Общие требования к документации

Подпункт 4.2.1 ИСО 9001 относится к документации и, прежде всего, к требуемым стандартом "документированным методикам".

Согласно этому стандарту вы обязаны обозначить и документально оформить цели и политику в области качества (этот вопрос рассмотрен в разделах 5.4 и 5.6 справочника), а также иметь руководство по качеству (см. раздел 5.8).

ИСО 9001:2000 установил шесть "документированных методик", которыми должно располагать предприятие (в отличие от 17, требуемых его предыдущей редакцией), и регламентирует требования к ним. Все эти методики относятся скорее к вспомогательным элементам системы обеспечения качества, производству самой продукции или услуги. В частности, документированные методики должны быть разработаны для таких мероприятий, как:

1. Управление документацией.

2. Управление отчетностью.

3. Внутренний аудит.

4. Управление несоответствующей продукцией.

5. Корректирующие действия.

6. Предупреждающие действия.

В сфере услуг представляется возможным объединить задачи 4−6 в одной документированной методике. Аналогичным образом можно поступить с задачами 1 и 2. Таким образом, удается ограничиться всего тремя документированными методиками.

ИСО 9001:2000 также требует включить в систему менеджмента качества "документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими". Однако, что подразумевается под этими документами и каким должно быть их содержание стандарт не определяет, оставляя это на усмотрение пользователей. Таким образом, вам предоставлена полная свобода в способах представления подобных документов, в выборе их наименований и уровней детализации включаемых в них требований.

Так или иначе, но наличие документов, необходимых для обеспечения деятельности организации, является ясно выраженным требованием стандарта, а сами эти документы должны соответствовать особенностям вашего бизнеса. Они должны описывать применяемые вами процессы, их протекание и эффективные методы контроля. Например, вы можете записать в руководстве по качеству, что, скажем, "контроль многих производственных процессов осуществляется за счет обеспечения такого уровня компетентности персонала, который достаточен для работы без детализированных методик" (см. пункт 5.8).

Подойдем к рассматриваемой проблеме с другой стороны. Стандарт требует описания процессов, на которые распространяется система менеджмента качества. Вам предоставлено также право разрабатывать для этих процессов детальные письменные методики, либо использовать альтернативные подходы, не регламентированные стандартом. Стандарт очень разумно подходит к данному вопросу, указывая на то, что объем документации, системы менеджмента качества зависит от особенностей вашего бизнеса (см. примечание 2 пункта 4.2 стандарта). При этом учитываются такие факторы как размеры и тип предприятия, сложность его структуры и характер взаимодействия между его подразделениями, уровень компетентности персонала. Как уже отмечалось во введении при разъяснении существа "компетентного подхода", компетентность служит одним из способов минимизации числа требуемых методик.

К числу требований ИСО 9001, для реализации которых предполагается или требуется наличие документов этого, второго типа, относятся:

• Обязательства руководства (5.1) − применение политики в области качества (5.3), целей в области качества (5.4.1) и последующие действия);

• Ответственность и полномочия (5.5.1) − должны быть определены, утверждены доведены до исполнителей);

• Планирование процессов жизненного цикла продукции (услуг) (7.1b) − необходимо установить процессы и требуемые документы и обеспечить их ресурсами);

• Анализ требований, относящихся к продукции (7.2.2) (Примечание:

применяемый при этом документ в ИСО 9004:2000 назван "анализ контракта");

• Наличие рабочих инструкций (если это требование применимо − подпункт 7.5.1b).

В целом требования к документам второго типа отличаются значительно большей гибкостью по сравнению с требованиями к документированным методикам. Поэтому рекомендации по составлению документов этого типа, описывающих внедрение "компетентного подхода", носят менее жесткий характер, хотя и остаются в предписанных стандартом рамках. Тем не менее, мы обязаны придерживаться требований стандарта к тем документированным методикам, наличие которых им предписано.

Рабочие инструкции

Стандарт допускает применение рабочих инструкций в тех случаях, когда это признано необходимым (см. подпункт 7.5.1b). Такими случаями могут быть, например, использование компьютерных систем, проведение редко выполняемых работ или действия при возникновении редко встречающихся ситуаций. Но в любом случае, при использовании "компетентного подхода" требуется значительно меньше инструкций, чем при альтернативном, "процедурном подходе".

Какие требования стандарта можно опустить? Что делать в тех случаях, когда требования стандарта неприменимы?

Пункт 1.2 ИСО 9001:2000 разрешает не применять отдельные требования стандарта, но, как будет видно из последующего изложения, число подобных послаблений невелико. Предполагается, что стандарт должен применяться на предприятии целиком. Допустимые отступления от стандарта указаны в разделе 7 Процессы жизненного цикла продукции (услуг). Любые иные отступления должны рассматриваться как несоответствие требованиям стандарта.

Так, например, если вы не занимаетесь разработкой предоставляемых вашим предприятием услуг, то можете опустить требования стандарта в отношении разработки и проектирования. Если вы не производите никаких закупок в интересах вашего бизнеса, то вам не требуется документ, устанавливающий методы выбора поставщиков и организации закупок. Но если вы нанимаете временных сотрудников, то это означает, что вы приобретаете их услуги.

К числу других возможных отступлений от стандарта относятся следующие случаи:

• вам нет необходимости идентифицировать и отслеживать предоставленную вами услугу (впрочем, этот случай маловероятен, поскольку потребуется предъявить счет клиенту, а соответствующий документ обязательно имеет порядковый номер, указание времени или даты);

• к вашему предприятию могут не относиться требования в отношении погрузки и разгрузки продукции или ее хранения;

• у вас может не быть имущества, предоставленного клиентом, за которым вы обязаны присматривать;

• у вас отсутствуют измерительные приборы, требующие калибровки. 21

Любое отступление от стандарта вы обязаны обосновать в руководстве по качеству. Следует иметь в виду, что при сертификации или регистрации предприятия на соответствие ИСО 9001 вы должны выполнять все требования стандарта без исключения. Единственным законным основанием для какого-либо опущения может быть отсутствие на вашем предприятии производственного процесса, к которому относится опущенное требование. Так, если вы занимаетесь проектированием и разработкой товаров или услуг, но ранее пользовались стандартом ИСО 9002:1994, то теперь вы обязаны привести процесс разработки в соответствие с новым изданием стандарта. Рекомендуем внимательно читать текст ИСО 9001, особенно такие его разделы и пункты, как 1.2 (Применение), 4.1 (Общие требования), 4.2.2 (Руководство по качеству) и 7 (Процессы жизненного цикла продукции (услуг).

Резюме

Дата добавления: 2015-07-20