Проблеми й перспективи розвитку адміністративного менеджменту в умовах хаосу та невизначеності

Швидкий розвиток світової економіки призводить до того, що відчуття, що земля тікає з-під ніг і відсутність потенціалу щоб впоратися з поточними справами та інформацією, час від часу виникає у кожного адміністратора та менеджера підприємства. Від несподіванок не застрахований ніхто. Інша справа, що в деяких організаціях безлад і невпевненість настільки звичні і постійні, що мало не зведені в ранг корпоративних стандартів. Причинами невизначеності та хаосу у діяльності підприємства є:

- велика частка непередбачених завдань;

- відсутність взаємодії працівників, в результаті чого вони часто відволікають один одного навіть через несуттєві дрібниці;

- низька ефективність праці і недотримання встановлених термінів;

- погане уявлення менеджерів-адміністраторів про обсяг завдань, які їм необхідно виконати, або не вміння розпланувати свій робочий день, тобто співвіднести обсяг роботи і відведений для неї час;

- відчуття адміністраторами дискомфорту в режимі невизначеності. Як наслідок - усі його підлеглі також змушені працювати в умовах хаосу.

Якщо умови праці в компанії нагадують постійний аврал, доводиться або змиритися з вічним «гасінням пожежі» (при цьому цейтнот буде виникати все частіше - внаслідок збільшення обсягу інформації, кількості ідей, зростання бізнесу - і можна просто втратити контроль над ситуацією), або навчитися справлятися з ним, заздалегідь складаючи план дій.

Однак невизначеність та хаос часто є джерелом виникнення інновацій за умови вмілого використання адміністративних методів управління. Так зокрема у компанії Google багато інноваційних ідей виходять не від команди менеджерів, а з'являються переважно в той час, який технічний персонал офіційно має право витрачати на що завгодно. На це спеціально відводиться 20% робочого часу інженерів.

Менеджери і керівники (аж до генеральних директорів) працюють за складнішою схемою: вони витрачають 70% часу на виконання основних завдань (за головними напрямками діяльності підприємства – розвиток пошукової системи і розміщення в ній реклами), 20% - на суміжні завдання (наприклад, по сервісах Google News, Google Earth і Google Local); а 10% часу відводять абсолютно новим справам (скажімо, ініціативам розвитку Wi-Fi).

Засновники компанії (Ларрі Пейдж і Сергій Брін) теж працюють за правилом 70/20/10, проте вирішують при цьому в основному інноваційні завдання. Так, Брін досліджує математичні засоби покращення якості пошуку, а Пейдж займається новим форматом рекламних оголошень.

Чим менше у вас вільного часу, тим важливіше займатися плануванням. Потрібно усунути причину, а не боротися із наслідками. Основні адміністративні заходи можуть бути такими:

Моніторинг та контроль завдань. Це, мабуть, ключовий момент в управлінні хаосом. Бачити - щоб розуміти. Розуміти - щоб управляти. Перш ніж приступити до виконання завдань, необхідно уявити собі повністю їх обсяг, особливо - коли інформації багато. Інакше втрачається контроль над ситуацією.

Інколи адміністратор настільки завантажений, постійно отримуючи нові завдання, що записувати і сортувати їх він вважає заняттям не тільки непотрібним (все одно всього не врахуєш), але і шкідливим (мовляв, на це буде витрачатися дорогоцінний час, який можна витратити з більшою користю). Однак в умовах хаосу дуже важливо почати хоч щось контролювати - щоб створити «острів стабільності» або, іншими словами, точку опори, звідки почнеться наступ на невизначеність, поступово збільшуючи частку запланованих завдань у своїй роботі. Доцільно розпочинати це робити сьогодні, зараз, з даного моменту, з цього завдання, а потім розширювати зону контролю - до одного дня, тижня і т.д. Це зміцнить впевненість керівника, створить передумови для досягнення стабільності. Коли у адміністратора є чіткий список завдань на день, де зазначено все, чим він повинен зайнятися, де зафіксовані непередбачувані справи, всі обіцянки та ідеї, він відчуватиме себе впевненіше.

