I. Положение о системе каталогов, картотек и баз данных государственной библиотеки Югры

Учреждение Ханты-Мансийского автономного УТВЕРЖДАЮ

округа - Югры «Государственная библиотека Югры» Директор

ПОЛОЖЕНИЕ ____________ / _______________

(подпись) (расшифровка подписи) __.__.200__ ___.___. 200__

О системе каталогов, Введено в действие приказом

картотек и баз данных от __.__.200__ № ____

Государственной библиотеки Югры

Общие положения

1.1. Система каталогов и картотек Государственной библиотеки Югры (далее – библиотека) – совокупность планомерно организованных, дополняющих друг друга взаимосвязанных каталогов и библиографических картотек, раскрывающих состав и содержание фондов в различных аспектах. Система каталогов, картотек, баз данных (БД) – единая, целостная система.

1.2. Система каталогов, картотек и БД – составная часть справочно-библиографического аппарата библиотеки.

1.3. Система каталогов, картотек и БД библиотеки строится на основе принципов научности, информативности, доступности, планомерности, экономичности.

1.3.1. Принцип научности обеспечивается выполнением процессов каталогизации на основе ГОСТов, единым научным библиографическим описанием, систематизацией на основе таблиц ББК, централизацией методического руководства системой каталогов.

1.3.2. Принцип информативности обеспечивается полнотой и многоаспектностью отражения фондов, сочетанием в системе различных форм и видов каталогов.

1.3.3. Принцип доступности реализуется через организацию системы читательских каталогов, картотек различных видов и БД, их целесообразным размещением и оформлением, организацией вспомогательного справочного аппарата к каталогам и картотекам, информированием читателей об их составе и порядке использования, оказание квалифицированной консультативной помощи, организацию системы работы по библиотечно-библиографическому обучению пользователей.

1.3.4. Принцип планомерности обеспечивается развитием системы каталогов, картотек и БД на плановой основе, в полном соответствии с научно обоснованными перспективными и годовыми планами библиотеки.

1.3.5. Принцип экономичности обеспечивается координацией в ведении справочно-библиографического аппарата библиотеки путем исключения дублирования и параллелизма, целесообразного распределения обязанностей на основе принципов централизации процессов научной обработки, децентрализации процессов организации, ведения и редактирования каталогов, а также путем внедрения средств автоматизации.

1.4. Формирование и функционирование системы каталогов, картотек и БД библиотеки определяется:

1.4.1. назначением и местом библиотеки в системе других библиотек на территории региона;

1.4.2. составом и структурой фонда библиотеки как центрального хранилища региона в первую очередь краеведческой литературы;

1.4.3. системой обслуживания читателей в читальных залах, отраслевых отделах, на абонементе библиотеки;

1.4.4. ролью библиотеки как методического центра по отношению к ЦБС округа и другим библиотекам региона.

Назначение и функции системы каталогов, картотек и баз данных

2.1. Система каталогов, картотек и БД библиотеки обеспечивает выполнение всех функций библиотеки: комплектование, учет, обеспечение сохранности и эффективности использования фондов, библиографическая и информационная работа, методическая и исследовательская работа, издательская деятельность библиотеки.

2.2. Основные функции системы каталогов, картотек и БД:

2.2.1. учетно-регистрационная функция, устанавливающая наличие издания, его экземплярность;

2.2.2. информационно-поисковая функция, обеспечивающая полноту сведений об издании;

2.2.3. образовательная функция, определяющаяся задачами библиотеки по повышению культурного, общеобразовательного уровня пользователей.

Состав и структура системы каталогов, картотек и баз данных библиотеки

3.1. Система каталогов, картотек и БД библиотеки включает общебиблиотечные каталоги и каталоги отдельных структурных подразделений в соответствии с закрепленной ответственностью за их организацию и ведение.

3.2. Основными видами справочно-поискового аппарата являются каталоги и БД. Картотеки организуются для создания дополнительных возможностей поиска документов. Указатели являются вспомогательным аппаратом к каталогам и картотекам и обеспечивают полноту и оперативность поиска.

3.3. В состав системы каталогов, картотек и БД включены каталоги, картотеки, указатели к каталогам и картотекам, базы данных, различающиеся по виду отражаемых изданий, по назначению, по охвату фондов, по способу группировки, по территориальному размещению, по языку и форме.

