Алгоритм 9.1. Визначення опорних дат проекту

1. Виконати команду Projectі, Project Information.

2. У вікні, яке з‘явилося навести курсор на закладку Project та натиснути лівою кнопкою миші. Вікно матиме вигляд, зображений на рис 9.1.

Рис. 9.1. Вікно визначення опорної дати проекту

3. У списку Schedule from, який розкрився вибрати опорну дату проекту: Project Start Date (Дата початку робіт) чи Project Finish Date (Дата завершення робіт).

4. Ввести опорну дату проекту в поле Start date (Дата початку) чи в поле Finish date (Дата завершення), в залежності від прийнятого в п.3 рішення.

Створення переліку робіт з оцінкою тривалості їх виконання

Перелік робіт може бути створений „вручну” чи шляхом переносу даних із любого файлу, наприклад, баз даних FoxPro чи Access, документа Word, таблиці Excel.

Алгоритм 9.2. Введення даних „вручну”

1. ЗапуститиProject, навести курсор на піктограму цієї програми, і натиснути лівою кнопкою миші.

2. Якщо в якості по замовчуванню форми представлення даних про проект встановлена люба відміна від лінійної діаграми форма, командою View, Gantt Chart відкрити лінійну діаграму.

3. Виділити в потрібному рядку клітинку стовпця Task name (найменування роботи), використовувати алгоритм 5.1.

4. Ввести з клавіатури найменування роботи.

5. Завершити введення даних в клітинку натисненням клавіші <Enter> чи перенести точку вводу за допомогою любої клавіші переміщення курсору.

6. Виділити в потрібному рядку клітинку стовпця Duration (тривалість роботи), використовуючи алгоритм 5.1.

7. Ввести з клавіатури тривалість роботи. Тривалість роботи рекомендують вводити, явно вказуючи розмірність цієї величини по зразку: 60m (хвилини), 10,00d ( робочі дні), 6,5h (години), 8,20w (тижні).

8. Завершити введення даних у клітинку натисненням клавіші <Enter чи перенести точку вводу за допомогою любої клавіші переміщення курсору.

9. При необхідності повторити дії пп. 3-8 даного алгоритму для інших таблиць.

10. Зберегти результати роботи.

Алгоритм 9.3. Імпорт даних

1. Проаналізувати сформовану раніше інформацію про елементи графіку роботи (наприклад, перелік робіт), які сформовані, наприклад, за допомогою Word, Excel. Виявити відповідність існуючих даних полям базі даних Project (стовпцям таблиці).

2. Запустити Project.

3. Відкрити потрібний вид, наприклад. за допомогою команди View, Gantt Chart лінійну діаграму. При необхідності сформувати за допомогою алгоритмів 5.9 чи 5.10 склад стовпців таблиці.

4. За допомогою управляючих клавіш <Alt>+<Tab>перейти на робочий стіл.

5. Запустити потрібну програму.

6. Відкрити потрібний файл, який містить дані про проект.

7. Виділити інформацію.

8. Виконати команду Edit, Copy (Правка, Копировать).

9. Натиснути клавішу <Alt> і, утримуючи ї, послідовним натисненням клавіші <Alt> перейти в Project.

10. Виділити за алгоритмами 5.1 чи 5.2 клітинку чи клітинки, які відповідають скопійованим із іншої програми.

11. Виконати команду Edit, Paste.

12. Повторити дії пп. 7-11 для всіх груп даних, які мають бути перенесені в Project.

13. Зберегти результати роботи.

Організація ієрархії робіт графіку

Ієрархія робіт графіку повинна розроблятися на основі декомпозиції цілей проекту. Може бути організована, наприклад, декомпозиція характерних фаз його реалізації, структури створюваного в результаті реалізації проекту продукту, декомпозиція на основі функціонального та географічних підходів. На практиці отримання вдалої декомпозиції проекту може визначатися сукупністю різних принципів на різних рівнях ієрархії (наприклад, структура виробу в сукупності з характерними фазами проекту).

Декомпозиція проекту виконується в зазвичай у формі ієрархічної структури робіт. На практиці управління проектами для визначення ієрархічної структури робіт використовують англомовний термін Work Breakdown Structure (WBS).

