Визначення обсягів документообігу

Обсяг документообігу установи - це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених в установі (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік).

Метою обліку документообігу є одержання необхідних даних для:

o розрахунку штатної чисельності діловодного персоналу;

o розрахунку ефективності застосування засобів механізації й автоматизації діловодних процесів;

o визначення ступеня завантаженості діловодного персоналу, а також структурних підрозділів і окремих виконавців роботою з документами.

Обсяги документообігу в установі визначаються з урахуванням всіх документопотоків за певний період часу, як правило, за рік. У великих установах облік документообігу можуть проводити кожного місяця, що дає можливість визначити місяці найбільш інтенсивної роботи.

Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами вхідних, внутрішніх (як правило, за видами) і вихідних документів в місцях їх реєстрації. За одиницю обліку береться документ.

Вхідні і вихідні документи, незалежно від їх носіїв, обліковуються на етапі прийому і відправлення кореспонденції (експедиція, служба діловодства, секретар керівника). Внутрішні документи підраховуються за місцем їх реєстрації чи підготовки. Крім того, слід пам'ятати, що всі внутрішні документи підлягають реєстрації (доповідні записки, довідки, заяви тощо).

Розмножені примірники, опрацьовані службою діловодства, підраховуються окремо на основі прийнятої в установі системи обліку документів. При цьому кожен документ обліковується один раз. Дія більш точного визначення обсягу документообігу варто враховувати і документи, що не підлягають реєстрації, оскільки для їх оброблення також потрібно витрачати час. Це можна зробити за реєстрами вхідної кореспонденції.

Облік документів може здійснюватися як за установою в цілому, так і за кожним структурним підрозділом, за групою документів. Облік документів може здійснюватися в службі діловодства, відділі кадрів, бухгалтерії, службі маркетингу, відділі науково-технічної інформації тощо. Розмножені примірники підраховують окремо в розмножувальному бюро, службі автоматизованої обробки документів, видавництві, типографії тощо, застосовуючи при цьому прийняту в установі систему обліку. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію.

Рекомендується також окремо підраховувати оригінали документів та копії, позначаючи їх у вигляді дробу, де в чисельнику записано кількість оброблених в установі документів, а в знаменнику - кількість копій. Наприклад: обсяг документообігу в Європейському університеті за 2012 рік складає 1588/1965.

Періодичність підрахунку документообігу визначає служба діловодства. У великих установах документообіг обліковують кожного місяця, що дає можливість визначити місяці найбільш інтенсивної роботи. Можна здійснювати підрахунок щоквартально. У невеликих установах достатньо підраховувати кількість документів за рік. Результати обліку документів узагальнюються службою діловодства і подаються керівництву установи дія вжиття заходів дія удосконалення роботи з документами.

Підсумкові дані обліку обсягу документообігу можуть бути подані в табличній формі (додаток 5.14).

Організація передачі документів виконавцям

Для забезпечення ритмічності роботи та своєчасного виконання документів служба діловодства розробляє графіки передачі кореспонденції керівництву установи і структурним підрозділам.

Зареєстровані документи після попереднього їх розгляду службою діловодства передаються на розгляд керівництва установи в день їх надходження або наступного робочого дня у разі надходження документів у неробочий час. Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються негайно.

Відразу після реєстрації керівнику установи у теці з грифом "Невідкладно" передаються акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня.

Приймаючи документи для підпису в керівника, секретар-референт перевіряє правильність їх оформлення: адресу, короткий зміст, прізвище виконавця, номер його службового телефону, наявність необхідних віз. Неправильно оформлені документи повертаються виконавцеві.

Доповідні записки керівників структурних підрозділів секретар-референт реєструє у журналі реєстрації вхідної кореспонденції і після розгляду керівником передає безпосередньо виконавцеві під розписку в цьому ж журналі.

Документи, розглянуті керівництвом установи, повертаються з відповідною резолюцією службі діловодства, яка ще раз переглядає їх, за потреби уточнює виконавців, зміст доручення та строк виконання, що вказано в резолюції, й здійснює передачу документів на виконання.

Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів, може бути переданий виконавцям у порядку визначення їх в резолюції або одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю (визначеному в резолюції першим). У разі впровадження електронного документообігу співвиконавці отримують документ в електронній формі.

Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в реєстраційній формі із зазначенням інформації про виконавців, яким передано оригінал документа та його копії.

Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов'язковому порядку здійснюється через службу діловодства, в якій було зареєстровано документ. Документи, виконання яких перебуває на контролі, передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки з повідомленням про це службі контролю.

Облік документів, що передаються з одного структурного підрозділу до іншого, здійснюється шляхом проставлення відповідних відміток у реєстраційних формах, які веде служба діловодства.

52. Реєстрації документа - це одночасно і початковий етап контролю за його виконанням. Реєстраційні і контрольні функції при цьому нерозривно пов'язані і здійснюються за допомогою журналів і карток. Часто користуються спеціальною контрольною картотекою, в яку вкладаються картки на документи, строки виконання яких передбачені протягом наступного місяця. У контрольній картотеці картки розміщуються за датами виконання документів, що дає можливість здійснювати контроль щодня.

