ПРИМЕЧАНИЕ. Форма АДВ-2 – заявление с просьбой об обмене страхового свидетельства

Форма АДВ-2 – заявление с просьбой об обмене страхового свидетельства. Это бывает необходимо в случаях, когда по истечении некоторого времени после получения страхового свидетельства изменились какие-либо данные застрахованного лица (например, женщина вышла замуж и сменила фамилию). Форма АДВ-3 – это заявление с просьбой о выдаче дубликата страхового свидетельства. Оно подается в ПФР в случае утери застрахованным лицом своего страхового свидетельства.

Чтобы сформировать документ, выполните команду Кадровый учет ► Персонифицированный учет ► Пачка АДВ-2, АДВ-3 (Обмен страхового свидетельства) и в открывшемся окне нажмите на кнопку Добавить или клавишу Insert.

В верхней части данного окна в полях Номер и От указывается соответственно номер текущего документа и дата его формирования. Значения этих полей формируются автоматически в момент создания нового документа, но при необходимости их можно отредактировать с клавиатуры (поле От можно заполнить также с помощью календаря).

В поле Организация указывается наименование организации, от имени которой оформляется данный документ (т.е. сотрудники которой будут перечислены в табличной части документа). Требуемое значение выбирается в раскрывающемся списке из числа организаций, входящих в состав компании.

Сотрудник, ответственный за оформление данного документа, указывается в поле Ответственный. Для заполнения данного поля нужно нажать на кнопку выбора и в открывшемся окне справочника физических лиц выбрать требуемого сотрудника Выбор осуществляется из числа сотрудников организации, указанной в поле Организация.

С помощью переключателя Вид заявлений выбирается вид формируемого документа. Для этого нужно установить переключатель на одно из следующих значений:

• Об обмене страхового свидетельства (АДВ-2);

• О выдаче дубликата страхового свидетельства (АДВ-З).

Затем следует заполнить таблицу, где создается список сотрудников, для которых формируется заявление. Табличная часть состоит из трех вкладок: Сотрудники, Данные, указанные в свидетельстве и Изменившиеся данные.

Содержимое вкладки Сотрудники зависит от положения переключателя Вид заявлений. Если этот переключатель установлен в положение Об обмене страхового свидетельства (АДВ-2), то данная вкладка включает в себя три колонки: №, Сотрудник и Дата получения свидетельства. Чтобы добавить в список нового сотрудника, нужно выполнить команду контекстного меню Добавить (вызывается также нажатием на клавишу Insert) или нажать на соответствующую кнопку на инструментальной панели. При этом в табличной части появится новая позиция, номер которой (значение поля №) будет заполнен автоматически.

Затем в поле Сотрудник следует указать сотрудника, от имени которого оформляется заявление. Требуемое значение выбирается в окне справочника сотрудников, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора. При этом выбранный сотрудник должен быть работником организации, указанной в поле Организация.

В поле Дата получения свидетельства указывается дата получения сотрудником страхового свидетельства, если это произошло в организации, указанной в поле Организация. В противном случае поле Дата получения свидетельства заполнять не следует. Данное поле можно заполнить с клавиатуры или с помощью календаря.

Если переключатель Вид заявлений установлен в положение О выдаче дубликата страхового свидетельства (АДВ-З), то на вкладке Сотрудники будет еще одна колонка — Отметка о представлении сведений. Здесь указывается, были ли представлены сведения о заработке и трудовом стаже сотрудника в ПФР. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка (возможные варианты — Представлялись или Будут представлены). Указанное здесь значение используется в последней графе печатной формы документа.

На вкладке Сотрудники имеется также команда Заполнить ► Заполнить заявления. При активизации данной команды будут автоматически заполнены вкладки Данные, указанные в свидетельстве и Изменившиеся данные (на последней вкладке информация будет касаться только для тех сотрудников, у которых указана дата получения страхового свидетельства в соответствующем поле вкладки Сотрудники).

Если переключатель Вид заявлений установлен в положение О выдаче дубликата страхового свидетельства (АДВ-З). Если же переключатель Вид заявлений установлен в положение Об обмене страхового свидетельства (АДВ-2), то на данной вкладке будут отсутствовать поля Пол, Дата рождения и Место рождения.

Значение поля Физическое лицо не редактируется. Поля № сви детельства (здесь отображается номер страхового свидетели и сотрудника), Фамилия, Имя и Отчество можно отредактировать с клавиатуры. Также можно изменить значение поля Дата рождения: требуемое значение вводится с клавиатуры или с помощью календаря.

