Структура базы данных

Программа Access 2007 предназначена для хранения и обработки информации любых видов и объёмов. Слово Access означает «доступ» и не зря в качестве символа программы выбрано изображение ключа. Действительно, при помощи программы Access 2007 легко и удобно выбрать необходимую информацию из базы данных любого объёма.

Данные – это любая информация (тексты, числа, рисунки), которую необходимо сохранять и к которой необходимо постоянно обращаться. Информация хранится и обрабатывается в объектах системы управления базами данных. К основным объектам относятся таблицы, формы, запросы и отчёты. Именно с ними мы и будем работать. А также объектами являются макросы и модули.

Таблица – это самый главный объект базы данных. Именно в таблицах сохраняются все необходимые сведения, касающиеся того предмета, ради которого создаётся база данных. Таким предметом может быть почти всё, что угодно: бухгалтерия, склад, магазин, учебная часть образовательного учреждения, библиотека или собрание кулинарных рецептов. В таблицах стараются избегать избыточной информации, такой, какая уже содержится в другой таблице. В то же время все таблицы базы данных объединены в единую систему при помощи Схемы данных. Пример схемы данных можно видеть на рисунке 6.10. Каждая таблица состоит из полей и записей. В полях собрана информация одного рода для различных предметов, например, фамилии всех заказчиков. Записи содержат различные сведения об одном из предметов, например, о заказе: номер заказа, фамилию заказчика, его адрес, что именно заказано. Поля таблицы размещаются в её столбцах, а записи – в строках. Поля и записи можно рассмотреть в таблице Заказы на рисунке 1.5.

Одно из полей таблицы является ключевым. Ключевое поле содержит записи, не повторяющиеся в этом поле. Именно оно является идентификатором записи. При помощи ключевого поля происходит объединение таблиц в единую схему данных. Бывают и комбинированные ключевые поля (составные), когда запись идентифицируется по нескольким признакам. Например, для идентификации студента в списке студентов надо указать два ключа: номер группы и номер студента в списке группы.

Таблицы можно заполнять данными непосредственно, вписывая записи строка за строкой. Удобнее всё же заполнять таблицы при помощи специального объекта – форма. Каждая форма содержит все поля одной записи. Заполнение одной формы ведёт к появлению одной записи в соответствующей таблице. Форма – это второй объект базы данных.

Зачастую надо бывает объединить в одном месте сведения из разных таблиц. Например, чтобы рассчитать стоимость товара в одном заказе, надо объединить сведения из четырёх таблиц: Заказы, Клиенты, Товары, Заказано (рисунок 4.14, 4.15). В конечном итоге получается новый объект базы данных под названием запрос, где и рассчитывается стоимость каждого товара в заказе. Запрос используется и для отбора сведений из одной или нескольких таблиц. Например, на рисунке 6.12 показан запрос Заказы в Люберцах, созданный на основе таблицы Заказы, где выбраны заказы только по одному городу Люберцы. Запрос – очень гибкий объект базы данных. С его помощью можно получить практически любой новый документ или ответить на любой поставленный вопрос.

Отчёт – это объект базы данных, представляющий сведения в удобном и хорошо оформленном виде для вывода на печать. Чаще всего отчёты создаются на основе запросов. Они служат для создания выходной документации базы данных. Примеры отчётов можно видеть на рисунках 5.4 и 6.13.

Макрос – это средство для автоматизации задач и добавления функциональных возможностей в формы, отчеты и элементы управления. В приложении Access макросы можно рассматривать как упрощенный язык программирования, на котором программа записывается в виде списка макрокоманд. При создании макроса каждая макрокоманда выбирается из раскрывающегося списка, после чего к ней добавляется необходимая информация.

Модуль – объект, содержащий программы, написанные на языке Visual Basic для приложений. Модули позволяют разработчику базы заложить в неё нестандартные функциональные возможности, удовлетворить специфические требования заказчика, повысить быстродействие системы управления, а также уровень защищенности.

Создание всех перечисленных объектов базы данных производится с помощью командной вкладки Создание (рисунок 1.6). Данная командная вкладка разбита на четыре группы: Таблицы, Формы, Отчеты, Другие. Каждая группа позволяет выбрать способ создания, соответственно, таблицы, формы, отчета и запроса.

Рисунок 1.6 – Вкладка Создание

Таблицы

2.1 Устройство таблицыAccess 2007

Таблица базы данных Access 2007 видна на рисунке 1.5 (таблица Заказы). В самом верху окна таблицы находится её заголовок, в нашем случае: Заказы. Ниже заголовка располагаются столбцы таблицы с именами её полей: Заказ, Клиент, Сотрудник, Название получателя, Адрес получателя, Город получателя, Область получателя, Индекс получателя и другие, не видимые на рисунке. Разглядеть их можно, если использовать горизонтальную полосу прокрутки. Всего в таблицу Заказы нашего примера входит 13 полей.

Перед первым столбцом таблицы находится пустой столбец, закрашенный светлым серым фоном. Это – разграничитель строк таблицы. В нём более темным тоном закрашивается тот квадратик, который помечает строку таблицы активную в настоящий момент, её можно заполнять записями или редактировать их. Записи занимают строки таблицы. Одна запись – одна строка.

В нижней строке таблицы слева находится устройство перехода от записи к записи (рисунок 1.5), то есть органы управления записями. Этим устройством можно перемещать метку по строкам, делая активной любую запись по желанию. В центре устройства перехода находится окошечко, в котором виден номер активной записи. Слева и справа от окошечка расположены кнопки со стрелками:3 – для перехода к предыдущей записи и 4 – для перехода к следующей записи. Для перехода к началу и концу всех записей имеются кнопки: – Первая запись и – Последняя запись. Имеется и специальная кнопка 4*– Новая (пустая) запись. Она активизирует пустую строку, в которую можно внести новую запись. Если номер записи известен заранее, то надо в окошечке с номером записи выделить или стереть номер, а взамен него напечатать новый, желаемый.

Не обязательно переходить от записи к записи с помощью устройства перехода. Если щёлкнуть мышью в любой клетке таблицы, то строка, где находится эта клетка, становится активной, можно вносить в неё записи и редактировать их.

Справа от кнопок перемещения по записям находятся кнопка отключения фильтра Нет фильтра и окошко Поиск.

Окно таблицы снабжено обычными атрибутами, как и другие окна системы Windows. Сверху есть кнопка закрытия окна . Справа и снизу имеются и полосы прокрутки, горизонтальная и вертикальная. Полосы прокрутки позволяют просматривать таблицы, размер которых превосходит размер окна.

Дата добавления: 2015-10-29