Сортировка данных

Операция сортировки данных используется для удобства нахождения тре­буемой информации в таблице базы данных. Нужную строку большой таб­лицы найти гораздо проще, если строки этой таблицы упорядочены по ка­кому-либо признаку (например, по алфавиту, по дате, по увеличению или уменьшению значений в столбцах, содержащих числа).

Разумеется, в разных ситуациях пользователю нужно сортировать строки по разным столбцам таблицы. Microsoft Access 2007 позволяет выполнять та­кую сортировку всего одним щелчком мыши.

По умолчанию при открытии таблица упорядочивается по значению ключе­вого поля. Если ключевое поле для таблицы не определено, записи выводят­ся в порядке их ввода в таблицу. Для сортировки таблицы по произвольно­му столбцу надо щелкнуть любую ячейку этого столбца и воспользоваться средствами контекстного меню или соответствующей кнопкой на ленте ко­манд.

Чтобы правильно применять сортировку, нужно запомнить несколько про­стых правил.

При сортировке в возрастающем порядке записи, содержащие пустые поля (то есть поля с, пустыми значениями), указываются в списке первыми.

Числа, находящиеся в текстовых полях, сортируются как строки символов, а не как числовые значения. Если нужно отсортировать их в числовом порядке, все текстовые строки должны содержать одинаковое количество символов. Если строка содержит меньшее количество символов, то сначала нужно вставить незначащие кули.

• При сохранении таблицы базы данных сохраняется и порядок ее сортировки.

Для того, чтобы произвести сортировку таблицы базы данных по значениям одного или нескольких полей, выполните следующие действия:

1. Откройте в Access 2007 вашу базу данных (например, учебную базу данных
Личная картотека).

2. В области переходов дважды щелкните нужную таблицу (например, таблицу
Мои контакты). Выбранная таблица будет открыта в режиме таблицы.

3. Щелкните любую ячейку столбца, по которому нужно сортировать таблицу.
Например, для сортировки картотеки по фамилиям щелкните ячейку
столбца Фамилия (см. рис. 33.5). Если вы хотите выполнить одновременную
сортировку по нескольким столбцам, выделите эти столбцы в таблице.

4. Щелкните вкладку Главная на ленте инструментов и перейдите в группу
Сортировка и фильтр.

5. В зависимости от желаемого направления сортировки выполните одно из
предложенных ниже действий:

Рис. 33.5. Таблица до сортировки

• чтобы сортировать таблицу по возрастанию (то есть в алфавитном по­рядке), нажмите кнопку^! - По возрастанию;

Рис. 33.6. Таблица после сортировки

• чтобы сортировать таблицу по убыванию (то есть в порядке, обратном алфавитному), нажмите кнопку - По убыванию.

Результат сортировки таблицы Мои контакты по возрастанию столбца Фамилия показана на рис. 33.6.

6. Если вам нужно отменить сортировку строк таблицы, нажмите кнопку Очистить все сортировки.

Теперь мы рассмотрим методы фильтрации данных таблицы.

Дата добавления: 2015-10-29