3.4. По виду изданий в библиотеке организуются каталоги: книг, брошюр, продолжающихся изданий, альбомов и атласов; картотеки: периодических изданий; нотных изданий и звукозаписей; статей из газет, журналов и сборников; рецензий.

3.5. Каталоги, картотеки и БД других видов документов (аудиовизуальных материалов, специальных видов нормативно-технических и технических документов и др.) организуются по мере выделения фондов этихвидов документов в библиотеке.

3.6. По назначению каталоги, картотеки и БД делятся на читательские, служебные, а также выполняющие одновременно функции читательских и служебных.

3.7. По охвату фондов в системе представлены каталоги, отражающие единый фонд и каталоги, отражающие фонды отдельных структурных подразделений библиотеки.

3.8. Каталоги на фонды отдельных структурных подразделений являются вспомогательными (кроме краеведческих), отражают состав фондов структурных подразделений по дополнительным поисковым признакам. Эти каталоги располагается в подразделениях библиотеки, фонд которых отражают.

3.9. По способу группировки материала каталоги и картотеки делятся на алфавитные, систематические и нумерационные.

3.9.1. Алфавитные и нумерационные каталоги отражают фонд по формальному признаку.

3.9.2. Систематические каталоги раскрывают состав библиотечного фонда по содержанию.

3.10. По форме каталоги и картотеки подразделяются на карточные, печатные (в книжной форме) и машиночитаемые.

Взаимосвязь каталогов, картотек и баз данных в системе

4.1. Взаимосвязь между каталогами и картотеками обеспечивается: единым библиографическим описанием документов; классификационными индексами; наличием ссылочно-справочного аппарата; едиными принципами организации, ведения и редактирования; единой методикой оформления и системой информации о каталогах и картотеках библиотеки.

4.2. Связующим звеном в системе являются электронные и генеральные каталоги, в которых наиболее полно отражаются сведения об издании.

Организация, ведение и редактирование каталогов, картотек и баз данных

5.1. Организация, ведение и редактирование каталогов, картотек и БД проводятся на основе единых методических принципов.

5.2. Ведется учет работы (расстановка, изъятие карточек; редакция; замена карточек и разделителей; ввод и редакция записей) в дневниках работы с каталогами, картотеками и БД каждого отдела, ответственного за ведение каталогов, картотек и БД. Сведения на основе дневников работы вносятся в паспорта каталогов, картотек и БД.

Информация о каталогах, картотеках и базах данных и их пропаганда

6.1. Информация о каталогах, картотеках и БД и их пропаганда среди читателей является частью системы мероприятий библиотеки по пропаганде библиотечно-библиографических знаний.

6.2. Информация о каталогах, картотеках и БД и их пропаганда в библиотеке осуществляется:

– изданием практических рекомендаций в помощь пользователям БД, путеводителей и памяток для читателей по пользованию каталогами и картотеками;

– в системе форм и методов наглядной информации (текстового и графического характера);

– оформлением каталогов и картотек;

– в системе форм и методов устной пропаганды (консультации, беседы, экскурсии по каталогам и пр.);

– размещением сведений о каталогах, картотеках и БД на сайте библиотеки.

6.3. Информация о каталогах, картотеках и БД и их пропаганда осуществляются по единому плану отделами, ведущими каталоги, картотеки и БД.

Управление системой каталогов, картотек и баз данных

7.1. Управление системой каталогов, картотек и БД осуществляется в соответствии с планами работы библиотеки, приказами директора библиотеки, утвержденной инструктивно-технологической документацией посредством:

– разработки мероприятий по повышению эффективности использования каталогов, картотек и БД;

– составления перспективных и годовых планов и отчетов работы;

– координации работы отделов библиотеки по организации, ведению и редактированию каталогов, картотек и БД и их пропаганды;

– внедрения нормативных документов (ГОСТы, инструкции);

– контроля за исполнением плановых заданий, решений организационного и методического характера, рецензирования документации по работе с каталогами, подготовленной в структурных подразделениях;

– организации мероприятий по повышению квалификации кадров;

– оперативной методической помощи в структурных подразделениях.

