Інтерфейс MS Project

Система управління проектами Project являється складною програмою з дуже розвиненими можливостями.

Інтерфейс системи управління Project являється типовим для всіх програм сімейства Microsoft Office. Зображення основної екранної форми Project – лінійна діаграма – приведена на рис 3.2. В самому верхньому рядку екрану виведені ім‘я програми і ім‘я файлу. Прямо під рядком з іменем програми та оброблюваного файлу розташоване головне меню. Воно дозволяє виконувати майже всі доступні для програми команди. Команди можуть бути активними чи заблокованими (виконання заблокованих команд неможливе). Прямо від головним меню розташовані панелі інструментів, кожна з яких включає в себе ряд забезпеченими піктограми кнопок. Кнопки панелей інструментів часто дублюють команди головного меню і кожен користувач може використовувати для виконання потрібних команд зручні для нього засоби.

Практично в любому положенні курсору натиснення правої кнопки миші викличе формування так званого контекстного меню, а зміст залежить від того, на якому об‘єкті встановлений курсор.

Крім цього, для виконання багатьох команд можна використовувати управляючі клавіші і їх комбінації – це дозволить працювати значно швидше. Для полегшення запам‘ятовування комбінацій таких клавіш вони приведені у рядках головного меню.

В самій лівій частині екрану розташована група піктограм. Яка дозволяє швидко переключатися між різними формами представлення даних про графік. Ці піктограми також дублюють команди головного меню, які входять до складу підменю View. Крім цього, команда View, View Bar дозволяє ховати з екрану цю панель з піктограмами чи знову показувати її. Якщо панель з піктограмами вибору форм представлення даних про графік сховати, то в самій лівій частині екрану по вертикалі буде розташований напис, визначаючий вибрану форму представлення даних.

Самий нижчий рядок екрану називається рядком статусу програми (Status Bar), в виводяться повідомлення про стан програми і встановлених режимах клавіатури.

Далі у наступних розділах приведені алгоритми виконання найбільш важливих операцій. Необхідних для роботи з Project при виконанні різноманітних операцій.

5 Таблиці. Фільтри. Види. Звіти.

5.1 Таблиці

Основні форми представлення даних (наприклад, лінійна діаграма, таблиця опису ресурсів та таблиця використання ресурсів) в значній мірі визначаються вибором таблиці (Table), яка містить певний набір стовпців та рядків, кожна з яких відповідає одному елементу проекту (роботі, ресурсу чи призначенню). Представлення таблиці містить в собі сукупність:

· номенклатура стовпці (показників БД), які характеризують елементи проекту;

· заголовки стовпців таблиці (показників БД);

· ширина стовпців таблиці в кількості символів, що виводяться;

· правила про вирівнювання тексту в кожному стовпці і заголовках стовпців: вліво, вправо чи по центру.

Склад стовпців (показників), які включаться до таблиці, і порядок виведення можуть керуватися користувачем за допомогою команди View, Table, More tables…, Edit управляючого меню.

До таблиць можуть застосовуватися засоби форматування, які дозволяють змінювати шрифт та інші елементи оформлення для того, щоб виділити ті елементи, які потребують особливої уваги.

5.2 Фільтри

Поняття фільтр (Filter) визначає логічні умови виведення елементів проекту в будь-якій формі представлення даних про графік проекту. Фільтр може застосовуватися до любої таблиці з урахуванням її змісту. Користувач може працювати з фільтрами, які вже визначені в Project чи створювати фільтри а своїм бажанням Ті фільтри, які визначанні в Project, зберігаються в файлі опцій Project, який називається GLOBAL.MPT. Для вибору попередньо визначених фільтрів чи для створення нових призначена команда Tool, Filtered for…. Командою Tool, Filtered for…, More filters.. можливо обрати будь-який існуючий фільтр, відредагувати його чи сформувати новий. Перелік стандартних фільтрів Project, наведено в табл. 5.1.

Таблиця 5.1. Основні стандартні фільтри Project

Назва фільтру

Умови формування фільтру

All Tasks Completed Tasks Cost Overbudget Critical Date Range.. In Progress Tasks Incomplete Tasks Milestones Resource Group.. Should Start By..   Summary Tasks Tasks Range..   Tasks With Attachments Tasks With fixed Dates Top Level Tasks Unstarted Tasks Using Resource   Work Overbudget

