Координация

Вероятно, одними из самых сложных управленческих решений являются решения по разработке процессов, координирующих деятельность подразделений организации и отдельных людей, в ней работающих.

Координация - это объединение деятельности людей и подразделений в единый механизм, нацеленный на реализацию задач организации.

Каждый человек в организации может заниматься лишь какой-то одной небольшой частью общей работы, и задача руководителей организации – создать такие процессы координации деятельности всех сотрудников, которые создают условия для согласования всех их действий. Эта задача предполагает согласование интересов компании в целом и отдельных ее подразделений или групп людей, а также наличие единой цели деятельности. Многие исследователи подчеркивают, что в круг задач высшего руководства входит обязанность способствовать тому, чтобы понимание назначения организации пронизывало всю структуру, ибо, чем полнее понимание целей рядовыми и руководящими сотрудниками, тем эффективнее координация их усилий.

Координация деятельности людей и подразделений в организации осуществляется с помощью вертикальных и горизонтальных связей.

Рис. Типы координации деятельности организаций

Вертикальные связи необходимы для координирования действий верхних и нижних уровней управления.

Первый вид вертикальной связи - цепь команд. Распоряжения в организации обычно спускаются сверху вниз, а отчетность идет снизу вверх. Если подчиненному нужна информация, он обращается наверх к своему руководителю.

Другой вид – системы подчинения и отчетности. При перегрузке менеджера на какой-то позиции можно ввести еще один уровень иерархии путем назначения помощника (заместителя) или в виде добавления еще одной равноценной позиции, обеспечив бесперебойность выполнения задач внедрением соответствующих систем подчинения и отчетности.

Механизмом вертикальных связей третьего вида являются вертикальные информационные системы, предоставляющие менеджерам более низкого уровня весь объем информации по деятельности более высоких уровней управления, требуемый им для выполнения их задач.

Горизонтальные связи пронизывают барьеры между подразделениями и создают возможности для координации деятельности сотрудников, работающих в различных трудовых коллективах и выполняющих разные функциональные задачи. Именно разработка и налаживание горизонтальных связей в настоящее время многими компаниями признается одной из наиболее важных задач управления.

Часто утверждается, что вертикальное расположение подразделений компании находится в определенной связи с общей целью организации, тогда как горизонтальное взаимодействие подразделений происходит в соответствии с процессами, необходимым для достижения этой цели.

Например, целью компании IBM является производство и продажа изделий и услуг, относящихся к управлению информационными ресурсами. Но процесс достижения общей цели требует согласования действий множества организационных единиц, таких, как производственный отдел, отдел сбыта, отдел маркетинга, отдел кадров и пр. Следовательно, необходимо разработать такие механизмы координации деятельности этих подразделений, чтобы весь организационный процесс был ориентирован на общее благо организации.

Горизонтальная координация создается с использованием следующих механизмов:

· Передача информации на бумажных или электронных носителях – доступный и относительно простой способ держать всех в курсе дела.

· Прямые контакты - очень эффективный способ координации действий. Многие компании обращают особое внимание на поддержку прямых контактов между сотрудниками различных подразделений.

· Введение специального посредника-координатора. Наиболее часто посредник вводится для координации действий подразделения НИОКР и производственных подразделений, а также координации деятельности транспортных отделов, компьютерных и других обслуживающих подразделений.

· Предыдущие механизмы используются в основном для обеспечения связи между двумя какими-либо подразделениями. Если задача ставится шире, может быть создан временный комитет, состоящий из представителей нескольких подразделений, связанных с решением поставленной задачи. Деятельность этого комитета снижает нагрузку на вертикальные связи.

· Для установления постоянной горизонтальной связи можно ввести должность интегратора. Обычно это должность менеджера продукта, менеджера проекта, менеджера программы, менеджера торговой марки. В отличие от посредника-координатора интегратор не подчинен никому из функциональных руководителей. Его место – вне функциональных отделов. Как правило, на этой должности менеджеру необходимо хорошо уметь работать с людьми, поскольку он наделяется большой ответственностью, но малыми полномочиями.

· Наиболее сильным координирующим механизмом являются проектные команды. Это команды, создающиеся из сотрудников разных подразделений и работающие на постоянной основе. Они создаются тогда, когда необходима координация деятельности подразделений в течение длительного времени, например, при работе над важным проектом, разработке инновационных решений или внедрении новых продуктовых линий.

Горизонтальная координация деятельности организации более подробно представлена в параграфе 2 главы 2.

Матричные структуры управления, построенные на принципах координации деятельности различных функциональных подразделений, рассматриваются в параграфе 2 данной главы.

Дата добавления: 2015-07-17