременно, т.е. должен существовать регистр документов. Ответственные за документацию сотрудники должны контролировать текущее состояние каждой копии документа с тем, чтобы быть уверенным в том, что повсеместно применяются действующие в настоящее время его версии. Действующие документы должны находиться на рабочих местах, а не храниться на книжных полках у руководителей.

Устаревшие документы следует удалить с рабочих мест. Если же возникает потребность сохранения устаревших версий документов, то они должны быть четко помечены соответствующим образом. Поскольку содержание большого числа копий документов требует значительных затрат времени и сил, их количество следует ограничивать обоснованным минимумом.

ИСО 9001 (подпункт 4.2.3) требует создания "документированной процедуры", устанавливающих правила управления документацией, включая политику в области качества, руководство по качеству, методики, формы отчетов, другие документы по качеству и рабочие инструкции. В сфере услуг возможно наличие документов, связанных с обслуживанием клиентов и требующих быстрого изменения, например, меню в ресторане, меняющееся ежедневно, или план экскурсий на текущий день. Эти документы иногда принято называть планами качества. Они также требуют правильного управления ими, без которого, рано или поздно, в обращении может оказаться неверный документ.

По мере все более широкого распространения компьютеров возникает возможность ведения большей части документации, относящейся к системе менеджмента качества, в электронной форме. Благодаря этому задача управления документацией значительно упрощается. Даже в том случае, когда удается пользоваться только электронными копиями документов, современные текстовые редакторы позволяют сохранять данные о внесенных изменениях в заголовок и сам текст. И это гораздо лучше, чем менять документы вручную, поскольку при таком способе изменений возможны оплошности и ошибки.

В системе управления документацией должна быть предусмотрена возможность для персонала вносить свои предложения по совершенствованию действующих процессов, включая систему менеджмента качества.

В п. 4.2.3 ИСО 9001 установлены требования по управлению документацией, относящейся к системе менеджмента качества. Особым видом документов являются отчеты, которым посвящен раздел 5.11 справочника. Если большинство документов могут изменяться с тем, чтобы их содержание соответствовало современным требованиям, то отчеты изменению не подлежат. В противном случае они теряют свою ценность в качестве документальных свидетельств того, что происходило в прошлом.

Дата добавления: 2015-07-20