Менеджер-адміністратор як ключовий елемент системи адміністративного управління: зміст його діяльності, функції та завдання

Важлива роль у підвищенні культури і якості управлінської діяльності належить керівникові, який завжди має бути інтелектуально розвинутим, розумово енергійним, вимогливим, мати високе почуття обов’язку і відповідальності, вміти постійно здійснювати самоконтроль і самовдосконалення, набувати тих якостей і знань, які будуть підвищувати ефективність діяльності організації. Важливо для діяльності керівника мати збалансовану і гнучку систему управління, і ця система має бути єдиним цілим.

Завдання вдосконалення управління полягає в оптимізації всієї системи, а не окремих її компонентів. Успіх керівника багато в чому залежить від того, чи зможе він ідентифікувати свою діяльність із цілями організації. Керівник завжди має дивитися у майбутнє через призму теперішнього, тобто зіставляти теперішній стан з перспективою в майбутньому.

Директор, керівник групи, начальник, завідувач тощо - всі ці слова позначають посади. Люди, які обіймають ці посади можуть бути об’єднані загальним поняттям «менеджер», оскільки можна визначити наступні спільні для них ознаки діяльності:

1) менеджер керує роботою одного або кількох співробітників організації;

2) менеджер управляє частиною або всією організацією, в якій він працює;

3) менеджер отримує певні повноваження та приймає в межах цих повноважень рішення, які будуть мати наслідки для інших співробітників організації.

Тобто, менеджер – це людина, яка займає постійну керуючу посаду, наділена повноваженнями і приймає в їх межах рішення за певними видами діяльності організації.

Визначенню ролі менеджерів у організації приділяють значну увагу. Згідно з дослідженнями американських учених керівники нижнього рівня виконують за день у середньому 583 операції різного характеру. Другий видатний вчений Мінцберг виділив одну спільну рису керівної роботи — роль керівника. Роль керівника, за його визначенням, — це набір визначених правил поведінки, які відповідають конкретній установі чи посаді. Так само, як герої п'єси мають свої ролі, які примушують їх поводитися відповідно, менеджери займають різні керівні посади і від цього залежить їхня службова поведінка. «Окрема особа може впливати на характер виконання ролі, але не на її зміст. Як актори менеджери грають заздалегідь визначені ролі, хоча як особистості можуть давати власне трактування цих ролей» [68]. Мінцберг виділив десять ролей, які, на його думку, виконують керівники в різні періоди діяльності.

За його класифікацією ці ролі можна звести до трьох великих категорій: ролі міжособистісного спілкування, інформаційні ролі, ролі з прийняття рішень (табл. 2.5).

Таблиця 2.5

Десять ролей керівника за визначенням Мінцберга

Роль	Опис ролі	Характер діяльності згідно з роллю
Ролі міжособистісного спілкування
Головний керівник	Символічний голова, до обов'язків якого належить використання звичайних обов'язків правового та соціального характеру	Церемоніал дії, викликаний соціальним станом, клопотання
Лідер	Відповідальний за мотивацію і активізацію підлеглих, набір та підготовку кадрів	Фактично всі управлінські дії за участю підлеглих
Ланка зв'язку	Забезпечує роботу з налагодження контактів і джерел інформації	Робота із зовнішніми організаціями (переписка, участь у нарадах за межами організації)
Інформаційні ролі
Приймач інформації	Це підрозділ пошуку зовнішньої та внутрішньої інформації, її поширення	Обробка пошти, участь у засіданнях, пов'язаних з отриманням інформації
Поширювач інформації	Передає інформацію, отриману із зовнішніх джерел, тлумачить інформацію для формування поглядів організації	Вербальні контакти, передача інформації підлеглим, дипломатія через слово
Представник	Представляє організацію в зовнішньому середовищі з питань політики, експерт з питань галузі	Участь у засіданнях, звертання через пошту, передача інформації в зовнішнє середовище
Ролі, пов'язані з прийняттям рішень
Підприємець	Вишукує можливості всередині самої організації та за її межами, керує проектами	Участь у засіданнях, розробка стратегії
Особа, що ліквідує недоліки	Відповідає за дії організації, якщо остання постає перед важливим і раптовим порушенням	Обміркування стратегії, проблем і поточних питань
Розподілювач ресурсів	Відповідає за ресурси, прийняття значних рішень	Складання бюджету, керування кадрами
Особа, що веде переговори	Відповідальний на важливих переговорах	Ведення переговорів

Загальним для менеджменту місцевих урядових закладів є набір із дванадцяти функцій, більш вузьких порівняно з чотирма основними.

1. Контакти з виборними посадовими особами, органами виконавчої влади, що не займаються оперативним управлінням і контролем (тобто органами планування), а також із представниками інших урядових відомств.

2. Контакти з окремими громадянами, представниками специфічних груп населення, пресою.

3. Оцінка стану справ у своєму регіоні та планування відповідної діяльності.

4. Оцінка стану справ у сфері послуг і планування відповідної діяльності.

5. Фінансове планування (розроблення бюджету, прогнозування).

6. Оперативне керівництво.

7. Фінансовий менеджмент.

8. Керівництво проектами.

9. Формальна робота з кадрами.

10. Управління трудовими процесами.

11. Підвищення особистої професійної та управлінської кваліфікації.

12. Загальні адміністративні та допоміжні функції.

Важливо зрозуміти відмінність між деякими з цих функцій, особливо між функціями 9, 10 та 11.

Формальна робота з кадрами - це час, витрачений на координацію, контроль, аналіз, оцінку і виконання формальних обов'язків стосовно підлеглих, тобто оцінка їх роботи, підбір, найм, просування по службі, покарання і підтримка дисципліни, розгляд скарг, переговори з профспілками, розробка і здійснення програм навчання і підвищення кваліфікації.

Управління трудовими процесами — це час, витрачений на порівняно менш формальні функції, пов'язані з організацією та удосконаленням трудової діяльності працівників. Це розподіл робочого часу, допомога, виховна робота, підготовка зборів і участь у них, формування трудових колективів, забезпечення участі в роботі, неофіційна оцінка роботи, зворотний зв'язок, неформальне навчання без відриву від виробництва, інші дії, які підвищують мотивацію та заохочують творчий підхід.

Дата добавления: 2015-07-17