Алгоритм 6.1. Форматування основних одиниць часу

1. Виконати команду Format, Timescale. Формується діалогове вікно, зображене на рис 6.1. Елементи форматування основних одиниць часу зведені в групу Major scale. У списку Units вибрати будь-яку із наведених нижче одиниць часу:

· Years (роки)

· Quarters (квартали)

· Months (місяці)

· Days (дні)

· Hours (години)

· Minutes (хвилини)

Рис. 6.1. Вікно форматування основних одиниць часу календарної діаграми Project (закладка Timescale )

2. В полі Count задати кількість основних одиниць часу, які слід включати в одну поділку. По замовчуванню значення цього поля рівне 1.

3. В списку Label слід вибрати один із допустимих зразків форматування основних одиниць часу.

4. В списку Align вибрати допустимий вид вирівнювання міток основних одиниць часу.

5. За допомогою перемикача Tick lines включити чи відключити виведення роздільних вертикальних ліній між мітками основних одиниць часу.

6. Натиснути ОК для завершення форматування.

Алгоритм 6.2 Форматування допоміжних одиниць часу для календарної діаграми

1. Виконати команду Format, Timescale. Формується діалогове вікно, зображене на рис 6.1. Елементи форматування допоміжних одиниць часу зведені в групу Minor scale. У списку Units для допоміжних одиниць часу можна вибрати будь-яку із наведених в п. 2 алгоритму 6.1 одиниць часу, яка не менша, ніж вибрана основна одиниця часу. Форматування інших елементів допоміжних одиниць часу повністю відповідають діям, наведеним в пп. 3 - 6 алгоритму 6.1 для основних одиниць часу.

2. Натиснути ОК для завершення форматування.

Алгоритм 6.3. Зміна масштабу календарної діаграми

1. Виконати команду Format, Timescale. Формується діалогове вікно, зображене на рис 6.1. Вікно Enlarge дозволяє ввести коефіцієнт, який управляє зміною масштабу зображення календарної діаграми по горизонталі. Ця величина задається у відсотках від вихідного значення, для якого значення по замовчування рівне 100%.

2. Натиснути ОК для завершення форматування.

Алгоритм 6.4. Оформлення показу неробочого часу на календарній діаграмі.

При виборі достатньо маленького масштабу основних одиниць на календарній діаграмі можуть бути видимі вихідні дні чи неробочі години календарних днів. Ф надає можливість по різному показувати такі інтервали часу на календарній діаграмі.

Для цього необхідно:

1. Виконати команду Format, Timescale. Формується діалогове вікно, зображене на рис 6.1

2. Перейти до форматування показу неробочого часу, вибравши закладку Nonworking Time. При цьому формується діалогове вікно, зображене на рис 6.2.

3. Вибрати стиль відображення неробочих днів за допомогою перемикачів групи Draw:

· Behind task bars – відображення неробочого часу за сугами робіт (в цьому випадку смуги робіт будуть неперервними);

· In front of task bars – відображення неробочого часу перед смугами робіт (в цьому випадку смуги робіт будуть перериватися на інтервалах неробочого часу);

· Do not draw – відмова від виведення неробочих днів.

Рис. 6.2. Вікно форматування одиниць часу календарної діаграми Project (закладка Nonworking Time)

4. Колір та характер зарисовки неробочих днів вибирають за допомогою списків Color і Pattern відповідно. Результат відображається у вікні, який розташований в нижній частині на рис 6.2.

5. Для застосування вибраного форматування слід натиснути на кнопку ОК.

Алгоритм 6.5. Форматування смуг робіт

Форматування смуг робіт на календарній діаграмі допомагає виділити роботи, до яких необхідно звернути додаткову увагу.

1. Виділити потрібну роботу за алгоритмами 5.3 чи 5.4.

2. Виконати команду Format, Bar. Формується вікно, яке зображене на рис 6.3. Це вікно складається з трьох груп управляючих елементів: Start shape i End shape (для вибору НАЧЕРТАНИЯ початкового та кінцевого символів смуг), а також Middle bar (для форматування смуги роботи). В нижній частині вікна автоматично формується зображення смуги роботи з поточним форматуванням.

