Переписка с иностранными фирмами

При подготовке писем иностранным партнерам необходимо учитывать, что они составляются по иным правилам. На деловые письма существует международный стандарт ИСО.

Деловое письмо международного образца имеет четкую структуру, определенный набор реквизитов. Письма печатают на бланке с полями 2,54 мм (1 дюйм).

В левом верхнем углу (или в центре) располагается эмблема и наименование фирмы. Если компания малоизвестна, то после наименования организации указывается ее профиль деятельности (Организация туристических туров; Операции с ценными бумагами; Продажа недвижимости и т.д.). Под наименованием фирмы или на нижнем поле листа указывается адрес офиса, содержащий почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса, номер декларации или регистрационной лицензии.

Адрес организации состоит из расположенных построчно:

- И.Фамилия получателя;

- наименование компании;

- номер дома, улица;

- город;

- штат (графство) или почтовый округ;

- страна.

Текст печатается от 0 положения (современный вариант) или с красной строки (классический вариант). Делится на абзацы, которые отделяются друг от друга дополнительным межстрочным интервалом. При написании писем все чаще используется открытая пунктуация, т.е. без запятых.

После текста личная подпись автора, ниже – расшифровка, на следующей строке – должность.

В официальной переписке текст письма может заканчиваться сокращением RSVP (пожалуйста, ответьте).

Формуляр письма:

1 наименование министерства или ведомства;

2 наименование организации;

3 адрес организации (почтовый, телеграфный, номер телефона, факса, электронный адрес);

4 вид документа (только ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО и ПРЕТЕНЗИЯ);

5 коды по ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП

6 дата, номер;

7 ссылка на номер и дату входящего документа;

8 гриф ограничения доступа (для коммерческой корреспонденции);

9 адресат (не более 4-х адресов);

10 заголовок (для формата А4);

11 текст;

12 приложения;

13 подпись;

14 печать (если нужно);

16 Ф.И.О. исполнителя, номер его телефона;

17 инициалы машинистки, количество экземпляров

КОММЕРЧЕСКИЙ ДОГОВОР – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Является основным правовым документом.
Характер сделки, условия и сроки поставки, транспортировки, упаковка и маркировка, цена, качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон – все это находит отражение в контракте.

Заключение контракта обычно начинается с предложения его заключить – направления оферты, где излагаются основные условия сделки. Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согласием). Обмен документами может происходить почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной связью.

Затем представляется проект контракта, который подписывается обеими сторонами.

При составлении контракта и его заключении нужно уделять внимание правовой грамотности текста, избегать двусмысленных формулировок, детально освещать условия договора, проверять правильность написания юридических адресов.

Коммерческие договора хранятся 5 лет после окончания срока договора (при условии завершения ревизии), с иностранными фирмами – 10 лет.

Формуляр коммерческого договора:

1 вид документа (ДОГОВОР);

2 дата, индекс;

3 место составления;

4 заголовок (о чем?);

5 текст (делится на части, пронумерованные цифрами):

Вводная часть: наименование сторон (полное и краткое), должности, Ф.И.О. лиц, указание их полномочий.

Основная часть:

- предмет договора: изложение порядка рассмотрения вопросов.

- условия и сроки поставки, перевода, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации.

- условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчета.

- порядок приема-сдачи выполненных работ.

- ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств).

- гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства.

- переход права собственности и риски.

- порядок разрешения споров.

- общий срок действия договора (максимум 1 год).

- юридические адреса сторон.

- подписи должностных лиц и печати фирм

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР – документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового договора являются предприятие (работодатель) и работник (контрактант). Заключается договор в письменной форме и должен соответствовать требованиям ТК РФ.

При заключении договора рекомендуется указывать следующие основные условия:

- место работы (наименование предприятия, куда принимается работник, структурное подразделение);

- конкретная работа в соответствии с квалификацией по определенной профессии, которую должен выполнять работник;

- дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный трудовой договор;

- оплату труда;

- обязанности предприятия по обеспечению охраны труда

Кроме этого договор может содержать дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон: испытательный срок, совмещение профессий, повышение квалификации, дополнительный отпуск, соблюдение коммерческой тайны, различные надбавки и доплаты стимулирующего и компенсационного характера.

При заключении трудового договора не могут устанавливаться по согласованию сторон следующие условия:

- основания увольнения работника;

- дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством;

- введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев, предусмотренных статьями ТК.

Договоры могут заключаться на неопределенный срок (бессрочный); на определенный срок не более 5 лет (срочный); на время выполнения определенной работы.

Договор составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником. Трудовые договоры могут включаться в состав личных дел работников, либо формироваться в отдельное дело по алфавиту фамилий и храниться 75 лет.

Формуляр трудового договора:

1 вид документа (ТРУДОВОЙ ДОГОВОР);

2 дата, индекс;

3 место составления;

4 текст (делится на части, пронумерованные цифрами):

Вводная часть: наименование сторон (полное и краткое), должности, Ф.И.О. лиц, указание их полномочий.

Основная часть:

- общие положения (название структурного подразделения, профессии, подчинение, вид договора – срочный или бессрочный, по основному месту работы или совместительству, срок действия, срок испытания)

- обязанности сторон

- режим рабочего времени

- оплата труда

- режим отдыха

- другие условия

- юридические адреса предприятия и подпись руководителя организации, печать

- паспортные данные работника, адрес регистрации, личная подпись

ДОГОВОР О ПОЛНОЙ МАТЕРИАЛЬНОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТИ – может быть заключен предприятием, учреждением, организацией с работниками, достигшими 18-летнего возраста, занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой и применением в процессе производства переданных им ценностей. Перечень таких должностей и работ, а также типовой договор о полной материальной ответственности утверждаются в порядке, определяемом законодательством.

Дата добавления: 2015-08-05