В поле Место рождения отображается место рождения сотрудника, которое было указано в страховом свидетельстве. Чтобы изменить это значение, нужно нажать на кнопку выбора; при этом на экране откроется окно, в котором все поля заполняются с клавиатуры, причем необязательно заполнять ни одно поле. По окончании ввода данных нужно нажать на кнопку ОК. Кнопка Отмена предназначена для закрытия данного окна без сохранения выполненных изменений.

На вкладке Изменившиеся данные вводятся изменившиеся данные. Редактировать можно все поля вкладки, за исключением полей № и Физическое лицо. Дата рождения указывается в соответствующем поле с клавиатуры или с помощью календаря. С клавиатуры также заполняются поля Фамилия, Имя, Отчество, Адрес регистрации (согласно прописке), Адрес фактический (заполняется, если фактический адрес проживания не совпадает с адресом прописки) и Телефоны.

Ввод места рождения сотрудника осуществляется в поле Место рождения (нужно нажать на кнопку выбора и в открывшееся окно ввести требуемые сведения).

В поле Гражданство вводится информация о гражданстве данного сотрудника. Для заполнения данного поля нужно нажать на кнопку выбора, затем в открывшемся окне с помощью переключателя выбрать значение Гражданин страны или Без гражданства. При выборе значения Гражданин страны нужно в расположенном справа поле нажать на кнопку выбора, затем в открывшемся окне классификатора стран мира выделить курсором требуемое значение и нажать на кнопку Выбрать либо клавишу Enter.

После того как заполнены все вкладки окна, в поле Ком ментарий можно ввести с клавиатуры произвольный текст поясняющего характера.

Чтобы вывести сформированный документ на печать, нужно нажать на кнопку Печать, которая расположена внизу окна. При этом будут сформированы соответствующие заявления на всех сотрудников, перечисленных в табличной части окна. Кроме того, будет создана печатная форма документа Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР (форма АДВ-6-1).

Учтите, что после проведения документа он автоматически становится недоступным для редактирования. Поэтому при следующем открытии проведенного ранее документа в окне редактирования будут заблокированы кнопки ОК и Записать документ, а также команды Действия ► Провести, Действия ► Записать, Действия ► Записать и закрыть и Действия ► Отмена проведения.

2.7.3. СЗВ-6-1 и СЗВ-6-2 – СВЕДЕНИЯ О СТРАХОВЫХ ВЗНОСАХ И

СТАЖЕ ЗАСТРАХОВАННЫХ ЛИЦ

Программа предусматривают формирование документа Сведе ния о страховом стаже и взносах (формы СЗВ-6-1 и СЗВ-6-2). Чтобы создать документ, нужно выполнить команду главного меню Кадровый учет ► Персонифицированный учет ► Пачки СЗВ-6 (Сведения о страховом стаже и взносах) и в открывшемся окне списка на кнопку Добавить. В результате на экране открывается окно формирования документа.

В поле Номер вводится номер текущего документа, в поле От — дата его формирования. Эти параметры программа заполняет автоматически, но при необходимости их можно отредактировать с клавиатуры. Затем в поле Организация из раскрывающегося списка выбирается наименование организации, от имени которой оформляется данный документ.

Значение поля Номер пачки программа формирует автоматически в момент записи документа.

В поле Отчетный период с помощью кнопок счетчика выберите отчетный период, за который формируется документ. Параметры Руководитель и Должность заполняются автоматически сразу после выбора значения в поле Организация.

Сотрудник, ответственный за оформление текущего документа, указывается в поле Ответственный. Для заполнения данного поля нужно нажать на кнопку выбора и в открывшемся окне справочника физических лиц выбрать требуемое значение. При этом не стоит забывать, что выбранный сотрудник должен числиться в организации, указанной в поле Организация.

С помощью переключателя Тип формы укажите, какой документ надо сформировать — СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2.

С помощью переключателя Тип сведений выбирается тип предоставляемых сведений:

• Исходные — предоставляются исходные сведения;

• Корректирующие — предоставляются корректирующие данные. При этом в печатной форме документа будет помечен соответствующий пункт;

• Отменяющие — предоставляемые сведения являются отменяющими. Если выбран этот вариант, то в печатной форме документа будет помечен соответствующий пункт.

В поле Категория застрахованных лиц из раскрывающегося списка выберите название категории, к которой относятся застрахованные лица, включенные в документ.

Затем в таблице нужно составить список сотрудников, сведения о которых предоставляются в ПФР. Чтобы выбрать сотрудника, нужно в поле Сотрудник нажать на кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника физических лиц выделить курсором требуемую позицию и нажать на кнопку Выбрать либо клавишу Enter. Если после выбора сотрудника какие-то параметры не заполнились автоматически, это можно сделать вручную.