Рис. 6.3. Вікно Format Bar (закладка Bar Shape )

3. В групі Start shape задати формат початкового символу: в списку Shape вибрати символ; в списку Type – заповнення цього символу (Dashed - без ЗАЛИВКИ, обмеженою пунктирною лінією; Framed - без ЗАЛИВКИ, обмеженою суцільною лінією; Solid - однотонною кольоровою ЗАЛИВКОЙ).

4. Аналогічно п. 3 в групі End shape задати формат кінцевого символу.

5. В групі Middle bar задати формат смуги: в списку Shape вибрати тип смуги, в списку Pattern встановити стиль заповнення смуги, в списку Color – колір смуги.

6. Для застосування форматування натиснути кнопку ОК.

Алгоритм 6.6. Виведення надписів на календарній діаграмі

Надписи поряд зі смугами в полі календарної діаграми можуть містити значення будь-яких полів баз даних Project, зв‘язаних з даною роботою. Послідовність дій для виведення таких надписів повинна бути наступною:

1. Виділити потрібну роботу за алгоритмами 5.3 чи 5.4.

2. Виконати команду Format, Bar. Формується вікно, зображене на рис 6.3. Помістити курсор на закладку Bar Text та натиснути лівою кнопкою миші. Вікно прийме вигляд зображене на рис 6.4..

3. Встановити курсор на рядок з потрібним надписом Left, Right, Top, Bottom чи Inside (відповідно зліва, справа, зверзу, знизу чи в полі смуги) і натиснути на ній лівою кнопкою миші. Вибір рядка дозволяє визначити розміщення надпису відносно до смуги роботи.

4. В полі Top (на рис 6.4) в цьому полі знаходиться надпис „Name”) ввести ім‘я поля, зміст якого необхідно відобразити в полі календарної діаграми. Ім‘я поля можні ввести за допомогою списку, який формується в правому полі вибраного рядка. Список можна активізувати, встановивши курсор на активному елементі, а вибрати потрібне ім‘я – за допомогою натиснення лівої кнопки миші.

5. Для застосування форматування натиснути кнопку ОК.

Рис. 6.4. Вікно Format Bar (закладка Bar Text )

7 Робота з фільтрами

Працюючи з Project, слід враховувати, що застосування фільтру не призводить до видалення із бази даних любої інформації, а тільки забороняє її відображення, забезпечуючи можливість зосередитися на найбільш важливих компонентах графіку реалізації проекту.

Project підтримує можливість роздільного існування фільтрів, призначених для таких елементів проекту, як роботи і ресурси. Списки фільтрів кожного виду визначається по контексту в залежності від того, яка таблиця являється активною, але порядок роботи з фільтрами схожий. При роботі з фільтрами, найбільш характерне виконання наступних опре цій:

· вибір існуючого фільтру;

· застосування автофільтра;

· створення нового фільтру;

· зміна існуючого фільтру.

Вибір фільтру із існуючих

Вибір фільтру із числа існуючого можливо вибрати двома способами, наведеними в алгоритмах 7.1 і 7.2.

Алгоритм 7.1. Вибір фільтру із числа існуючих за допомогою панелі інструментів

1. Встановити курсор на список фільтрі в панелі інструментів та відкрити цей список за допомогою натиснення лівої кнопки миші.

2. Вибрати (рис 7.1) потрібний фільтр.

Рис. 7.1. Вибір фільтра на панелі інструментів

Алгоритм 7.2. Вибір фільтру за допомогою команди Project, Filtered for:

1. Виконати команду Project, Filtered for:.

2. В меню, зображеному на рис 7.2, вибрати потрібний фільтр.

Рис. 7.2. Меню управління вибором фільтру

Алгоритм 7.3. Застосування автофільтра

1. Виконати команду Project, Filtered for:.

2. В меню, зображеному на рис 7.2, вибрати опцію AutoFilter. При цьому в кожній клітинці заголовку кожного рядка буде сформований управляючий елемент.

3. Навести курсор на спеціальний управляючий елемент в першій клітинці потрібного стовпця та натиснути лівою кнопкою миші.

Рис. 7.3. Приклад використання автофільтра

4. Розкриється випадаюче меню (рис 7.3), вибір будь-якого елементу якого викликає застосування фільтру до інформації даного стовпця. Як правило, в рядку випадаючого меню присутні елементи All і Custom, перший з яких відміняє дію фільтру по відношенню до активного стовпця. А другий спосіб дозволяє сформувати користувачем фільтр аналогічно з алгоритмом 7.4.

