Сортировка данных. Фильтры

Программа позволяет осуществить в таблицах, запросах и формах поиск данных по символам, которые они содержат. В нижней части окна находится окошко Поиск, в которое вводятся символы поиска (рисунок 1.5, 2.8, 4.2). Для перехода к следующим данным, хранящим искомые символы, используют клавиши {Ctrl+Enter}.

Для поиска в длинном перечне таблицы название предмета, например, фамилии человека в большом списке надо выделить поле, в котором будем искать, или хотя бы поставить в него курсор. Потом надо щёлкнуть по кнопке Найти на вкладке Главная инструментальной ленты в группе Найти (рисунок 4.1).

Рисунок 4.1 – Группа Найти вкладки Главная

В появившемся диалоговом окне (рисунок 4.2) надо напечатать то, что будем искать. Это может быть какое-то число, название предмета, фамилия или даже её обрывок, как в нашем примере.

Поиск начинается после щелчка по кнопке Найти далее. После окончания поиска запись, в которой нашлось то, что ищем, окраситься в более темный цвет, а искомое слово выделится, что и видно на рисунке 4.2.

Если надо, чтобы записи в таблице располагались в порядке возрастания или убывания значений в каком-либо поле, то производят сортировку записей с помощью кнопок По возрастанию и По убыванию группы Сортировка и фильтр командной вкладки Главная (рисунок 4.3). Для сортировки надо выделить поле, по которому должны сортироваться записи, и щёлкнуть по нужной кнопке.

Рисунок 4.2 – Диалоговое окно Поиск и замена с найденным в таблице обрывком слова

Рисунок 4.3 – Группа Сортировка и фильтр вкладки Главная

На рисунке 4.4 показан фрагмент (четыре столбца) таблицы Сотрудники, в котором: а) исходная таблица Сотрудники, в поле Сотрудник номера по возрастанию и б) данные рассортированы по полю Фамилия, по алфавиту. Сортировка сделана по возрастанию.

Такой способ сортировки удобен для одноразового использования при заполнении таблиц и запросов. Если же надо, чтобы сортировка сохранялась и при внесении изменений, то используется режим конструктора с внесением записи в свойство поля (пункт 4.3, рисунок 4.7).

Для отделения от всего массива некоторых записей, образец которых известен и выделен, применяется фильтр Выделение из группы Сортировка и фильтр (рисунок 4.3). Поясним на примере. Допустим, надо из таблицы Сотрудники отобрать сотрудников с именем Мария.

Отбор начинается с установки курсора в клетку, где есть такая запись, в нашем примере – в поле Имя, в строку 1. Если фильтрация идёт по фрагменту слова, то надо фрагмент выделить. После этого надо щёлкнуть по кнопке Выделение (рисунок 4.3), и из появившегося списка выбрать один из вариантов. В нашем случае в примере выбран вариант Равно “Мария”. Одновременно с этим автоматически нажмётся кнопка Применить фильтр (рисунок 4.3). В итоге в таблице останутся только нужные записи, как на рисунке 4.5. Чтобы вернуть таблицу в исходное состояние, надо отжать щелчком мыши кнопку Применить фильтр (рисунок 4.3).

а) б)

Рисунок 4.4 – Сортировка записей в таблице Сотрудники: а) исходная таблица, б) сортировка в алфавитном порядке фамилий сотрудников

Рисунок 4.5 – Отфильтрованные записи Мария в поле Имя таблицы Сотрудники

Дата добавления: 2015-10-29