Елементи ієрархії робіт нижнього рівня розглядають як пакети робіт. Найбільш характерними прийомами формування ієрархічної структури робіт проекту являються такі послідовні кроки:

1. Ідентифікація основних елементів проекту. В загальному випадку в якості основних елементів декомпозиції доцільно розглядати результати проекту, його фази, структуру організації і управління проектом.

2. Вибір результатів проекту, які корисно розкласти на складені елементи.

3. Аналіз достатньої деталізації проекту на пакети робіт для призначення попередніх лімітів вартості та ресурсів кожному з них. Слід враховувати, що ступінь декомпозиції різних елементів може суттєво відрізнятися.

4. перевірка коректності декомпозиції проекту. Вона може виконана, наприклад, за допомогою аналізу наступних питань:

· Чи повністю описують пакети робіт, формуючі ними елементи проекту?

· Чи достатньо визначений кожен із компонентів проекту?

· Чи допускає кожен пакет робіт призначення на нього ресурсів чи ліміту вартості, а також призначення йому відповідних посадових осіб?

· Чи відповідає ієрархічна структура робіт структурі контролю і звітності про хід виконання проекту та отриманих результатах?

Необхідно враховувати, що для будь-якого проекту його ієрархічна структура не може бути визначеною однозначно. Більш того, можливе використання в одному проекті декількох взаємодоповнюючих один одного ієрархічних структур.

При розробці ієрархії робіт слід виходити з того, що однією із цілей її розробки являється забезпечення достатності та повноти розробки графіку (тобто, не забувати нічого необхідного для виконання проекту і не допустити до його складу нічого зайвого).

Для кожного елементу ієрархії робіт Project забезпечує автоматичний обрахунок показників (тривалість, трудомісткість, витрати фінансів) з урахуванням повного складу формуючого його змісту пакета робіт.

Засоби Project дозволяють виділяти оформлення найменування робіт, які мають різні рівні ієрархії.

Алгоритм 9.4. Формування ієрархії робіт

1. Розташувати роботи в переліку таким чином, щоб „вхідні” роботи (точніше, ті роботи, які мають стати вхідними) розташовувалися в переліку робіт безпосередньо після об‘єднуючої їх складеної роботи. Це можна зробити, вводячи роботи графіку у відповідній послідовності, чи за допомогою команд копіювання, вирізки і вставки робіт.

2. Виділити пакет робіт (вхідні роботи) за алгоритмом 5.4. При цьому об‘єднуючу складену роботу виділяти не потрібно. Слід враховувати, що у відповідності з прийнятою ієрархічною структурою серед вхідних робіт кожного пакету в свою чергу можуть бути складені роботи.

3. Виконати команду Tools, Outlining, Indent. Це понизить на одиницю ієрархічний рівень виділених робіт – тепер вони дійсно будуть формувати пакет робіт, який входить в складену роботу, а сама складена робота буде виділена напівжирним шрифтом.

Алгоритм 9.5. Формування складених робіт

1. Виконати команду Tools, Options.

2. Встанови курсор на закладку View та натиснути лівою кнопкою миші. Вікно матиме вигляд, зображений на рис 9.2. В даному алгоритмі використовуються управляючі елементи, які об‘єднані в групу Outline options.

Рис. 9.2. Вікно управління режимами Project

3. Встановити галочку Indent name - тепер найменування робіт більш низького ієрархічного рівня будуть зсунені вправо відносно положенню найменувань робіт більш високого рівня.

4. Встановити галочку Show outline symbol для виведення спеціального символу перед текстом в поле найменування складених робіт, що дозволить легко відрізнити складені роботи від не складених.

5. Встановити галочку Show outline number для виведення в поле Task Name перед текстом спеціального номеру, який визначає ієрархічний рівень кожної роботи в графіку (цей номер відповідає полю WSB бази даних Project).

По замовчуванню для складених робіт в встановлюється напівжирний шрифт.

Подвійне натиснення на першій, оформленої характерним сірим кольором клітинки рядка, який відповідає складеній роботі, чи на значку перед її найменуванням, який символізує ієрархічний рівень роботи, дозволяє звернути чи, навпаки, розвернути список робіт, які входять до її складу. Для цих цілей можна використовувати команди Tools, Outlining, Hide Subtasks чи Tools, Outlining, Show Subtasks, відповідно.

Дата добавления: 2015-07-20