Основна мета контролю - забезпечення виконання тих документів, які за дорученням керівника взяті на контроль.

Контроль забезпечує своєчасне та якісне виконання документів. Відповідальність за це несуть особи, вказані у розпорядчому документі (наказі, рішенні, вказівці тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. Якщо документ виконується кількома виконавцями, відповідальним є той, який у резолюції вказаний першим.

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на канцелярію або спеціально створену контрольну службу. У структурних підрозділах його здійснює секретар або особа, відповідальна за ведення діловодства.

Строки виконання документів розраховуються у календарних днях від дати підписання або затвердження для створюваних установою документів чи від дати надходження - для вхідних. Ці терміни можуть бути типовими та індивідуальними. Для окремих, найбільш масових категорій документів встановлюються типові строки виконання відповідно до актів вищих органів законодавчої та виконавчої влади України. В інших випадках вони не повинні перевищувати 10 днів. Триваліші терміни встановлюються для документів складних за характером виконання.

Індивідуальні строки виконання встановлюються для найбільш важливих документів керівником установи. Кінцева дата фіксується у тексті документа.

Якщо у вхідному документі зазначений строк, до якого передбачається одержати відповідь, його необхідно дотримуватися. Зміна терміну виконання здійснюється лише за вказівкою керівника в такому порядку: типові строки - прийняттям нового акту, індивідуальні - керівником, який його встановив.

Продовження терміну виконання має бути оформлене відразу ж після одержання документа виконавцем або не менш ніж за три дні до його закінчення, якщо в процесі виконання з' ясувалося, що вкластися у встановлений строк неможливо. Якщо цього не зробити, документ вважається не виконаним у строк. Припинити або відмінити виконання документів має право лише вища в порядку підпорядкування організація, організація - автор документа і орган державного нагляду.

Контроль за виконанням документів включає:

o постановку документа (доручення) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

o перевірку своєчасного доведення документа до виконавця;

o попередню перевірку і регулювання ходу виконання;

o облік і узагальнення результатів контролю виконання документів (доручень);

o інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);

o повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданнях колегіальних органів;

o зняття документів з контролю;

o формування картотеки виконаних документів.

Контроль за виконанням документів відображається у реєстраційно-контрольних картках, додаткові примірники яких виготовляються при взятті документів на контроль. Одночасно на лівому полі першої сторінки документа, що підлягає контролю, проставляється штамп "Контроль" або літера "К", після чого документ передається виконавцю, а додатковий примірник реєстраційної картки вміщується у контрольну картотеку.

Картки контрольованих документів групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за строками виконання документів, виконавцями, групами документів (накази, рішення тощо).

Дані про хід виконання документів, отримані шляхом телефонного запиту або під час перевірки структурного підрозділу-виконавця, вносяться до графи "Контрольні відмітки" контрольної картки. При цьому попередні записи не закреслюються.

В установі з обсягом документообігу понад 25 000 документів на рік періодично складаються і надсилаються в структурні підрозділи-виконавці вони документів, не виконаних у встановлений строк. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до контрольної служби.

В установі зі значним документообігом контроль за виконанням документів може провадитися за допомогою комп' ютерної і електронно-обчислювальної техніки. Підсумком автоматизованого пошуку є виведення шуканої інформації або повідомлення про її відсутність. Автоматизованому контролю виконання підлягають документи терміном виконання не менше п' яти днів.

Нагадування виконавцям про терміни виконання відомості про перенесення строків його завершення тощо виводяться на друкарський пристрій (принтер).

Документ вважається виконаним лише тоді, якщо поставлені в ньому питання вирішені і кореспондент отримав повну відповідь.

Після виконання документи знімаються з контролю. Це може зробити тільки та відповідальна особа, яка поставила його на контроль. При цьому на документі і картці робиться позначка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття з контролю вносяться у контрольну картку

При автоматизованій формі контролю після виконання документу виготовляється машинограма, яка використовується у довідковому дублюючому масиві (директорії, файлі), що передається на зберігання у відомчий архів одночасно з документами.

Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву установи, на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів з пропозиціями щодо поліпшення роботи. Відомості про виконання документів, що підлягають індивідуальному контролю, подаються за встановленою формою.

53. Завдання контролю - забезпечення своєчасного та якісного виконання документів. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

Обов'язковий контроль виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень президента України; постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України.

Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні), резолюції керівника, безпосередні виконавці. Коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання є перший зазначений у резолюції.

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на канцелярію. У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконання документів здійснює секретар.

Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строк - у самому документі чи встановлений актом законодавства. Наприклад: листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них терміну або протягом ЗО днів, телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення - до 2 днів. Документи без зазначення строку виконання - повинні виконуватись не пізніше як за ЗО календарних днів. "Терміново" - 7 днів.

Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

постановку документів на контроль, формування картотеки

контрольованих документів;

перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів;

інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (на оперативних зборах, засіданнях колегіальних органів);

зняття документів з контролю; - формування картотеки виконаних документів. Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Проставляють літеру К на лівому полі документа, документ передають виконавцю, а додатковий примірник РКК ставлять до контрольної картотеки.