7.2. Управление системой каталогов, картотек и БД осуществляется на основе принципов централизованного методического руководства.

7.3. Научно-методическое руководство системой каталогов, картотек и БД осуществляется Советом по каталогизации, деятельность которого регламентируется специальным Положением.

7.4. Функции оперативного методического руководства организацией, ведением и редактированием основных каталогов, указателей к ним и БД возлагаются на отдел каталогизации.

7.5. Функции оперативного методического руководства организацией, ведением и редактированием библиографических картотек возлагаются на информационно-библиографический отдел.

7.6. Перечень каталогов, картотек и баз данных, организованных в библиотеке (см. Приложение 1), утверждается директором библиотеки. Вопросы о консервации и организации каких-либо дополнительных каталогов или картотек библиотеки рассматривается по мере необходимости на Совете по каталогизации. После положительного решения организационных вопросов, изменения вносятся в данное положение в виде дополнения к Приложению 1.

7.7. Ведение каталогов, картотек и БД, не включенных в данное положение, является недопустимым.

7.8. Принципы организации каталогов, картотек и БД, характер, хронологический охват, виды изданий, отраженные в них, частота обновления информации и другие вопросы отражаются в паспорте каталога, картотеки или БД (см. Приложения 2 и 3), который ведет отдел, ответственный за организацию и ведение данного каталога, картотеки или БД.

7.9. Ответственность за организацию, ведение и редактирование отдельных каталогов, картотек и БД возлагается непосредственно на структурные подразделения в чьем ведении они находятся и закреплена в положениях о конкретных каталогах, картотеках и БД (см. Приложения 4 и 5).

Приложение 2. Паспорт на каталог/картотеку

к Положению о системе каталогов, картотек

и баз данных Государственной библиотеки Югры

ПАСПОРТ

1. ____________________________________________________________________________

(полное название каталога/картотеки)

2. ____________________________________________________________________________

(употребляемая сокращенная форма названия)

3. Каталог/картотека находится в ведении __________________________________________

(полное название отдела)

4. Каталог/картотека расположен(а) в ______________________________________________

этаж – ______________

5. Каталог/картотека ведется с _______________ года

Хронологический охват с ___________ по___________ гг.

Перерывы за _______________ гг.

Гарантированная полнота за ____________________ гг.

6. ХАРАКТЕР каталога/картотеки (подчеркните):

постоянный временный законсервированный

7. ОБЪЕМ каталога/картотеки:

Дата	Ящиков	Карточек	Подпись

8. НАЗНАЧЕНИЕ каталога/картотеки (подчеркните):

читательский, служебный, сочетающий функции читательского и служебного, вспомогательный к ____________________________________________________________

(укажите название основного каталога/картотеки)

9. ТЕМАТИКА каталога/картотеки (подчеркните):

универсальная, отраслевая, тематическая

10. В каталоге/картотеке ОТРАЖАЮТСЯ (подчеркните):

Фонд основного хранения Отдел хранения основного фонда	Книги Журналы Газеты
Специализированные фонды (указать отделы):   Абонемент	Продолжающиеся издания Изоиздания Нотные издания
Универсальный читальный зал	Картографические произведения
Отдел искусств	Аудиовизуальные документы
СОиРРиПП	Электронные ресурсы Микрофильмы
ОКЛиБ
Мультимедийный сервисный центр	Нормативно-технические документы
Научно-методический отдел Информационно-библиографический отдел	Неопубликованные материалы Авторефераты
	Статьи Из сборников
Подсобные фонды	Из продолжающихся изданий
Абонемент	Из журналов
	Из газет
	Рецензии
	Переиздания Переводы на другие языки

11. Каталог/картотека ВКЛЮЧАЕТ ЛИТЕРАТУРУ, изданную на языках (подчеркните или впишите): русском, украинском, белорусском, мансийском, хантыйском, других языках народов Российской Федерации____________________________________________________

иностранных европейских, других иностранных языках _______________________________

12. СПОСОБ ГРУППИРОВКИ МАТЕРИАЛА в каталоге/картотеке:

Основной ряд (подчеркните):

Алфавитный, хронологический, систематический, тематический

_____________________________________________________________________________

(укажите способ группировки)

Расстановка карточек в пределах каждого деления каталога/картотеки (укажите основной

