Види письмових вербальних комунікацій

Дошка оголошень. Вважається, що це найбільш оперативний та дешевий засіб передачі інформації співробітникам. Він використовується більш ніж у 99% компаній. У великих компаніях існує багато таких дощок.

Дошка оголошень повинна бути розміщена в тому місці, де її зможуть побачити якомога більше працівників, де вони зможуть зупинитися на кілька хвилин і прочитати в робочий час вивішені на ній оголошення.

Найзручнішим місцем вважаються вестибулі, ліфтові холи, їдальні, місця біля конторок (приміщень) безпосереднього ке-
рівника, прохідні підприємств тощо.

Дошка оголошень повинна мати привабливий, достатньо яскравий, охайний вигляд. Матеріали на ній повинні періодично змінюватися. Дослідження показали, що 90% потенційної аудиторії читають оголошення в той же день, коли його вивісили. Це означає, що за 24 години об’яви можна знімати, оскільки інтерес працівників до інформації на дошках підвищується лише тоді, коли матеріали постійно оновлюються. Спеціалісти радять вказувати на кожному повідомленні дату його зняття. Коли матеріали на дошці не оновлюються регулярно, інтерес до неї падає. Це може призводити до того, що оперативна й актуальна інформація не буде сприйматися. У зв’язку з цим матеріали, які по-
трібно тримати постійно на дошках оголошень (правила, графіки тощо), доцільно розміщувати на окремих дошках, не займаючи місця для поточних об’яв.

На дошках оголошень варто розміщувати матеріали, підписані керівником організації або керівниками підрозділів, надруковані досить великими літерами, з використанням фарб або інших засобів для виділення інформації. Малюнки, фотографії можуть зробити дошку більш привабливою. Розповідають, що одна невелика компанія вивішувала на дошці оголошень фотографії нових працівників через кілька годин після їх прийняття на роботу. Це допомагало працівникам знайомитися з новими співробітниками.

Довідники компаній. Деякі компанії, особливо великі, з
давніми традиціями та історією, створюють спеціальні довідники, у яких розміщується інформація щодо історії компанії, її структури, організації, характеристики підрозділів (іноді з фотографіями їхніх керівників), схеми їх розміщення. Тут, як правило, міститься характеристика умов роботи та відпочинку працівників компанії, перераховуються пільги та обов’язки працівників.

Оскільки такі довідники часто вручаються працівникові, який тільки влаштувався на роботу в цю фірму, тут міститься і привітання йому. Довідники, як правило, видаються у вигляді привабливих кольорових брошурок з ілюстраціями, фотографіями. Тому враження від них залишаються надовго і допомагають новачку краще звикнути до фірми.

Періодичні публікації. Цей вид письмових матеріалів є найбільш поширеним і різноманітним. До нього належать:

1) листівки новин, які поширюються лише серед персоналу; 2) газети чи журнали компанії; 3) бюлетені. Застосування того чи іншого виду періодичних видань залежить як від характеру компанії, складу читачів, коштів, які має компанія, так і від особливостей новин та повідомлень, які потрібно поширювати.

Найбільш оперативна і термінова інформація поширюється серед персоналу за допомогою листівок та газет, спеціалізована – за допомогою журналів та бюлетенів.

Ще на початку 50-х років була видана у штаті Вісконсі (США) брошура, яка містила поради видавцям журналів для
персоналу. Вона визначала характер повідомлень, які можна в них розміщувати. Оскільки ці поради не втратили свого значення й сьогодні, наведемо перелік письмових матеріалів, які можуть друкуватися в пресі для внутрішньої громадськості.

Персонал можуть зацікавити:

1. Статті з економіки – матеріали, у яких відверто і в попу-
лярній формі висвітлюється становище підприємства.

2. Статті про виробничі процеси – це статті про різні підрозділи підприємства і про те, як вони функціонують. Вважають, що вони повинні бути написані так, щоб працівник не тільки розумів зв’язок між виробничими операціями, але й мав чітке уявлення про діяльність установи в цілому. Такі матеріали можуть супроводжуватися фотографіями, малюнками працівників під час виконання їхніх щоденних обов’язків.

3. Публікації про політику та програму компанії. Це матеріали, які тлумачать основні складові політики та програми, викладені в спеціальних виданнях типу довідників. У випадку відсутності таких довідників публікації на цю тему стають важливим джерелом інформації про сутність політики та програми фірми.

4. Статті про нові види продукції та використання готових виробів. Ці матеріали є ланкою, що пов’язує виробника зі споживачем. Повідомлення подібного змісту можуть стимулювати інтерес працівників до роботи, сприяти підвищенню продуктивності праці.

5. Повідомлення про життя співробітників. Вони розповідають про життя працівників за межами підприємства, їхнє значення в роботі підприємства. Вважають, що така інформація є добрим засобом згуртування колективу.

