Объяснительные записки не подлежат регистрации.

Формуляр объяснительной записки:

Те же реквизиты, что и у докладной записки.

4 вид документа (ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА)

СПРАВКА – документ, подтверждающий какие-либо события или факты.

Справки бывают 2 видов:

1 с информацией о фактах и событиях служебного характера;

2 выдаваемая заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющая какой-либо юридический факт – справки личного характера.

Служебные справки составляются по указанию руководителя для информации о выполнении поручений и представляются в установленные сроки.

В справке фиксируются сведения определенного отрезка времени. Заголовок может содержать период времени или дату, на которую приходятся сведения, приведенные в документе «О … за 1 квартал 2002 г.».

Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательной проверки сведений, могут приводиться таблицы. Если справка содержит сведения финансового характера, то кроме руководителя ее подписывает главный бухгалтер. Подписи скрепляются печатью.

Датой справки является дата ее подписания.

Адресат оформляется как и на других информационно-справочных документах, но не указывается почтовый адрес.

В тексте излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, приводятся конкретные данные. Выводы и предложения составителя в справке не даются в отличие от докладной записки.

Справки личного характера – это наиболее многочисленная группа справок, которая выдается ежедневно.

При составлении их применяют унифицированные трафаретные бланки формата А5. Отличием таких справок является то, что адресат может быть перемещен во вторую часть текста, где обычно указывают название организации, куда она представляется. Текст начинается с указания Ф.И.О. лица, о котором сообщают сведения, при этом фамилия печатается прописными буквами. Переменные данные могут вписываться в трафаретную форму от руки.

Формуляр справки:

1 наименование министерства или ведомства;

2 наименование организации;

3 наименование структурного подразделения (для внутренних справок);

4 вид документа (СПРАВКА)

5 дата, номер;

6 место составления;

7 заголовок (о чем?);

8 адресат;

9 текст;

10 приложение (если есть);

11 подпись (две подписи, если сведения носят финансовый характер);

12 печать

ТЕЛЕГРАММА – документ, передаваемый по каналам телеграфной связи.

Телеграммы бывают с текстом в один пункт, с аналогичным текстом в разные пункты, фототелеграммы (передача чертежей, рисунков), схема-телеграмма, телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом, телеграмма на специальном бланке.

Телеграмма, адресуемая в разные пункты, печатается в нужном количестве экземпляров. На каждом экземпляре в реквизите адресат указывается только один из пунктов назначения.

В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее срочности. По срочности телеграммы подразделяют на следующие категории: правительственная, срочная, международная, обыкновенная (срочность не указывается). Категория срочности указывается перед адресатом.

Телеграмма состоит из 2 частей, разделенных чертой:

Первая (над чертой) – передается по телеграфу и оплачивается;

Вторая (под чертой) – не передается по телеграфу и не оплачивается.

Первая часть содержит следующие реквизиты: отметка о категории, адресат, текст, должность, Ф.И.О. лица, подписавшего телеграмму. Печатается прописными буквами через 2 интервала. Каждый реквизит начинается с новой строки без абзаца. Адресат от текста отделяют 3-4 интервалами. Текст излагается кратко, без союзов и предлогов, с сокращенными обозначениями знаков препинания, печатается на лицевой стороне бланка без переносов слов, исправлений.

Знаки препинания используются по мере необходимости и указываются словами: ТИРЕ, ЗПТ, ТЧК, ДВТЧ, КВЧ, ВОСКЛИЦАТЕЛЬНЫЙ, ВОПРОСИТЕЛЬНЫЙ, также словами печатают арифметические действия и знаки, используемые с цифрами: ПЛЮС, МИНУС, ДЕЛЕНИЕ, УМНОЖЕНИЕ, РАВНО, ПРОЦЕНТ, ПАРАГРАФ, НОМЕР.

В ответных телеграммах перед текстом указывают номер (НР) документа, на который дается ответ. Исходящий номер помещают в конце текста, поэтому цифровые данные, в том числе даты, в тексте указываются словами, так как они могут быть приняты адресатом как делопроизводственные номера. Многозначные числа допускается печатать цифрами.

