Адміністративні стандарти та інструменти адміністративного контролю

Стандарти стану та функціонування системи управління розробляються в процесі організаційного реглементування є основними критеріями адміністративного контролю.

Розробка організаційних (адміністративних) стандартів включає в себе два основних етапи:

1) визначення способів оцінки встановлених критеріїв та розробка оцінювальних шкал;

2) розрахунок трудомісткості адміністративного контролю, тобто визначення обсягу роботи, яка повинна бути виконана для здійснення контрольних замірів.

Механізм адміністративного контролю є сукупністю інструментів, що використовуються для оцінки процесів і явищ, що відбуваються в системі управління організації.

Основними інструментами адміністративного контролю є бюджетний контроль, управлінський (адміністративний) аудит, статистичне спостереження, особисте спостереження, доповіді та наради.

Бюджетний контроль використовується для отримання вичерпної інформації про доходи та витрати організації. Бюджет - складений в грошовому вираженні основний план формування, розподілу і використання фінансових ресурсів організації.

Адміністративний аудит передбачає формування сукупності контрольних дій, що дозволяють отримати об'єктивну і своєчасну інформацію про поточний стан та функціонування системи управління організації.

Основними об'єктами адміністративного аудиту є:

• місія, цілі та завдання організації;

• закони і принципи формування, розвитку і функціонування організації;

• стратегії організації;

• функції організації;

• структура організації;

• технології управління;

• внутрішні і зовнішні комунікації;

• управлінські рішення;

• інформаційні технології;

• системи документообігу.

Статистичне спостереження може бути використано для того, щоб визначити кількість, якість та час виконання конкретної роботи. Як правило, статистичні дані складаються для того, щоб визначити, який обсяг роботи було виконано, за який період часу і скільки при цьому було допущено помилок.

У системі адміністративного менеджменту часто застосовуються формалізовані системи контролю, коли чітко розроблені методика складання доповіді та порядок передачі її вищому керівництву. Будь-яка доповідь повинна містити інформацію.

• про ідентифікацію, часу виникнення і рівня виявленого відхилення від норми;

• про можливі причини виникнення відхилення;

• про аналіз наслідків відхилення;

• про рекомендації щодо усунення відхилення.

Наради дозволяють уникнути зайвих витрат робочого часу на складання об'ємних письмових звітів і надають керівнику групи можливість швидко отримати достовірну оперативну інформацію. Наради можуть бути корисні для оцінки психологічної атмосфери в колективі або іміджу організації.

До всіх систем контролю незалежно від їх виду встановлюють певні вимоги, дотримання котрих є невід'ємною умовою ефективності їх функціонування. До таких умов відносяться такі:

1) система контролю повинна відповідати цілям, задачам і планам організації;

2) система контролю повинна бути зрозуміла і прийнята працівниками всіх рівнів управління організації;

3) система контролю повинна бути економічна, тобто забезпечувати максимальну ефективність контрольних механізмів при мінімальних витратах;

4) система контролю повинна забезпечувати своєчасне його здійснення;

5) система контролю повинна бути гнучкою, тобто мати здатність швидко пристосовуватися до змін у зовнішньому і внутрішньому середовищі організації.

Дата добавления: 2015-07-17