Погодження документів

У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Існує внутрішнє та зовнішнє погодження документів. Внутрішнє погодження здійснюється безпосередньо в організації зі структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа. Зовнішнє погодження здійснюється за межами організації.

Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза проекту наказу та вказівки включає:

o особистий підпис;

o ініціали й прізвище особи, яка візує документ;

o дату візування.

У разі потреби зазначається найменування посади особи, яка візує документ. Наприклад,: Заступник головного лікаря з адміністративно-господарчої роботи (Підпис) (Ініціали, прізвище) Дата.

Віза може проставлятись як на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа, так і на зворотному, якщо місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає. Візи проставляються на першому примірнику документа. Якщо зауваження й пропозиції до проекту документа займають більше трьох рядків, то вони викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:

Головний економіст (Підпис) (І. Р. Ігнатенко)

Зауваження й пропозиції на 3 стор. Додаються.

Дата Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ. Згідно з Наказом МОЗ України № 252 від 04.06.2003 р., проекти наказів обов'язково перевіряються працівниками юридичної служби Міністерства на відповідність їх законодавству і візуються після їх, погодження з начальником Управління справами, профільними та контрольним підрозділами.

Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче від підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово "Погоджено", найменування установи та посади особи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали, прізвище та дата погодження. Наприклад,

ПОГОДЖЕНО

Начальник управління охорони здоров'я Луганської обласної держадміністрації

(Підпис) (Ініціали, прізвище) Дата

У разі, коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка в самому документі на місці грифа погодження. Наприклад: Аркуш погодження додається.

Засвідчення документів здійснюється шляхом їх:

o підписання;

o затвердження;

o про ставлення печатки.

Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ, особистого підпису, ініціалів та прізвища. Якщо документ надруковано на бланку вказується посада без найменування закладу. Якщо документ надрукований не на бланку, то, крім посади, вказується найменування закладу.

Документи підписуються, як правило, однією особою, а в разі коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо) - двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під одним у послідовності відповідно до посади.

Документи колегіальних органів підписують головуючий на засіданні колегіального органу і секретар.

Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "в. о.", "заст."). Не допускається підписання документа з прийменником "за" або прославленням косої риски перед найменуванням посади.

Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах.

Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа.

Перелік документів, які підлягають затвердженню наведений в Інструкції з діловодства у Міністерстві охорони здоров'я України (Наказ № 20 від 05.02.1998 р.) і представлений на рис.10.12.

Гриф затвердження розміщується в правому верхньому кутку першого аркуша документа. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою. Гербова печатка ставиться також на положеннях (статутах) закладів, договорах, посвідченнях, дорученнях. Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

57. Адресат (реквізит 16) оформляється на документах, призначених для передачі керівництву (заяви, доповідні та пояснювальні записки тощо) або структурному підрозділу (розпорядження, вказівки та ін.). Адресат визначається також у випадках, коли листи чи документи надсилаються іншим суб'єктам.

Реквізит "адресат" може складатися з таких складових частин: найменування суб'єкта (в називному відмінку); найменування структурного підрозділу (в називному відмінку); назва посади одержувача (в давальному відмінку); прізвище та ініціали (в давальному відмінку). Наприклад:

Стоноженку Ю.В.; поштова адреса.

Кожна із вказаних складових частин адресата розташовується з нового рядка з одного положення табулятора. Відстань між ними дорівнює 1,5 інтервалу. Розділові знаки (крапки та коми) не ставляться.

Оскільки назва суб'єкта та його структурного підрозділу вказується в називному відмінку, прийменник "в" відсутній.

При внутрівідомчому листуванні і листуванні з постійними кореспондентами, коли відома конкретна службова особа, у компетенції якої знаходяться дані питання, для оперативного отримання документа доцільно вказувати посаду і прізвище одержувача. При цьому ініціали проставляються після прізвища, а перед прізвищем може вказуватись вчений ступінь. Наприклад:

Черкаський державний технологічний університет факультет електронних технологій «завідувачу кафедрою, д.т.н., професору Коваленко В. О,

У випадках, коли документи адресуються на ім'я посадової особи суб'єкта, назва суб'єкта входить у назву посади і вказується в давальному відмінку. Наприклад:

Директору Українського науково-дослідного інституту >> джерелознавства та архівної справи «Іванову 1.1.

У випадках, коли ми звертаємось до приватних осіб, спочатку потрібно вказати адресу (згідно з Поштовими правилами), а потім прізвище та ініціали особи.

Повну поштову адресу потрібно вказувати у випадках, коли документи направляються адресату одноразово.

Свої особливості має порядок адресування документів іноземним кореспондентам. Вони адресуються суб'єктам або конкретній особі (без зазначення посади). При цьому спочатку вказуються прізвище та ініціали, потім найменування суб'єкта, далі його адреса.

58. ГЛАВА 1.НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ, ЇЇ СУТНІСТЬ ІСОДЕРЖАНИЕ

1.1 Номенклатура справ: означення й функціональне призначення

Організація ефективного діловодства підприємства немислима без попереднього створення при цьому відповідних умов. Однією з таких умов і є, зокрема, розробка номенклатури справ.

Номенклатура справ — це розроблений за встановленої формі систематизований перелік найменувань (заголовків) справ,заводимих підприємством (організацією, установою) у процесі здійснення діяльності, з термінів їх збереження.

Номенклатура справ — це систематизований список найменувань справ,заводимих в діловодстві, з термінів їх збереження, затверджений у порядку.

Документи, присвячені певному питання чи ділянці діяльності організації, після виконання групуються до справи.