5. Описані в п.4 дії можна виконати для всіх стовпців активної таблиці.

6. Для відключення автофільтра слід повторно виконати дії, описані в пп. 1 і 2 цього алгоритму.

Алгоритм 7.4. Створення нового фільтру

1. Виконати команду Project, Filtered for:.

2. В меню, зображеному на рис 7.2, вибрати опцію More Filters…. Відкриється вікно зображене рис 7.4 на діалогове вікно.

Рис. 7.4. Вікно управління вибором фільтрів Project

3. Натиснення на кнопку New, дозволяє задати ім‘я нового фільтру в спеціальному вікні, наведеному на рис 7.5.

Рис. 7.5. Приклад вікна формування фільтру Project

4. В полі Name (рис 7.5) ввести унікальне ім‘я фільтру.

5. Встановивши „галочку” Show in menu вибрати режим відображення створюваного фільтру в меню панелі інструментів, використання якого описано в алгоритмі 7.1 (на відміну від меню вибору фільтру список, показаній на рис 7.5, завжди включає всі фільтри).

6. В першій клітинці стовпця Field Name вибрати ім‘я поля, за допомогою якого формується умова фільтру.

7. В першій клітинці стовпця Test вибрати умову, за допомогою якої формується умова фільтру. Ця умова записується наступними англійськими фразами:

· equals - рівне;

· does not equal – нерівне;

· is greater then – більше;

· is greater than or equal to - більше чи рівне;

· is less than - менше;

· in less than or equals to - менше чи рівне;

· is within -належить інтервалу;

· is not within - не належить інтервалу;

· contains - містить (рядок);

· does not contain - не містить;

· contains exactly - містить точно, співпадаючи з рядком.

8. В першій клітинці стовпця Value(s) вибрати значення, яке буде порівнюватися зі значенням поля, вибраного в п. 7 Значення може бути:

· константою;

· ідентифікатором поля баз даних Project, який відноситься до цього запису, та порівнюється зі значенням поля, вибраного в п. 7;

· інтерактивним запитом, текст якого обов‘язково повинен бути у подвійних лапках і закінчуватися знаком питання, після закриваючих лапок, наприклад „Введіть значення”?. При кожному застосуванні такого фільтру значення поля для порівнювання буде автоматично запитуватися в спеціальному діалоговому вікні з виведенням в нього фрази, яка містилася в лапках.

9. Для формування складного запиту, який включає комбінацію двох умов, в клітинку другого рядка стовпця And/Or слід вибрати логічну умову для об‘єднання умов: And і Or (І/АБО). Після цього для формування другої умови слід повторити дії, описані в пп. 7-9 для наступного рядка таблиці описання фільтру. При необхідності формування складеної умови, яка включає декілька рядків, слід формувати потрібні рядки у відповідності з описом цього пункту.

10. Для управліннями рядками складеної умови слід використовувати кнопки Cut Row, Copy Row, Insert Row і Delete Row.

11. Закінчити формування нового фільтру натисненням кнопки ОК.

12. Після цього активним залишається вікно, яке зображене на рис 7.4. Для застосування створеного фільтру натиснути кнопку Apply, а для закриття вікна – кнопку Cancel.

Алгоритм 7.5. Редагування існуючого фільтру

1. Виконати команду Project, Filtered for:.

2. В меню, зображеному на рис 7.2, вибрати опцію More Filters….. В діалоговому вікні, зображеному на рис 7.4, вибрати необхідний фільтр натисненням лівою кнопкою миші.

3. Натиснути кнопку Edit.

4. В діалоговому вікні (рис 7.5) за допомогою дій, аналогічних описаним в пп. 6-13 алгоритму 8.24, відредагувати фільтр.

Робота з таблицями завантаження ресурсами

Таблиці завантаження ресурсів в Project являються основою двох форм представлення даних про проект:

· звітні дані про завантаження ресурсів (Resource Usage);

· таблиці даних про завантаження ресурсів та розподілу їх по роботам (Task Usage).

Алгоритм 8.1. Звернення до форми звітних даних Resource Usage

Особливістю форми, яку ми розглядаємо, є те що для кожного виконавця формується як рядок зі звітними даними, так і пов‘язані з ним ієрархічні рядки для кожної із робіт цього виконавця. При необхідності ієрархічний список робіт виконавця можна звернути натисненням на першій клітинці стовпця таблиці з найменуванням виконавця, зафарбований в характерний сірий колір, і на самому символі ієрархії (він знаходиться прямо перед найменуванням виконавця).