Всі роботи Закінчені роботи Роботи з перевитратами Роботи критичного шляху Роботи, які відносяться до заданого користувачем діапазону дат Роботи, які ще виконуються Незакінчені роботи (включаючи ті, які ще не почалися) Роботи, які відмічають ключові події. Роботи, які використовують визначену групу ресурсів Роботи, які повинні початися в деякий визначений користувачем діапазон часу Сумуючі роботи Роботи, ідентифікуючі номера яких відносяться до заданого користувачем діапазону Роботи, для яких визначені будь-які призначення ресурсів Роботи, дати початку і/чи закінчення яких обмежені Сумуючі роботи найвищого рівня Роботи, які не розпочалися до даного моменту часу Роботи, які використовують визначені користувачем види ресурсів Роботи, для яких дозволено перевитрати трудомісткості

В MS Project є можливість використання такого ефективного засобу, як автофільтр (Autofilter). Його можна активізувати за допомогою спеціально передбаченої кнопки панелі інструментів чи команди Project, Filtered for…, після вибору якої, в нижній частині автоматично формуючого списку слід вибрати опцію Autofilter. Після цього в заголовках всіх стовпців таблиці автоматично формується управляюча кнопка, натиснення якої, відкриває список всіх значень даного поля, які існують в поточному графіку. Вибір будь-якого значення із цього списку призведе до того, що в поточній даній формі залишаться тільки ті рядки, в яких дане поле має вибране значення. Послідовно можливо підключити будь-яку кількість фільтрів, які будуть доповнювати один одного (об‘єднуючись за допомогою об‘єднувача „І”).

Фільтри, які найбільш часто використовуються можливо вибрати за допомогою представленого на інструментальній панелі списку, що дозволяє не витрачати час на виконання послідовностей команд. Кількість фільтрів, які підтримуються в Project, не обмежена.

Види

Сполучення таблиці, її форматування і фільтру утворює вид (View). Для управляння ними в Project передбачена команда View, More Views….

Застосування видів дозволяє швидко змінювати представлення інформації про графік, не виконуючи кожного разу довгі послідовності команд. В Project передбачено використання попередньо визначених видів і підтримується можливість розробки користувачем необхідних йому видів, які можуть використовуватися чи зберігатися в файлі GLOBAL.MPT – такі види можливо ефективно використовувати для будь-яких графіків.

5.4 Звіти

Звіт представляє собою призначену для друку таблицю з форматуванням встановленого виду. Управління звітами здійснюється за допомогою команди View, Reports. В результаті вибору цієї команди формується вікно, в якому можна вибрати потрібну групу звітів і сам звіт у вибраній групі, а також створити новий звіт чи відредагувати вже існуючий. Основою для формування звітів являються форми представлення даних про графік, таблиці чи фільтри.

Звіт може містити лише табличну частину, але за допомогою команди можна надрукувати форму в тому вигляді, в якому вона відформатована.

Робота з таблицями

Працюючи з таблицею, часто доводиться виконувати одні ті самі дії, які не змінюють дані явно, але являються необхідним для форматування. До таких дій можна віднести:

· виділення тої чи іншої інформації;

· форматування текстових елементів;

· форматування складу стовпців таблиці;

· сортування таблиць.

5.5.1. Виділення частин таблиць

Виділяючи ту чи іншу інформацію. За допомогою лівої клавіші миші чи клавіш управління курсором в сукупності з клавішами <Shift> і <Ctrl> можна вибрати:

· одну клітинку таблиці;

· ряд клітинок;

· рядок таблиці, який відповідає одній роботі;

· кілька рядків, які відповідають різним роботам;

· виділення стовпця;

· Виділення всієї таблиці;

Алгоритм 5.1. Виділення однієї клітинки

Для вибору однієї клітинки таблиці достатньо помістити на неї курсор і натиснути лівою кнопкою миші. При цьому вибрана клітинка буде виділена рамкою, як це зображено на рис 3.2 (верхня ліва клітинка таблиці).

Алгоритм 5.2. Виділення групи клітинок

Для виділення декількох суміжних клітинок необхідно помітити курсор на першу з них, натиснути ліву кнопку миші, і не відпускаючи її, переміщати мишу. Виділив необхідні клітинки, відпустити ліву кнопку миші.

Для виділення декількох несуміжних клітинок необхідно помістити курсор на першу з них, натиснути клавішу <Ctrl>, і не відпускаючи її, натисканням лівої кнопки миші виділити необхідні клітинки, переміщуючи відповідним чином мишу.

Алгоритм 5.3. Виділення одного рядка, який відповідає потрібній роботі

Порядок виділення рядку таблиці, який відноситься до потрібної роботи, залежить від того, як відформатована сама таблиця:

1. Якщо перший стовпець таблиці має характерно світло-сірий колір, для виділення роботи достатньо навести курсор на першу (саме на світло-сіру) клітинку потрібного рядка і натиснути лівою кнопкою миші. Це одразу виділить всю інформацію про роботу. Зовнішньою ознакою виділення інформації про роботу служить відповідна зміна рядка: тепер перша клітинка рядка стає темно-сірою з білим текстом, наступна клітинка виділяється темною рамкою, а в інших інвертований текст міститься на чорному фоні.

