Документы состоят из отдельных информационных элементов, которые называют реквизитами.

Все перечисленные документы, кроме финансово-бухгалтерских, относятся к ОРД или к управленческой документации.

Документы также классифицируются и по другим признакам:

1 по происхождению документы бывают: служебные (ОРД) и личные (заявления, жалобы, предложения, биография, диплом, свидетельство о рождении);

2 по видам: ОРД, финансово-бухгалтерские, статистические;

3 по содержанию: простые и сложные;

4 по форме: типовые, трафаретные, индивидуальные.

Индивидуальные – документы, тексты которых характерны для каждого создаваемого заново документа и не повторяются в других документах.

Типовые – отражают однотипные производственные, управленческие и другие ситуации и составляются на основе текста, взятого в качестве образца;

5 по месту происхождения: входящие, исходящие и внутренние;

6 по срокам хранения: постоянного, долговременного, кратковременного;

7 по способу фиксации: рукописный, машинописный, графический, звуковой, фото-кинодокумент;

8 по гласности: обычные (несекретные) и ограниченного доступа (секретно, совершенно секретно – это государственная тайна; для служебного пользования, конфиденциальные – это коммерческая тайна);

9 по срокам исполнения: срочные и не срочные (обычно указывается в резолюции);

10 по стадиям создания: оригиналы (подлинники), черновики, копии:

10.1 отпуск – это полная копия документа, остающаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником на обычном листе бумаги и заверяется подписью;

10.2 дубликат – вид копии, имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником;

10.3 выписка – это копия части документа, которая может выдаваться на руки;

11 по юридической силе: подлинные и подложные;

12 по наименованию документа: приказ, справка, письма, протоколы, устав и другие виды документов.

СТАНДАРТИЗАЦИЯ И УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Основными направлениями совершенствования документации является унификация и стандартизация

Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается образец, эталон, модель. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). Стандартизация документов – это высшая ступень унификации.

Унификация – один из методов стандартизации. В основу унификации документов был положен принцип общей модели построения документов, т.е. унификация – это приведение определенных видов документов к единому образцу по форме, формату, оформлению.

Унификация видов и разновидностей документов проводится на основе классификации участков и вопросов деятельности учреждения.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В состав унифицированной системы документации входят один-два гос.стандарта, на основе которых разрабатываются унифицированные формы документов, а также инструкции по их применению.

Документы состоят из отдельных информационных элементов, которые называют реквизитами.

Совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, составляющих документ, называется формуляром. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита делает документ недействительным.

Расположение реквизитов в документе и правила их оформления должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003, который устанавливает максимальный набор реквизитов, используемых в ОРД (30 реквизитов). В документе конкретного вида их будет меньше.

Наиболее важными при оформлении являются реквизиты:

· дата;

· индекс;

· подпись;

· печать;

· гриф утверждения;

· гриф согласования.

Они придают документу юридическую силу.

В практике работы коммерческих предприятий не используются реквизиты:

· 01 – герб РФ;

· 02 – герб субъекта РФ

Они ставятся на документах государственных учреждений.

Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими и не могут одновременно входить в состав документа (адресат и гриф УТВЕРЖДАЮ), но есть и обязательные реквизиты (постоянные), которые входят в бланк документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист в типографии, и образуют официальный бланк организации.

Дата добавления: 2015-08-05