принцип расстановки) __________________________________________________________________________________

13. В каталоге/картотеке ПРЕДСТАВЛЕНЫ КАРТОЧКИ (подчеркните, допишите):

Печатные карточки РКП, ВИНИТИ,________________________________________________

Машинописные карточки Рукописные карточки

14. В каталог/картотеку ВКЛЮЧАЮТСЯ КАРТОЧКИ (подчеркните):

основные, добавочные, дополнительные, ссылочные, справочные

15. СВЕДЕНИЯ, ЗАНЕСЕННЫЕ НА ОСНОВНЫЕ КАРТОЧКИ каталога/картотеки

На лицевой стороне _________________________________________________________

На оборотной стороне ________________________________________________________

16. ОТРАЖЕНИЕ НОВЫХ ПОСТУПЛЕНИЙ в каталоге/картотеке ПРОИЗВОДИТСЯ (подчеркните, допишите): ежедневно, еженедельно, ________________________________________

(укажите иную периодичность)

ориентировочно на ________ день со дня поступления в библиотеку

17. ОФОРМЛЕНИЕ каталога/картотеки:

Внешнее оформление (укажите особенности оформления): ________________________________

Внутреннее оформление (укажите особенности оформления): ______________________________

18. ДОКУМЕНТАЦИЯ на каталог/картотеку:

ПАСПОРТ (дата составления) – «____» _________________ 200 г.

ПОЛОЖЕНИЕ (дата утверждения) – «____» _________________ 200 г.

ИНСТРУКЦИИ (перечислите названия с указанием дат утверждения) ______________________

19. ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЙ АППАРАТ к каталогу/картотеке ___________________________

20. СРЕДСТВА НАГЛЯДНОЙ ИНФОРМАЦИИ и пропаганды каталога/картотеки

________________________________________________________________________________

21. ОТВЕТСТВЕННЫЙ ЗА ВЕДЕНИЕ каталога/картотеки (должность) ____________________

«____» ______________ 200 г.

(дата заполнения)

22. ОТМЕТКА О ЕЖЕГОДНОЙ ПРОВЕРКЕ ПАСПОРТА

№ п/п	Дата проверки	ФИО ответственного лица	Подпись

Методические указания по заполнению паспорта на каталог/картотеку

Паспорт заполняют отдельно на каждый каталог или картотеку. При первоначальном заполнении в паспорт переносят сведения из имеющихся в отделах документов (дневники работы с каталогом или картотекой и др.). При отсутствии документации, в паспорт включают сведения, полученные в результате анализа.

Все сведения заносят в паспорт в полной форме без сокращений, четким разборчивым почерком. Некоторые пункты паспорта заполняют подчеркиванием соответствующих сведений.

Паспорт заполняет сотрудник, непосредственно ответственный за ведение каталога/ картотеки.

При заполнении пунктов 10, 12, 15, 17, 20 необходимо иметь в виду следующее:

10*. Слева в столбик перечисляют все отделы-фондодержатели, сначала основных, затем подсобных фондов. Справа отдельным столбцом перечисляют все виды документов, которые присутствуют в данном каталоге/картотеке, например, для картотек указывают: «статьи из газет, журналов, продолжающихся изданий и сборников».

12*. Указывают способ группировки материала: основной ряд – алфавитный, систематический, хронологический, нумерационный, тематический. Сведения об организации материала в пределах каждого деления дают подробно, отражают исключения из общих правил, специфику организации карточек в каталоге.

15*. Элементы описания не указывают. Перечисляют все пометки служебного характера, в том числе регистрационный номер, индексы, справки о добавочных записях, принятые условные обозначения и т.п. если служебные пометки на карточках отсутствуют, то это отмечают в паспорте.

17*. Указывают особенности внутреннего и внешнего оформления. Внутреннее – разделители, их виды, принятые формы, размеры, цветовое решение. Внешнее – нумерация ящиков, оформление этикеток, цветовое решение этикеток.

20*. К средствам наглядной информации и пропаганды относят плакаты, объявления, справочные и информационные установки, листовки, буклеты и пр.

Данные паспорта проверяют и обновляют ежегодно. При необходимости можно заменять отдельные листы паспорта или использовать вкладные листы.

Дата добавления: 2015-10-28