Во второй части указываются адрес и наименование организации-отправителя, должность и подпись лица, от имени которого телеграмма исходит, дата отправления и печать. Текст под чертой печатается обычным шрифтом.

Дата подписания телеграммы соответствует дате ее отправления. Международные телеграммы печатаются на русском и латинском шрифте.

Обычно телеграмма печатается в 3 экземплярах:

1 экз. – на телеграф;

2 экз. – в бухгалтерию;

3 экз. – в дело

Формуляр телеграммы:

Реквизиты см.в тексте.

ФАКС – это документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по специальным каналам связи. Он служит для передачи оперативной информации, так как документы, передаваемые по факсу, не имеют подтверждения своей подлинности.

Дополнительными данными, которые проставляются самим аппаратом, являются код отправителя, дата и время передачи, ее продолжительность, номер телефакса, с которого передана информация, количество страниц.

Отправитель факса должен получить подтверждение о том, что информация получена без искажений. В этом подтверждении получатель указывает код организации, номер телефакса, дата, время, продолжительность передачи, количество полученных страниц и результат (RESULTS – OK или NG (негатив).

ТЕЛЕФОНОГРАММА – обобщенное название различных по содержанию документов, которые передаются по телефону и записываются получателем. Используется для передачи срочной информации и распоряжений.

Для передачи телефонограммы нужно:

- передавать краткую и срочную информацию
- проверять правильность записи повторным чтением;
- не передавать сложные тексты более 50 слов
- не использовать трудно выговариваемые и редкие слова
- записывать в специальном журнале (для приема телефонограмм) или оформлять машинописным способом с последующей регистрацией.
Составляется в 1 экземпляре, подписывается руководителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается список учреждений и номера их телефонов.

Принимающие телефонограмму несут ответственность за правильность записи и должны немедленно передать ее для ознакомления руководителю или исполнителю.

Формуляр телефонограммы:

1 наименование организации-отправителя;

2 вид документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА);

3 дата, номер;

4 место составления;

5 адресат;

6 текст;

7 подпись

8 Ф.И.О., должность передавшего, номер телефона, время передачи;

9 Ф.И.О., должность принявшего, номер телефона, время приема.

КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ – оформляется на работников, направленных в командировку, для удостоверения полномочий командированного лица и подтверждения факта пребывания в пункте назначения в определенный период времени.

Командировочное удостоверение является финансовым документом, поэтому отметки о сроках пребывания сопровождаются подписями и печатями. Оформляется после издания приказа о командировании, регистрируется в специальном журнале.

Тест делится на вводную и основную часть. Вид документа (КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ) и вводная часть оформляется в верхнем правом углу от 4 положения табулятора. В вводной части указывается Ф.И.О., должность лица, направляемого в командировку, пункт назначения.

Отступив 3 интервала, от 0 положения печатаем основной текст: срок командировки, основание командировки (приказ или распоряжение директора), данные паспорта командируемого, подпись руководителя.

Ниже оформляются отметки о прибытии в пункты назначения, на которых обязательно проставляется печать соответствующей организации.

На оборотной стороне составляется авансовый отчет по затраченным денежным средствам.

СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА – обобщенное название большой группы управленческих документов различного содержания, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-либо, уведомления о чем-нибудь. Они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения.

Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Тон письма должен быть нейтральным. Главная цель служебного письма – побудить к действию, убедить, показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью текста, слова должны точно отражать смысл. Письмо должно освещать один вопрос.

При составлении письма используют специальный бланк для писем формата А4 и А5, в зависимости от объема письма. Если письмо не превышает 10 строк, его оформляют на формате А5, заголовок при этом не пишется, текст печатается через 1 интервал.

Название вида документа (ПИСЬМО) не пишется, исключение составляют ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО и ПРЕТЕНЗИЯ.

Текст письма чаще всего состоит из вводной и основной части. В вводной части указываются причины составления письма, в основной части формулируется его основная цель – предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п. Текст письма обычно не превышает 1 страницы.