В поле Комментарий при необходимости с клавиатуры можно ввести комментарий к текущему документу в произвольном форме.

В нижней части окна расположено несколько кнопок. Рассмотрим назначение каждой из них.

Кнопка Печать предназначена для формирования печатных форм документа. Из меню, которое открывается после нажатия на данную кнопку, выбирается требуемый вариант — СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2.

Кнопка Показать файл предназначена для формирования файла с данными в формате ПФР.

При необходимости можно сохранить этот файл на внешнем носителе. Для этого нужно воспользоваться кнопкой Записать файл на диск. После нажатия на эту кнопку на экране открывается окно Укажите каталог, в котором по правилам Windows следует указать путь для сохранения файла.

После формирования документа его следует провести. Для этого необходимо выполнить команду Действия ► Провести или нажать на кнопку ОК.

С помощью кнопки Записать документ сохраняются выполненные в окне изменения без закрытия окна (документ будет сохранен, но не проведен). Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения изменений.

После проведения документа он автоматически становится недоступным для редактирования. Отменить проведение документа также не получится. Поэтому при последующем открытии проведенного ранее документа в окне редактирования будут заблокированы кнопки ОК и Записать документ, а также команды Действия ► Провести, Действия ► Записать, Действия ► Записать и закрыть, и Действия ► Отмена проведения.

2.7.4. ВВОД ДАННЫХ ДЛЯ ФОРМ СЗВ

С помощью команды главного меню Кадровый учет ► Персонифицированный учет ► Ввод данных для форм СЗВ осуществляется переход в режим ввода данных для формы СЗВ-6 (а за периоды до 2010 г. — и для формы СЗВ-4) по конкретному сотруднику.

Первое, что нужно сделать в данном окне, — указать название собственной организации, а после этого — выбрать сотрудника этой организации, по которому будут вводиться сведения. В поле Отчетный период с помощью кнопок счетчика укажите период, за который вводятся сведения.

Для заполнения параметров, расположенных в области Периоды работы за отчетный период, нажмите на кнопку Добавить или клавишу Insert. При этом табличную часть области будет добавлена новая позиция, для которой можно определить значения перечисленных ниже параметров.

• Период Начало и Окончание — в данных полях нужно указать соответственно начальную и конечную даты периода, за который вводятся сведения.

• Территориальные условия ► Код — в данном поле можно указать код территориальных условий, в которых работал сотрудник (если он исполнял свои служебные обязанности на территории, имеющей особый статус, например, Крайний Север, зона отчуждения). Для заполнения поля нажмите на клавишу F4 или кнопку выбора, затем в открывшемся окне щелчком мыши выделите требуемое значение и нажмите на кнопку Выбрать или клавишу Enter.

• Территориальные условия ► Ставка — в данное поле можно ввести коэффициент, который применялся за работу в сложных территориальных условиях.

• Код особых условий труда — здесь при необходимости можно указать код особых условий труда, если они есть. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка и используется для исчисления льготной пенсии.

• Код позиции списка — здесь указывается код соответствующей позиции Списка, если сотрудник пользуется правом на льготное пенсионное обеспечение в соответствии со списками № 1 и № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение. Если сотрудник пользуется правом на досрочное назначение пенсии за выслугу лет, то код профессии сотрудника указывается в соответствии с классификатором «Основания выслуги лет».

• Исчисление трудового стажа — здесь определяется продолжительность трудового стажа. Вначале в поле Код следует указать код трудового стажа на предприятии, приведенный в поле Организация. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка. Если это время сотрудник находился в отпуске по уходу за детьми или в административном отпуске, то в поле Вид отпуска из раскрывающегося списка нужно выбрать соответствующее значение.

• Месяцы и Дни — здесь указывается количество полных месяцев и дней, засчитываемых в трудовой стаж в течение данного периода. Требуемые значения вводятся с клавиатуры.

• Досрочное назначение пенсии — в данной группе параметров нужно привести сведения, которые используются для досрочного назначения пенсии (при их наличии). В поле Код указывается сокращенное обозначение кода работ для данного сотрудника. После этого в поле Часы/минуты указывается следующая информация: для преподавательской деятельности — количество часов, для авиаторов — количество часов налета, для парашютистов — количество прыжков. В поле Минуты указывается количество минут налета для авиаторов и летчиков. В поле Ставка приводится количество ставок. Требуемые значения в полях Часы/минуты, Минуты и Ставка вводятся с клавиатуры.