6. Повідомлення про заслуги співробітників, їхню багаторічну роботу, підвищення, нагороди, річниці, про відставку тощо. На наш погляд, така інформація підвищує значущість кожного працівника незалежно від його посади і сприяє його активності та ініціативності.

7. Повідомлення про діяльність співробітників відділів. У цих матеріалах можуть висвітлюватися різні аспекти діяльності підрозділів, не тільки виробнича, але й дозвіллєва, зокрема заняття спортом, хобі, громадська робота тощо.

8. Новини особистісного характеру. Такі повідомлення також сприяють згуртованості колективу, формуванню доброзичливої атмосфери на підприємстві [61, 203].

Дослідження зацікавленості працівників такою інформацією показали, що персонал по-різному сприймає різні види ін-
формації, яка стосується підприємства та колективу. Наступна таблиця показує, як саме розподіляється прихильність персоналу до певних друкованих матеріалів.

Назва публікації	Співробітники, що віддали перевагу саме цьому виду публікацій (%)
1.Новини про компанію
2.Новини про продукцію компанії та її використання
3.Фотографії
4.Спорт
5.Новини про окремих осіб
6.Новини про підприємство
7.Новини про співробітників
8.Карикатури
9.Хобі
10.Виступи посадових осіб компанії [61, 204].

Публікації управлінських документів. Працівники установи чи організації повинні мати доступ до значної частини управлінської документації. Насамперед, це статути та положення, що діють в установі. Якщо вони не надруковані в довідниках фірми, то їх бажано розвішувати на дошках оголошень (у частині для довготривалої інформації), у відділах та інших підрозділах підприємства або роздавати для користування працівникам. Те ж саме можна сказати і про накази, розпорядження, інструкції, правила.

Звіти про діяльність (для працівників та акціонерів). Вони мають щорічний характер і дуже поширені в практиці західних держав. На думку деяких дослідників, річні звіти – це засіб визнання досягнень працівників, на яке вони чекають. Ці звіти складаються з кількох розділів. Конкретні параметри звітів та їхній зміст визначаються специфікою конкретних підприємств. Наприклад, річний звіт компанії Мерседес-Бенц за 1994 рік мав такі розділи:

1) зображення положення цієї корпоративної одиниці;

2) формування громадської значущості статусу або місії компанії;

3) основні дані про продаж, чисельність зайнятих, розміри амортизації, інвестицій, витрат на дослідження та розробки, чистий дохід та прибутки від операцій;

4) корпоративні принципи;

5) дані про членів управлінської ради з фотографіями;

6) звіт управлінської ради з оглядом бізнесу в цілому, оглядом роботи відділень, міжнародної діяльності компанії, організації продажу, із загальною інформацією про зайнятих, про охорону довкілля і перспективи компанії;

7) фінансова звітність;

8) склад ради спостерігачів та її звіт;

9) список директорів та менеджерів вітчизняних заводів;

10) таблиці і графіки, що деталізують інформацію [2, 126].

Листівки новин. На думку фахівців, це дуже доступний та дешевий засіб комунікацій. Їх можна тиражувати за допомогою розмножувальних апаратів, що є в кожній фірмі – принтера чи ксерокса, їх легко розповсюджувати (вони, як правило, мають невеликий розмір) і передавати в усі підрозділи та філії, що розташовані на відстані, за допомогою факсу.

Листівки можуть мати систематичний характер (видаватися періодично – щодня, щотижня, щомісяця), можуть видаватися в разі необхідності. Зміст їх може бути різним – практично немає проблеми, якої б не можна було розглянути в подібних листівках.

Листівки можуть видаватися керівництвом, окремими підрозділами, надсилатися для поширення “згори” міністерствами, керівництвом компанії тощо. Оформлення, зовнішній вигляд листівок може бути досить скромним – чорно-білий або кольоровий друк, текстові матеріали з фотографіями, схемами, ма-
люнками або без них.

Листи працівникам. Це поширений засіб внутріорганізаційних комунікацій. Листи можуть мати вітальний (день народження, ювілей працівника або члена сім’ї тощо) або діловий характер (інформація про перспективи розвитку підприємства, проблеми або складності, пропозиції щодо конкретного працівника). Вони можуть бути підготовлені з ініціативи керівника або написані як відповідь на лист працівника.

Бажаний варіант – коли лист підписується керівником і адресується конкретному працівникові. Менш бажане використання підписів-штампів, трафаретних листів.

Письмові скарги та пропозиції працівників, адресовані адміністрації. Вони можуть бути ініційовані як працівниками, так і “спровоковані” адміністрацією, коли остання закликає співробітників висловити свою думку, оцінити роботу певних структурних підрозділів, внести пропозиції щодо реформ, тех-
нічного вдосконалення тощо.

У багатьох американських компаніях вводяться посади посередників, які спеціально займаються дослідженням скарг працівників, звернень персоналу, консультують його.

Дата добавления: 2015-07-17