РКК групуються у контрольну картотеку чи у розділі довідкової картотеки за термінами виконання документів, за виконавцями, групами документів (постанови, накази, рішення).

В установі з обсягом документообігу більше 25 тис. документів на рік періодично складаються переліки не виконаних у встановлений термін документів і надсилаються до структурних підрозділів.

При контролі за допомогою ПК пошук необхідної інформації здійснюється за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом.

Після виконання документ знімається з контролю, та ж особа робить помітку на документі (РКК) про зняття з контролю.

54. Строк виконання документа - це строк, встановлений нормативно-правовим актом, організаційно-розпорядчим документом або резолюцією керівництва. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях з дати підписання (затвердження) документа, а вхідних - з дати надходження. Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, то документ підлягає виконанню не пізніше робочого дня, що передує неробочому дню.

Типові строки виконання визначаються нормативно-правовими актами [13]. Наприклад, депутатський запит виконується в 15-денний строк від дня його одержання або інший строк, установлений Верховною Радою України; звернення народного депутата України і депутата місцевої ради - протягом 10 днів від дня одержання, в разі необхідності додаткового вивчення чи перевірки - не пізніше як у місячний строк; бухгалтерський звіт і річний баланс (розгляд, затвердження і повідомлення рішень за ними) - у 15-денний строк з дня одержання; телеграми, що вимагають термінового виконання, - до двох днів, решта - протягом 10 днів; інформаційні запити щодо доступу до офіційних документів і запити щодо надання письмової або усної інформації задовольняються протягом місяця [З, ст. 33].

Законодавством встановлено строки виконання для всіх категорій звернень громадян [4, ст. 20].

Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів. Якщо завдання (доручення) потребує термінового виконання, слід зазначити конкретний строк виконання.

Якщо у зверненні порушено питання, яке не входить до компетенції установи, то воно не пізніше як через п'ять днів пересилається за належністю до відповідного органу або посадовій особі, про що також повідомляється заявникові.

Типові строки можуть встановлюватися відомчими підзаконними актами, наприклад: про надання статистичної і фінансової звітності, про подання претензій щодо якості продукції, апеляцій на рішення фінансових і судових органів тощо.

В установі можуть бути встановлені типові для даної установи строки виконання певних видів документів. Це регламентується інструкцією з діловодства цієї установи.

Індивідуальні строки виконання документів встановлює керівництво установи та керівники структурних підрозділів під час розгляду документів, що відбивається в резолюції або вказується в самому документі. Подеколи індивідуальний строк виконання документа відрізняється від типового, встановленого для цієї групи документів (наприклад, для розгляду звернень громадян керівник встановлює менший строк виконання, якщо вирішення порушеного питання є невідкладним). У розпорядчих документах та рішеннях колегіальних органів строк виконання зазначається в кожному пункті. При визначенні тривалості строку виконання документа враховуються його зміст та практичні можливості щодо підготовки відповіді. Для документів, що містять складні завдання, встановлюють триваліші строки виконання (місяць, квартал, півроку, рік). У цьому разі необхідно розділити доручення на етапи й контролювати виконання кожного етапу окремо.

Порядок зміни строків виконання документів

Зміна типових строків виконання певних категорій документів здійснюється шляхом прийняття нового нормативно-правового акта.

Індивідуальний строк виконання документа можна змінити лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила.

Якщо керівник, який встановив строк виконання документа, відсутній, змінити строк може особа, яка його заміщає. Строк може бути продовжено, якщо виконавець подасть керівникові обґрунтоване прохання про це не пізніше як за три робочих дні до встановленої дати виконання, а для документів, на яких не зазначено дати виконання, - за три робочих дні до закінчення граничного 30-денного строку від дати одержання документа.

Строки виконання термінових і оперативних доручень не продовжуються. Про всі випадки зміни строку виконання документів відповідальний виконавець своєчасно інформує групу контролю (секретаря) для внесення змін до РКК (новий строк, дата зміни, підпис).

55. У разі потреби в оцінці доцільності видання документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюють погодження проекту документа.

Розрізняють внутрішнє й зовнішнє погодження документів. Внутрішнє погодження здійснюють усередині самого підприємства, установи, організації (далі — установа) (зі структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до своєї компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа), а зовнішнє — за межами установи.

Основні положення щодо візування документів зазначені в Типовій інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженій постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. № 1242 (далі – Типова інструкція), та в «Уніфікованій системі організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003», затвердженій наказом Держспоживстандарту України від 07 квітня 2003 р. № 55 (далі – ДСТУ 4163-2003).

Пунктом 1.1. ДСТУ 4163-2003 передбачено, що він поширюється на організаційно-розпорядчі документи – постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності:

— органів державної влади України, органів місцевого самоврядування;

— підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності.

ДСТУ 4163-2003 встановлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів.

Типова інструкція встановлює загальні положення щодо функціонування структурних підрозділів з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, вимоги 4

до документування управлінської інформації та організації роботи з документами в установах незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

Таким чином, чинним законодавством України формується єдиний підхід до ведення діловодства в державі.

Дата добавления: 2015-07-14