Правильное хранение отчетов

Необходимо тщательно сохранять информацию о своих действиях

Если остальные виды документации требуют постоянной работы с ними, то отчеты должны просто тщательно храниться. Действительно, отчеты − особый вид документов, в которых отражены данные о том, что происходило в прошлом. Необходимо создать систему регистрации отчетов с указанием того, где или у кого они хранятся, с тем, чтобы нужный отчет был легко истребован. В отличие от других видов документации, требующей регулярного обновления, отчеты обычно не должны пересматриваться. Применительно к отчетам задачей номер один является их идентификация, правильное распределение по файлам и обеспечение быстрого доступа к ним, когда в этом возникает потребность. Должны быть также установлены правила архивирования, сроки хранения и правила уничтожения отчетов. Следует предусмотреть средства, обеспечивающие сохранность отчетов в течение установленного срока и предупреждающие их повреждения и износ.

Сроки хранения отчетов устанавливает каждое предприятие по собственному усмотрению. Может быть установлено правило, согласно которому отчеты могут находиться на руках в течение двух-трех лет, после чего они сдаются еще на несколько лет в архив. Обычно сроки хранения документации устанавливаются законодательным путем. ИСО 9001 (подпункт 4.2.4) требует, чтобы были установлены способы уничтожения отчетов. Для этого может оказаться достаточной фраза: "Отчеты уничтожают путем измельчения или иным, подходящим для этой цели, способом".

Отчеты могут представлять собой компьютерные файлы. В этом случае должна быть разработана процедура, гарантирующая регулярное, скажем, ежедневное, дублирование файлов с сохранением одной копии каждого файла вне сайта. Может быть также предусмотрено ежемесячное копирование всех файлов для долговременного хранения. В этом случае всегда сохраняется возможность обратиться к копиям нужного месяца, когда в этом возникнет необходимость (например, в случае заражения системы компьютерными вирусами или для представления доказательств правоохранительным органам). Необходимо обеспечить возможность пользования отчетами, если не сохранилась программа, применявшаяся для их создания. Сейчас многие компании, торгующие программными средствами, не гарантируют того, что последние версии программ способны точно считывать данные, созданные много лет назад ранними версиями этих программ.

Перечисленные выше требования к отчетам содержатся в подпункт 4.2.4 ИСО 9001.

Резюме

Дата добавления: 2015-07-20