2. Якщо перший стовпець таблиці не відрізняється від інших клітинок і не має характерно світло-сірого кольору, для виділення потрібного рядка прийдеться просто виділити всі її клітинки за допомогою алгоритму 5.2.

Слід враховувати, що у багатьох випадках, коли по контексту дія чи команда розповсюджується на весь рядок таблиці, для її виділення достатньо виділити за допомогою алгоритму 8.1 будь–яку її клітину.

Алгоритм 5.4. Виділення кілька рядків, які відповідають різним роботам

Для виділення кілька рядків таблиці, відповідаючи різним роботам, можні:

1. Натиснути ліву кнопку миші і, утримуючи її, переміщенням по вертикалі виділити ряд суміжних рядків. Потрібні рядки таблиці можні виділити, виділив всі клітини цих рядків. Після виділення потрібних рядків відпустити ліву кнопку миші. Якщо перший стовпець має характерний світло-сірий колір, достатньо виділити тільки ці клітинки.

2. Натиснути і утримувати клавішу <Ctrl> (для несуміжних робіт). При цьому виділення кожного окремого рядка слід виконувати так, як це описано вище дя випадку виділення одної роботи.

Алгоритм 5.5. Виділення стовпця

1. Для виділення стовпця слід помісти курсор на заголовок потрібного стовпця і натиснути лівою кнопкою миші.

2. Для виділення суміжних стовпців таблиці помітити курсор на заголовок першого із потрібних стовпів, натиснути ліву кнопку миші і, утримуючи її, переміщуючи курсор по горизонталі виділяючи потрібні стовпці.

3. Щоб виділити несуміжні стовпці таблиці, слід, утримуючи клавішу <Ctrl>, виконати послідовні натиснення лівою кнопкою миші на відповідних заголовках.

Алгоритм 5.6 Виділення всієї таблиці

Для виділення всієї таблиці (якщо перший стовпець таблиці має характерний світло-сірий колір) достатньо помістити курсор на заголовок самого першого (світло-сірого) стовпця і натиснути лівою кнопкою миші.

5.5.2. Форматування текстових елементів

Форматування текстових елементів можливе:

· для виділених елементів таблиці;

· для текстових елементів екрану незалежно від поточного виділення.

Алгоритм 5.7 Форматування виділених елементів таблиці

Виділити необхідні для форматування елементи таблиці:

1. Виконати по будь-якому із алгоритмів 5.1 – 5.5 виділення потрібних елементів таблиці.

2. Виконати команду Format, Font. При цьому відкриється діалогове вікно форматування шрифту, яке дозволяє вибрати гарнітуру шрифту, встановити його розмір і стиль:

· обычный;

· полужирный;

· курсив;

· полужирный курсив.

Алгоритм 5.8. Форматування текстових елементів екрану незалежно від поточного виділення

Форматування текстових документів екрану незалежно від поточного виділення можливе за допомогою команди. При виборі цієї команди формується діалогове вікно, зображене на рис 5.1.

Рис. 5.1. Вікно форматування текстових стилів Project

У верхній частині цього вікна розташований список, який розкривається Item to Change (Змінюваний елемент). В йому можна вибрати в якості елементів, які підлягають форматуванню, оригінальні стилі форматування для наступних текстових елементів графіку:

· роботи, які не лежать на критичному шляху (Noncritical Tasks);

· роботи, які лежіть на критичному шляху (Critical Tasks);

· події (Milestone Tasks);

· складені роботи (Summary Tasks);

· складена робота – заголовок проекту (Project Summary Tasks);

· відмічені роботи (Marked Tasks);

· відмічені кольором роботи (Highlighted Tasks);

· заголовки рядків та стовпців таблиці (Row & Column Tasks);

· заголовки основних одиниць часу календарної діаграми (Major Timescale);

· заголовки допоміжних одиниць часу календарної діаграми (Minor Timescale);

· надписи в полі календарної діаграми:

§ зліва від смуги роботи (Bar Text - Left);

§ справа від смуги роботи (Bar Text - Right);

§ над смугою роботи (Bar Text - Top);

§ під смугою роботи (Bar Text - Bottom);

§ всередині смуги роботи (Bar Text - Inside);

· зовнішні роботи, які належать іншим графікам (external Tasks).

По замовчуванню дія команди Format, Text Styles розповсюджується на всі текстові елементи (All).

