Використання можливостей текстового редактора WORD у торговельному менеджменті. Формування документів та звітів для торговельного менеджменту

Електронні технології обробки і поширення інформації поступово змінюють традиційні форми її носіїв. Сьогодні значні обсяги повідомлень, довідок та інших документів інформаційного характеру зберігаються в пам'яті комп'ютерів і передаються користувачам на великі відстані і в найкоротший час. Цокументування управлінської діяльності орієнтоване на нові інформаційні технології, що передбачають заміну паперового документа машинним носієм - так званим електронним документом. Законом України “Про електронні документи та електронний документо-обіг" (№851-IV 22.05.2003; ВВР.-2003.-№36.-Ст.275) визначені організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів. Державне регулювання в даній сфері спрямоване на:

♦ реалізацію єдиної державної політики щодо електронного документообігу;

♦ забезпечення законних прав та інтересів суб'єктів електронного документообігу;

♦нормативно-правове забезпечення процесів обробки, створення, передавання, одержання, зберігання, викорис-тання та знищення електронних документів.

Під електронним документом слід розуміти документ, у якому інформація зафксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Склад і порядок розміщення обов'язкових реквізитів електронних документів визначаються законодавством. Зокрема, для організаційно-розпорядчих документів, створених в електронному режимі, цей порядок визначається положеннями ДСТУ 4163-2003 “Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів".

Складання і оформлення документа з використанням комп'ютера розпочинається з виклику тієї форми, на базі якої він має бути виготовлений. Це може бути уніфікована і затверджена на будь-якому рівні уніфкації (міжнародному, державному, галузевому, локальному) форма документа чи бланкустанови або навіть чистий аркуш.

У нашій країні для оформлення управлінських документів прийнято використовувати формати паперу А4 і А5. Розпочинаючи роботу в MS Word, необхідно встановити розміри аркуша - А4 210x297мм і А5 148x210мм. Після цього на встановлених форматахслід визначити параметри:

♦ лівий - 30мм;

♦ правий - не менше 10мм;

♦ верхній і нижній - по 20мм.

Для документів формату А5 нижнє поле може бути зменшене до 15мм.

Встановлені параметри аркуша закріплюються за всіма документами, що надалі оформлятимуться в даній організації.

Таким чином, будь-який новий документ, створюваний у текстовому редакторі типу MS Word, базується на певній основі - шаблоні. Носії інформації, або шаблони, повинні бути не тільки зручними для фіксації інформації, але й добре пристосованими для забезпечення:

♦ комунікативної функції, а саме для передавання інформації в часі й просторі;

♦ технологічності і зручності в роботі, тобто відповідати рівню організації і розподілу праці в суспільстві;

♦ збереженості інформації протягом тривалого часу, для виконання функції історичного джерела.

Шаблоном може бути чистий аркуш, що містить певний набір параметрів для оформлення документів (розміри полів, шрифти тощо). Вони можуть містити такожуніфіковані аботрафаретні тексти, графіку- все, що є необхідним при оформленні документів або відображає специфчні аспекти діяльності певної установи чи організації. Використання в документуванні управлінської діяльності шаблонів, що фксують повторювані дані, значно скорочує час на підготовку документів і покращує їх оформлення і сприйняття.

Перший етап створення відомчих шаблонів полягає в розробці бланків основних видів документів, що являють собою стандартні аркуші паперу з відбиттям на них постійної інформації. До такої інформації належить, перш за все, назва установи, що є автором документа. Розробка макета бланка для малих фрм недержавної форми власності також здійснюється відповідно до вимог ДСТУ 4163-2003 “Державна уніфкована система документації. Уніфкована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів". Однак бланки з зображенням Державного герба України і Державного Герба Автономної Республіки Крим не можуть бути внесені в шаблон комп'ютера, оскільки, згідно з державним стандартом і Постановою Кабінету Міністрів України від 22 травня 2004р. №655 “Про затвердження зразків та описів печатки, бланка і вивіски націо-нального закладу (установи)”, вони мають виготовлятися друкарським способом фіксованим накладом.

На бланках установ недержавної форми власності часто вміщується зображення емблеми або товарного знака. Якщо програмне забезпечення включає еталонне зображення емблеми організації у вигляді графчного файла, воно використовується при оформленні бланку. В разі ж його відсутності така емблема сканується, після чого для зручності вноситься в кадр фксованого розміру, за допомогою якого розміщується в межах стандартного аркуша. Після цього в обраний кадр легко імпортувати графчне зображення емблеми. В режимі розмітки аркуша в меню “Вставка" обирають команду “Кадр". Курсором відмічають фрагмент, що приблизно відповідає місцю і розміру емблеми. В меню “Формат" за допомогою команди “Кадр” викликають вікно властивостей кадру і встановлюють точні його розміри для наступного внесення в нього емблеми. Якщо місце для емблеми відведене у верхньому лівому куті, то в параметрах кадру її розташування може бути вказане таким чином „Вверху” відносно "Поля". Якщо емблема буде розміщена на верхньому березі документа в його центрі, то вона фксується в колонтитулі першого аркуша (не слід забувати встановити опцію „Розрізняти колонтитули першого аркуша”, щоб емблема не з'явилась на інших сторінках документа).

Треба знати, що стандартний документ, роздрукований на принтері разом із зображенням атрибутів бланка, не захищений від підробок. Навіть наявність відбитка печатки не може гаран-тувати достовірності документа, оскільки він легко може іміту-ватися стандартними офісними засобами - сканером і кольоровим принтером.

Таким чином, для найбільш важливих документів слід використовувати бланки, виготовлені друкарським способом, оскільки вони, як правило, нумеруються і обліковуються.

Дата добавления: 2015-07-11