Составитель документа, кроме текста, должен сформулировать заголовок письма (для формата А4), указать адрес, приложения (если они есть), должность, Ф.И.О. подписывающего, свою фамилию и номер телефона (исполнитель).

Письмо оформляется минимум в 2 экземплярах.

Письма, отправляемые из организации, делятся на две группы – инициативные и ответные.

- ИНИЦИАТИВНЫЕ ПИСЬМА – это письма, требующие ответа. Большая часть таких писем выражает просьбу к адресату в решении каких-либо вопросов.
- ПИСЬМА-ОТВЕТЫ – в документе излагают принятие или отказ от предложения, поставленного в инициативном письме, выполнение просьбы, поэтому ответ должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть аргументирован. Письмо-ответ должен содержать ссылку на индекс и дату инициативного (входящего) письма, на которое дается ответ.
Письма, содержащие информацию, не требующую ответа, можно разделить на:

- СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО – информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов, отправленных материальных ценностей. Начинаются словами: Направляем, Посылаем, Возвращаем, Прилагаем, Представляем на утверждение (согласование).
- ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ – предлагает адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Оно может адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям, может содержать полную повестку дня мероприятия, фамилии докладчиков по вопросам повестки дня, фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия, способ проезда и т.п.
- ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО – сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии, пропагандируют деятельность организаций, продукцию.
- РЕКЛАМНОЕ ПИСЬМО – разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров, в конце текста может быть указан адрес и телефон для справок. Цель письма – побудить воспользоваться предложенными услугами, заказать товар.
- ПИСЬМО-ИЗВЕЩЕНИЕ – составляется для конкретного адресата, часто оно является ответом на запрос. Начинается словами: Ставим Вас в известность…, Сообщаем Вам о …, Извещаем Вас о ….
-ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ – содержит сообщение о получении какого-либо отправления, о том, что составленный ранее документ остается в силе, может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор, и начинается словом Подтверждаем.
- ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ – содержит указание на приближение или истечение срока какого-либо обязательства или проведения мероприятия, и начинается словом Напоминаем. Письмо направляется адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров.

КОММЕРЧЕСКИЕ ПИСЬМА составляются при заключении и выполнении контрактов. В них покупатель обращается к продавцу с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и (или) направить предложения (оферту) на поставку товара. Ответы продавцов (акцепт), рекламации, ответы на рекламации, договорные, кредитные и гарантийные письма – все это является коммерческой перепиской..
- ГАРАНТИЙНЫЕ ПИСЬМА – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или представление чего-либо. В этом письме организация-адресант берет на себя определенные обязательства, поэтому письмо имеет правовую функцию. Гарантийное письмо должно иметь две подписи – руководителя и главного бухгалтера, на них проставляется печать.
- РЕКЛАМАЦИОННЫЕ (ПРЕТЕНЗИОННЫЕ) ПИСЬМА – посылают предприятия-покупатели в адрес организации-поставщика. В тексте указываются требования, предъявляемые автором претензии (заявителем): возмещение убытков, нанесенных невыполнением или нарушением контракта другой стороной (контрагентом), подробный расчет суммы, которую заявитель просит ему перечислить.

Общая сумма претензии выносится в заголовок к тексту. Рекламация (претензия) должна иметь копии документов, подтверждающих такие факты, они оформляются как приложения к основному документу – письму.
- КРЕДИТНЫЕ ПИСЬМА – используют при заключении контрактов с иностранными партнерами, в них продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного счета и гарантиями банка оплаты товаров или услуг.
- ДОГОВОРНЫЕ ПИСЬМА – это разновидность сопроводительных писем, которое подтверждает факт отправки коммерческого договора.

«Направляем подписанный с Вашей стороны договор №___ от ____2002. Справка о финансировании будет выслана …

Данное письмо следует считать неотъемлемой частью настоящего договора.

Приложение: договор от _______№____ на 3 л., в 3 экз.»

Дата добавления: 2015-08-05