5.5.3. Формування складу стовпців таблиці

Формування складу стовпців (полів) таблиці являється дуже важливою операцією – вона дозволяє вивести в таблицю в потрібному порядку поля з найбільш потрібною інформацією про графік. Для формування складу стовпців таблиці і такій найбільш важливій і часто використовуваній формі представлення даних про проект, як лінійна діаграма, слід використовувати команду View, Table. При виконанні цієї команди генерується список сформованих раніше, пойменованих і доступних таблиць, в якому за допомогою натиснення лівою кнопкою миші можна вибрати будь-яку із них (рис 5.2).

Рис. 5.2. Меню команди View, Table з переліком таблиць Project

Частина таблиць сформована раніше і доступна по замовчуванню. Крім того. При необхідності користувач може сформувати необхідні йому таблиці та присвоїти їм зручні для пошуку імена.

Вибір опції More Tables… відкриває доступ до додаткових засобів формування таблиць (рис 5.3).

Рис. 5.3. Вікно управління таблицями Project

Алгоритм 5.9. Зміна складу таблиці

1. Виконати команду View, Tables, More Tables...

2. В наведеному на рис 5.1 списку вибрати необхідну таблицю і натисненням лівої кнопки миші відмітити її.

3. Натиснути кнопку Edit. При цьому відкриється діалогове вікно, приведене на рис 5.4.

4. Для виділення поля, яке необхідно відредагувати, встановити курсор у відповідну клітинку стовпця Field Name і натиснути лівою кнопкою миші.

5. Для виведення у відміченому стовпці потрібного поля слід ввести в поле Field Name відповідному рядку нове ім‘я. Ім‘я можна вибрати із списку доступних полів, який розкривається, якщо натиснути лівою кнопкою миші на клітинці Field Name, а потім на сформованому вказівнику. Вибір ім‘я поля слід підтвердити натисненням клавіші <Enter> чи натисненням лівою кнопкою миші.

6. Для видалення відміченого поля із таблиці слід виділити будь-яку клітинку відповідного рядка і натиснути на кнопку Delete Row.

Рис. 5.4. Вікно формування стовпців таблиці Project

7. Для вводу в таблицю додаткового поля слід відмітити рядок таблиці, яка повинна бути наступним після рядка, який добавляється. Після цього натиснути кнопку Insert Row. Буду добавлений новий рядок, в який можна ввести ім‘я поля, який добавляється, із списку.

8. Встановити курсор у клітинку стовпця Align Data, можна вибрати вигляд вирівнювання даних в цьому стовпці:

· Left (Вліво);

· Center (По центру);

· Right (Вправо);

9. У клітинку Width можна ввести ширину видимого на екрані стовпця в символах.

10. Клітинку Title можна використовувати для вводу заголовка стовпця.

11. Клітинка Align Title дозволяє визначити вирівнювання даних у заголовку стовпця аналогічно п.8.

12. Розташований у нижній частині рахівник Row height дозволяє задати висоту рядка таблиці в текстових рядках.

13. Встановлення галочки Lock first column дозволяє виводити дану таблицю зі заблокованим першим стовпцем (він виводиться світло-сірим кольором і його не можна редагувати).

14. Натиснення ОК закриває описане вікно і завершує формування таблиці. На екрані залишається вікно, приведене на рис 5.3.

15. Для виведення отриманої таблиці необхідно натиснути на кнопку Aplly.

Інший спосіб зміни складу таблиці не потребує виконання команди View, Table. Він дозволяє замість одного стовпця включити до складу таблиці іншу, додати новий стовпець чи видалити його.

Алгоритм 5.10. Зміна складу таблиці в екранній формі

1. Встановити курсор на заголовок стовпця, який підлягає заміні. і двічі натиснути лівою кнопкою миші. На екрані сформується вікно, зображене на рис 5.5.

Рис. 5.5. Вікно форматування стовпця таблиці Project

2. В списку Field Name вибрати ім‘я поля.

3. В поле Title ввести заголовок поля.

4. В списку Align title вибрати вирівнювання заголовку стовпця.

5. В списку Align data вибрати вирівнювання даних в стовпці.

6. В поле Width ввести ширину стовпця в символах. Для автоматичного вибору ширини стовпця по найбільшій ширині даних в ній натиснути кнопку Best Fit.

7. Для виведення стовпця натиснути кнопку ОК.

Алгоритм 5.11. Додання стовпця в таблицю в екранній формі

1. Виділити стовпець, який повинен бути перед тим, який додається, за допомогою алгоритму 5.5.

2. Натиснути кнопку Insert. Буде відкрите показане на (рис 5.5) вікно і таблицю буде запропоновано ввести новий стовпець (по замовчуванню присвоюється ім‘я „ID”).

3. Відредагувати колонку згідно з алгоритмом 5.10.

Алгоритм 5.12. Видалення стовпця із таблиці

1. Виділити стовпець, який необхідно видалити, згідно алгоритму 5.5.

2. Натиснути кнопку Delete.

Дата добавления: 2015-07-20