Если в табличную часть области Сведения о стаже застрахованного лица введено несколько значений, то их можно расположить в порядке возрастания дат; для этого нужно воспользоваться кнопкой Расположить, расположенной на инструментальной панели данной области.

Завершается ввод сведений в форму СЗВ-6 нажатием на кнопку ОК. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.

2.8. ОТЧЕТНОСТЬ ПО КАДРОВОМУ УЧЕТУ

В программе реализованы широкие функциональные возможности настройки, формирования и вывода на печать разнообразной отчетности по регламентированному кадровому учету. С некоторыми отчетными формами познакомимся ниже.

Отчет по форме № Т-2 «Личная карточка работника».

Личная карточка работника — один из самых старых документов кадрового учета. Она использовалась еще в советские времена. Конечно, с тех пор форма документа претерпела изменения, но его сущность осталась прежней.

Чтобы сформировать личную карточку работника, нужно на панели функций открыть вкладку Кадровый учет и щелкнуть по ссылке Личная карточка Т-2. Также для этого можно воспользоваться командой главного меню Кадровый учет ► Личная карточка Т-2.

В данном окне выполняется настройка отчета и отображается сформированный отчет. Первое, что нужно сделать, - это указать дату формирования отчета, а также организацию, по сотрудникам которой он будет сформирован. Можно выбрать стандартную дату из раскрывающегося списка, расположенного в левом верхнем углу окна, либо ввести любую произвольную дату в поле Дата. Организация же выбирается из раскрывающегося списка в поле Организация.

Если вы хотите сформировать личные карточки по всем сотрудникам выбранной организации, то после заполнения упомянутых выше параметров нажмите на кнопку Сформировать.

Если требуется более тонкая настройка (например, вас интересует карточка по одному работнику (нескольким работникам), отобранному по определенным критериям), используйте параметры, находящиеся в правой части окна (можете самостоятельно управлять их отображением с помощью кнопки Настройки).

С помощью параметров Отбор по подразделению и Отбор по работнику можно настроить фильтры на включаемые в отчет данные соответственно по подразделениям и работникам. В результате личные карточки будут сформированы по сотрудникам, удовлетворяющим заданным критериям отбора. Если в раскрывающемся списке выбрано значение Не отбирать, то фильтр по данному критерию применен не будет (т.е. в отчет попадут все данные). Если же выбрано значение Только выбранные, то с помощью кнопки Подбор нужно отобрать конкретные значения (подразделения или сотрудников), данные по которым должны быть включены в отчет.

После нажатия на кнопку Сформировать программа сгенерирует отчет в соответствии с заданными настройками. Учтите, что процесс формирования отчета может занять определенное время; это зависит от объема обрабатываемых данных (т.е. личная карточка по одному работнику сформируется почти сразу, а если отобрано много сотрудников, возможно, придется подождать), а также от производительности компьютера. Для отправки отчета на принтер используйте команду главного меню Файл ► Печать (эта команда вызывается также с использованием комбинации клавиш Ctrl+P).

2.8.1. ФОРМИРОВАНИЕ СПИСКА СОТРУДНИКОВ

Список сотрудников предприятия очень популярный отчет. Причем в программе возможно формирование сплошного и выборочных списков. Для перехода в режим работы с данным отчетом откройте на панели функций вкладку Кадровый учет и щелкните по ссылке Списки сотрудников или воспользуйтесь командой главного меню Кадровый учет ► Списки сотрудников организаций.

В данном окне вначале следует указать дату формирования отчета и организацию, по сотрудникам которой он будет сформирован. Можно выбрать стандартную дату из раскрывающегося списка, расположенного в левом верхнем углу окна, либо ввести любую произвольную дату в поле Дата. Организация же выбирается из раскрывающегося списка в поле Организация.

В верхней части данного окна располагается ряд кнопок, предназначенных для выбора варианта отчета, а в расположенной справа области настройки (для управления ее отображением предназначена кнопка Настройки) можно указать данные для отбора в отчет по следующим критериям: подразделение, должность и сотрудник. Причем в данном отчете можно применять так называемый обратный фильтр. Для этого нужно в раскрывающемся списке выбрать значение Кроме выбранных, после чего сформировать перечень объектов (подразделений, должностей или сотрудников — в зависимости от настраиваемого параметра), которые должны быть исключены из отчета. Такой отбор — прямая противоположность отбора Только выбранные, при котором в отчет попадают лишь отобранные для этого данные. Значение Не отбирать, которое предлагается по умолчанию, в данном случае даже при наличии в списке критериев отбора будет проигнорировано.

Дата добавления: 2015-07-18