1. Для звернення до форми Resource Usage слід виконати команду View, Resource Usage.

2. Вибір одиниць часу і масштабу зображення при необхідності виконати у відповідності до алгоритмів 6.1, 6.2 і 6.3 відповідно до конкретного графіку.

3. Показники, із яких формується звітна таблиця навантаження ресурсів, вибирають за допомогою команди Format, Details. Пов‘язане з цією командою меню дозволяє включити в таблицю за допомогою лівого натиснення на ліву клавішу миші наступні дані:

· трудомісткість робіт (Work);

· фактична трудомісткість (Actual Work);

· накопичений з початку робіт об‘єм робіт (Cumulative Work);

· вартість робіт (Cost);

· фактичні витрати (Actual Cost);

· максимальна кількість необхідних ресурсів (Peak Units);

· перевантаження ресурсів (Overallocation);

· не завантаженні ресурси (Remaining Availability) і т. д.

За допомогою команди в таблицю можна включити одночасно декілька показників.

Алгоритм 8.2. Звернення до форми Task Usage

Особливістю цієї форми є те, що для кожного призначення (виконавця) кожної роботи в ній формується свій рядок з описом призначення ресурсів при тому, що для кожної роботи формується і рядок зі звітними даними. При необхідності ієрархічний список призначень даної роботи можна звернути натисненням на першій клітинці стовпця таблиці з найменування роботи, зафарбований в характерний сірий колір, і на самому символі ієрархії (він знаходиться прямо перед найменуванням роботи).

1. Для звернення до форми Task Usage слід виконати команду View, Task Usage.

2. Вибір одиниць часу і масштабу зображення при необхідності виконати у відповідності до алгоритмів 6.1, 6.2 і 6.3 відповідно до конкретного графіку.

3. Вибір показників, із яких формується звітна таблиця навантаження ресурсів, вибирають за допомогою команди Format, Details. Пов‘язане з цією командою меню дозволяє включити в таблицю за допомогою лівого натиснення на ліву клавішу миші наступні дані:

· трудомісткість робіт (Work);

· накопичений з початку робіт об‘єм робіт (Cumulative Work);

· вартість робіт (Cost);

· накопичений з початку робіт витрати (Cumulative Cost);

· звітна трудомісткість (Actual Work) і т. д.

9 Створення графіків проекту

Рекомендована послідовність створення графіку проекту

Створення графіку являється важливим елементом визначення робіт і обов‘язковим етапом роботи над проектом. Система управління проектами Project дає користувачам широкі можливості для створення графіків, причому це можна робити „вручну” – за допомогою клавіатури чи шляхом копіювання інформації із файлів, створених іншими програмами.

Приведемо рекомендуючу послідовність виконання графіку робіт:

· Визначення опорних дат проекту

· Створення переліку робіт з оцінкою їх тривалості

· Організація ієрархічної структури робіт графіку

· Формування ресурсного забезпечення

· Збереження файлу

Пропонуючи послідовність формування моделі проекту являється типовою, але може варіюватися користувачем за своїм вибором з урахуванням умов і об‘єму роботи.

У кожного проекту повинні бути визначені дві опорні дати: початок і кінець. Project дозволяє використовувати одну з них як точку відліку.

Якщо в якості опорної визначена дата початку робіт (Project Start Date), то в результаті розрахунку графіка реалізації проекту буде автоматично підраховуватися дата закінчення роботи (саме так Project і діє по замовчуванню). Спроба почати роботу до дати початку проекту призведе до виведення повідомлення про помилку, у відповідь користувач зможе прийняти рішення про підтвердження зміни показників роботи чи відмінити його. По замовчуванню роботи, які добавляються до складу графіку, розглядаються як підлягаючі виконанню в рані строки (As Soon As Possible).

Якщо в якості точки відліку визначено закінчення робіт (Project Finish Date), то в результаті розрахунку графіку проекту автоматично розраховується дата початку робіт. По замовчуванню роботи, які додаються до складу графіка, розглядаються як виконуючі в найбільш пізні строки (As Late As Possible).

---

Дата добавления: 2015-07-20