Внутрішнє погодження і зовнішнє погодження

Внутрішнє погодження проекту документа оформлюють візою, що складається з таких елементів:

✒ назва посади особи, яка візує документ;

✒ особистий підпис;

✒ ініціал(и) і прізвище;

✒ дата візування.

Наприклад:

Начальник відділу кадрів

Поливана С. В. Поливана

(підпис)

20.01.2015

(дата)

Перелік посадових осіб підприємства, які повинні завізувати документ, визначає його виконавець, виходячи зі змісту цього документа. Відповідальність за

зміст документа, який візують кілька посадових осіб, несуть однаковою мірою всі ці особи.

Візу розміщують нижче реквізиту «Підпис» без відступу від межі лівого берега документа. При цьому візу дозволяється проставляти як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа, якщо місця для неї на лицьовому

боці останнього аркуша документа не вистачає.

ВІЗИ ПРОСТАВЛЯЮТЬ ЛИШЕ НА ПРИМІРНИКУ ДОКУМЕНТА, ЩО ЗАЛИШАЄТЬСЯ У СПРАВІ ПІДПРИЄМСТВА (УСТАНОВИ)

Якщо посадова особа, яка візує проект документа, викладає на окремому аркуші паперу свої зауваження й пропозиції, то в самому проекті документа про це

роблять відповідну відмітку за такою формою:

Начальник юридичного відділу

Довгопол І. К. Довгопол

(підпис)

Зауваження й пропозиції додаються

13.01.2015

(дата)

Про наявність зауважень до проекту документа виконавець має обов’язково доповісти особі, яка підписує цей документ. Якщо під час візування з’ясується, що в

підготовлений до підписання документ необхідно внести суттєві зміни, після відповідного доопрацювання він потребуватиме повторного візування.

Зовнішнє погодження здійснюють з іншими підприємствами чи будь-якими іншими юридичними особами незалежно від рівня їх підпорядкування, наприклад з:

✒ організаціями вищого рівня в разі, якщо зміст документа стосується управлінських дій, здійснення яких можливе лише з дозволу цих організацій;

✒ державними органами, які згідно з чинним законодавством здійснюють контроль у певній сфері діяльності (фінансовій, екологічній, з охорони праці та життєдіяльності тощо);

✒ підприємствами одного рівня, якщо видання документа зачіпає їхні інтереси;

✒ підвідомчими юридичними особами, якщо вони є обов’язковою стороною для здійснення відповідних правовідносин;

✒ громадськими організаціями в разі необхідності або у випадках, передбачених чинним законодавством.

При цьому зовнішнє погодження має здійснюватися в такій послідовності:

✒ з підприємствами одного рівня й іншими юридичними особами;

✒ з громадськими організаціями;

✒ з державними органами, що здійснюють контроль у певній сфері;

✒ з організаціями вищого рівня.

Зовнішнє погодження проектів документів зі сторонньою юридичною особою

оформлюють грифом погодження, який складається з таких елементів:

✒ слово ПОГОДЖЕНО (без лапок);

✒ назва посади особи й назва підприємства, що погоджує документ;

✒ особистий підпис;

✒ ініціал(и) і прізвище посадової особи;

✒ дата погодження.

Наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Заступник генерального директора

з виробничих питань

ПрАТ «Завод «Будівельник»

Степаненко О. В. Степаненко

(підпис)

09.01.2015

(дата)

Гриф погодження розміщують нижче реквізиту «Підпис» без відступу від межі лівого берега як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа (якщо місця для нього на лицьовому боці останнього аркуша не вистачає)

Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснює колегіальний орган,

гриф погодження оформлюють так:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання

експертно-перевірної комісії

Державного архіву Полтавської області

від 27.01.2015 № 1

(дата)

Якщо проект документа необхідно погодити більш як із трьома юридичними особами, складають «Аркуш погодження», про що роблять відмітку в самому документі на місці грифу погодження: «Аркуш погодження додається».

56. Проекти підготовлених документів перед підписанням в ряді випадків погоджуються із зацікавленими суб'єктами, структурними підрозділами, окремими посадовими особами.

Це робиться для перевірки доцільності та своєчасності документа і є, по суті, оцінкою проекту.

Погодження здійснюється в межах суб'єкта та за його межами. Внутрішнє погодження оформляється візою, яка складається із особистого підпису візуючого і дати. Але віза може бути оформлена і більш детально: визначення посади візуючого, підпис, його розшифрування (ініціали і прізвище) та дата.

На зразок візи оформляється також відмітка про ознайомлення з документом (ознайомлююча віза). У випадку незгоди з документом, наявності зауважень та доповнень до проекту вони викладаються на окремому аркуші.

Місце візи - нижче підпису або з лівого поля документа на останньому аркуші того ж екземпляру, який буде залишений в суб'єкта. Для документів внутрішнього обігу - це перший екземпляр, для тих, які відправляються за межі суб'єкта, - другий.

Суб'єкти повинні мати перелік найбільш важливих документів із зазначенням осіб, візи яких необхідні при їх оформленні. Такий перелік доцільно подати в додатку до інструкції з діловодства.

Зовнішнє погодження документа може бути оформлене протоколом погодження або обговорення проекту документа, але найчастіше - грифом погодження.

Гриф погодження оформляється відповідно до вимог державного стандарту та має два варіанти: погодження з конкретною посадовою особою та погодження з колегіальним органом. Наприклад:

У першому випадку після слова ПОГОДЖЕНО вказується назва посади, включаючи назву суб'єкта, ставиться особистий підпис, дається його розшифрування та вказується дата. В другому випадку після слова ПОГОДЖЕНО вказується документ, його номер та дата.

Слово ПОГОДЖЕНО пишеться великими літерами без лапок. Місце грифа погодження - нижче реквізиту "підпис" на лицьовому боці документа. За необхідністю погодження з кількома суб'єктами може складатися окремий лист погодження.

Усі службові документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження. Дати підписання й затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Наприклад, 14.02.05. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат. Наприклад, 14 лютого 2005 року.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа й направлення його до справи).

Індексація документів - це присвоєння реєстраційних номерів і необхідних умовних позначок при реєстрації, що вказують на місце їх, виконання та зберігання.

Дата добавления: 2015-07-14