Номенклатура справ необхідна до швидшого пошуку документів з їхньої видам та змісту. Від його якості залежить оперативність роботи з документами. Номенклатура справ необхідна задля розподілення і угруповання виконаних документів мають у справи, закріплення індексації справ, задля встановлення термінів зберігання, до створення довідкової картотеки виконаних документів і майже служить облікованим документом в архіві організації для справ тимчасового зберігання до 10 років включно.

>Номенклатуру справ підготовляє структурне підрозділ. У цьому відповідальність за розробку номенклатури справ доручається канцелярію чи секретаріат (секретаря).

При побудові номенклатури необхідно керуватися наступним:

- дотримуватися несумісність на підході до організації обліку, систематизації, опису, зберігання й пошуку документів;

- застосовувати індексацію документів, що забезпечує внесення на відповідні розділи номенклатури змін, додавань і виправлень;

- ознайомитися з стабільністю індексів.

Номенклатура справ то, можливо індивідуальної, з приблизною і типовий.

Індивідуальна номенклатура справ відбиває документи конкретної організації.

З метою уніфікації угруповання документів певної категорії організацій з однотипним характером роботи і складом документів розробляється приблизна чи типова номенклатура справ.

Приблизна номенклатура справ має рекомендаційний характер, типова — обов'язковий. Типовий номенклатурою, зазвичай, встановлюється єдина індексація справ для організацій всієїсистеми.[1]

Приблизна чи типова номенклатура справ розробляється вищестоящими органами і є базою упорядкування індивідуальних номенклатур в підвідомчих організаціях, тому її обов'язково погоджують із архівними установами.

Під час розробки індивідуальної номенклатури з урахуванням типовий чи з приблизною обов'язково враховують специфіку конкретної організації.

Номенклатура справ структурного підрозділи розробляється із провідних фахівців і узгоджується з канцелярією і архівом організації.

Кожна організація зобов'язана мати власну номенклатуру справ незалежно від цього, може бути приблизна чи типова номенклатура справ. Рекомендується зведена форма номенклатури справ, що складається з номенклатур всіх підрозділів. Зведена номенклатура справ готується канцелярією з урахуванням номенклатур підрозділів, і узгоджується з певним архівним установою.

Після затвердження зведеної номенклатури справ керівником організації структурні підрозділи розміщуються отримують виписки відповідних її розділів від використання у роботі.

Затверджені номенклатури справ діють уже багато років. Наприкінці кожного року вносять зміни, якщо вони були, і номенклатура справ знову вводять у дію з початку наступного.

Щорічний примірник номенклатури справ — це документ постійного зберігання, який входить у розділ номенклатури канцелярії (чи секретаріату). Номенклатура справ підлягаєпересоставлению і перезатвердженню у випадку докорінної зміни функцій і структури організації.

Перш ніж скласти номенклатуру справ, необхідно старанно вивчити склад, утримання і кількість документів, які у організації. У цьому використовуються становища (статути) про організацію, штатні розкладу, діючі переліки документів, класифікатори, торішні номенклатури справ, список кореспондентів, опису справ постійного насилля і тимчасового зберігання (понад 10 років), довідкові картотеки.

Вибір класифікаційної схеми номенклатури справ залежить як від організаційної структури побудови апарату організації, і від які вона виконувала функцій, тому класифікаційними поділами номенклатури справ може бути як внутрішні структурні підрозділи розміщуються, і управлінські функції.

У номенклатуру мають включатися всі справи і документи, що відбивають діяльність організації. Справи громадських організацій входять у номенклатуру справ організації, коли вони створено. У номенклатуру включаються і незакінчені справи, що надійшли з іншої організації їхнього рішення, і навіть все довідкові картотеки до документів.

У номенклатуру не включаються друкарські видання (збірники постанов уряду, довідники, бюлетені, брошури, покажчики, реферативні журнали, експрес-інформація тощо. п.), і навіть алфавіти та інші допоміжні матеріали, які відбивають питання основний діяльності організації.

Кожне справа, включене до номенклатури, повинен мати ін деці. Протягом усього термін дії номенклатури у ній своєчасно проставляються позначки про закладі справ, здачі в архів, виділенні справ до знищення, про особу, відповідальних за формування справ, і передачі справ у іншу організацію продовжити.

У номенклатурі вказується найменування розділів і підрозділів класифікаційної схеми і найменування (заголовки) справ.

Кожен документ характеризується поруч ознак.

Окремі — суттєві, постійні, інші — несуттєві, тимчасові. Зрозуміло, що з класифікації документів найбільше зацікавлення можуть уявити лише суттєві ознаки, вони мали назва «ознак закладу справ».

Прийнято виділяти шість такихпризнаков.[2]

1. Номінальний. Підставою для угруповання документів за цією ознакою служить їх назва, т. е. до справи об'єднуються документи самої назви, наприклад протоколи.

2.Тематический. І тут об'єднуються документи одного змісту, т. е. присвячені однієї темі.

3. Авторський. У цій ознакою за одну справа об'єднуються документи, складені чи однією особою, чи одним установою.

4.Корреспондентский. На кожного кореспондента заводиться окрема папка, у якій гуртується вся листування з окремим обличчям чи підприємством.

5. Географічний. Це різновид кореспондентського ознаки. І тут за одну справа об'єднуються документи різних кореспондентів, що є на певній території.

6. Хронологічний. По хронологічного ознакою групуються документи за певну період. У цій ознакою гуртується бухгалтерська звітність.

У окремих випадках документи групуються у справи з кількох ознаками відразу.

Якщо недоїмку протягом року у організації з'являються нові документовані ділянки роботи, вони додатково вносять у номенклатуру. І тому у кожному розділі номенклатури вставляються резервні номери. Після закінчення діловодного року у кінці номенклатури робиться підсумкова запис' про кількість заведених справ (томів).

Дата добавления: 2015-07-14