Информационно-справочные документы

АКТ – документ, составленный несколькими лицами, подтверждающий установленный факт, событие, действие и содержащий выводы, рекомендации, предложения составителя.

Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом.

В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами с указанием документов, подтверждающих их полномочия. Поводы для составления акта могут быть различными. Акты ликвидации, приема-передачи, проведения испытаний, уничтожения дел, списания, инвентаризации, несчастных случаев, аварий и т.п.

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписавшими документ. Дата и место составления, проставляемые в акте, должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие другие денежные сведения). Акт может утверждаться распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта.

Акт может иметь гриф согласования.

Перед текстом в акте имеется заголовок, начинающийся с предлога О или Об, где пишут название или краткое содержание актируемого события, факта: О списании, Об уничтожении, О проверке.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей части.

Вводная часть строится по схеме:

Основание:

Составлен комиссией в составе:

Председатель:

Члены комиссии:

Основание печатается от 0 положения, после него ставится двоеточие и от 2 положения табулятора пишется наименование распорядительного документа в и.п., его дата, номер и заголовок.

Основание: приказ генерального директора ООО «Надежда» от 17.10.2001 г. № 25 «О проведении инвентаризации на складе».

С новой строки от 0 положения пишется слово составлен с прописной буквы, ставится двоеточие, и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта или состав комиссии по алфавиту, пронумерованными арабскими цифрами через 1,5 интервала.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируются факты, излагаются выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме таблицы.

При наличии приложений делается отметка сразу после текста.

В конце текста под отметкой о наличии приложений указывается количество экземпляров в соответствии с нормативными правилами и практической необходимостью, место нахождения каждого из них.

Составлен в 3-х экземплярах:

1 экз. – в дело № 12-02

2 экз. – в бухгалтерию

3 экз. – в налоговую инспекцию

Акты подписываются всеми лицами, принимавшими участие в его составлении без указания должностей.

При наличии замечаний акт визируется отметкой: Замечания прилагаются.

С актами ревизии и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом ставится отметка:

С актом ознакомлены:

И.О.Фамилия

00.00.2002

Формуляр акта:

1 наименование министерства или ведомства;

2 наименование организации;

3 наименование структурного подразделения;

4 вид документа (АКТ);

5 дата, номер;

6 место издания;

7 заголовок (чего?);

8 гриф утверждения;

9 текст;

10 приложение;

11 подписи всех лиц, указанных в вводной части, без указания должностей в алфавитном порядке;

12 гриф согласования или визы согласования

ПРОТОКОЛ – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и других формах работы коллегиальных органов.

Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание продолжается несколько дней, то указывается дата начала и окончания через тире: 20.11. – 25.11.2002.

Номер протокола – порядковый номер в течение календарного года.

Если протокол подлежит утверждению, то ставится гриф утверждения.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие. В кратком протоколе указывают фамилии докладчика, тему доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются. Кратко протоколируются также оперативные совещания.

Текст полной формы протокола состоит из вводной и основной части.

Вводная часть имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная – слова председатель, секретарь, присутствовали – пишется в от 0 положения с прописной буквы. Переменная – инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших пишут в и.п. от 2 положения табулятора, перед ними ставят тире.

Фамилии членов коллегиального органа и приглашенных располагают в алфавитном порядке в одну строку через запятую через 1 интервал. Отдельно приглашенные, отдельно члены комиссии. Если их больше 15 человек, то указывают общее количество, а в скобках пишут (регистрационный лист прилагается). После фамилии приглашенного в скобках указывают название учреждения.

Вводная часть текста заканчивается повесткой дня от 0 положения табулятора, после фразы ставят двоеточие и через 2 интервала с красной строки перечисляются вопросы повестки дня, пронумерованные арабскими цифрами. Вопросы располагаются по степени важности и сложности. Каждый вопрос конкретизирован, не должно быть вопроса, сформулированного словом «Разное».

Основная часть строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ – по каждому вопросу повестки дня отдельно. Слова пишут от 0 положения прописными буквами.

Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если их несколько, после слова ставят двоеточие. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в и.п., ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада. Если текст доклада застенографирован или предоставлен докладчиком, то вместо содержания пишут – Доклад прилагается.

После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут И.О.Фамилии выступавших в и.п. (в скобках указывают должности), после тире с прописной буквы пишут содержание выступления. Если выступающий представляет текст, то после тире указывается – Выступление прилагается.

Вопросы к докладчику и ответы на них включаются в раздел ВЫСТУПИЛИ и оформляются по той же схеме. Вместо слов вопрос – ответ пишут И.О.Фамилии в и.п., ставят тире и затем содержание вопроса или ответа.

А.В.Смирнов – Были ли приняты меры для…?

Слово ПОСТАНОВИЛИ печатают через 2 интервала ниже текста. Если в постановлении содержатся различные по характеру вопросы, то оно должно делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, и каждый печатается с красной строки. Постановляющая часть оформляется по схеме: действие – исполнитель – срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В данном случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ прилагаться к протоколу. При выборах в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре.

Протокол подписывает председатель и секретарь, если есть президиум, то члены президиума. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления под роспись.

Формуляр протокола:

1 наименование министерства или ведомства;

2 наименование организации;

3 наименование структурного подразделения;

4 вид документа (ПРОТОКОЛ);

5 дата заседания, номер;

6 место составления;

7 заголовок (чего? - наименование коллегиального органа);

8 гриф утверждения;

9 текст вводной и основной части;

10 подписи (минимум две);

11 гриф согласования или визы согласования

ДОКЛАДНАЯ (СЛУЖЕБНАЯ) ЗАПИСКА – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

В зависимости от содержания и назначения докладные записки бывают информационные и отчетные (по результатам командировки). Информационная докладная записка о ходе выполнения работ представляется руководителю постоянно.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние и внешние.

Датой документа является дата ее подписания.

Докладная записка составляется как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять решение.

Текст докладной записки четко делится на 2 части:

- констатирующая (описательная), где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация;

- выводы, предложения, просьбы.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок (О чем?).

Формуляр докладной записки:

1 наименование министерства или ведомства;

2 наименование организации;

3 наименование структурного подразделения;

4 вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);

5 дата, номер;

6 место составления;

7 адресат

8 заголовок (о чем?);

9 текст;

10 приложение;

11 подпись составителя

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ (ПОЯСНИТЕЛЬНЯ) ЗАПИСКА – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Объяснительная записка, являющаяся приложением к основному документу (как правило, к отчету или плану), поясняющая и дополняющая его, оформляется на общем бланке предприятия. Подписывает такую записку руководитель. Составляется в необходимом количестве экземпляров.

Объяснительная записка, где объясняются причины поведения, ситуации, поступки, составляются отдельными работниками в одном экземпляре. Они могут оформляться от руки, подписываются составителем, воспроизводят те же реквизиты, что и во внутренней докладной записке.

Дата добавления: 2015-08-05