Принцип адміністративного моніторингу та контролю можна реалізувати, групуючи завдання. Найкраще - за часом їх виконання (на поточний місяць, тиждень, день), відповідальними за нього і напрямами діяльності. В ідеалі за єдиним шаблоном систематизують не тільки завдання, але й листи, і всю інформацію на паперовому носії та в електронній формі. Розподілена за папками інформація не губиться, і адміністратор завжди швидко знаходитиме потрібний документ.

Пріоритети у розподілі часу. Що робити, якщо раптово виникають завдання, не внесені в план? Один наш клієнт поскаржився на типову проблему: керівник ставить перед співробітниками багато додаткових завдань у процесі виконання ними основної роботи. Ті не встигають справлятися, а таке виправдання як перевантаженість керівництво просто відкидає. На цьому суперечка заходить в глухий кут.

У подібній ситуації перш за все слід навчитися співвідносити обсяг завдання і відведений на її виконання час, керувати своїм завантаженням і інформувати про це керівника.

Як розподіляти час між різними групами завдань? Теорія і практика адміністративного менеджменту та тайм-менеджменту, який є фактично відгалуженням адміністративного менеджменту, рекомендують виділяти 20% часу на важливі нетермінові завдання, 60% - на важливі термінові і 20% - на форс-мажор (той же хаос).

Дослідженнями доведено, що в цьому плані між успішними і не дуже успішними компаніями є одна істотна відмінність: перші багато часу витрачають на важливі нетермінові завдання і зводять практично до нуля свої зусилля на виконання термінових, але неважливих завдань, а не найуспішніші - навпаки. Концентрування на важливих і нетермінових завданнях дає можливість уникнути авралу в майбутньому: співробітники вирішують завдання до того, коли вони стають «палаючими».

Резервування часу на форс-мажор дає змогу виконати протягом робочого дня усі непередбачувані завдання. Якщо розпланувати день хвилина в хвилину, не залишивши буферів між справами, то робота затягнеться до 20:00 і довше (багато адміністраторів в такій годині і завершують робочий день) - адже форс-мажор присутній завжди. Його теж треба планувати.

Якщо вищеописаний підхід не вирішує проблем, а завдань стає ще більше, ніж часу на їх виконання, тоді доведеться адміністраторам обирати між такими альтернативами:

- делегувати частину запланованих завдань;

- перенести їх на більш пізній термін (повністю або частково);

- відхилити завдання.

Адміністраторам слід використовувати одну з них або комбінацію, виходячи із ситуації, ваших індивідуальних переваг або корпоративної культури. Тільки після того як людина навчиться співвідносити наявний час з обсягом завдань, можна переходити до інших методик управління хаосом.

Вміння виконувати завдання в залежності від їх пріоритетності може виявитися недостатнім. Якщо в компанії немає налагодженої взаємодії між співробітниками, то продуктивно працювати, постійно відволікаючись, неможливо. Тому використовують є два варіанти: або адміністратор керуєте своїм часом, або він управляє адміністратором. І якщо адміністратор хоче досягти своїх цілей, потрібно освоїти і застосовувати в роботі низку адміністративних способів захисту часу.

Ось деякі з них:

1. Об'єднуйте розрізнені операції в одну задачу, а подібні завдання - в один часовий блок (певні години або дні тижня). Наприклад, слід виділяти спеціальний час для дзвінків, які у вас заплановані на поточний день. Це істотно знижує рівень хаотичності і дозволяє не відволікатися від одного завдання, щоб терміново виконати інші.

2. Групуйте комунікації. Виділяйте час для спілкування з співробітниками з тих чи інших питань (планувати можна і спілкування з колегами). Всім добре знайома ситуація, коли продавці раз у раз бігають з документами в бухгалтерію протягом усього дня і постійно відволікають адміністраторів, які там працюють. Слід встановити час (їх кількість і тривалість визначаються виробничою необхідністю) для підписання документів і чітко дотримуйтеся плану.

3. Виділіть у своєму робочому графіку три етапи активності. Перший - для вирішення дуже важливих задач, другий - для завдань середнього рівня важливості і терміновості і третій - для «різного». Залежно від цього варіюйте способи збереження свого часу і методи взаємодії з колегами. Наприклад, час для важливих завдань жорстко захищайте від будь-яких посягань.

4. Домовтеся заздалегідь про зустрічі (дзвінки тощо) з усіма, з ким вам потрібно взаємодіяти для вирішення тих чи інших завдань. Попередьте всіх, хто може вас відволікти, в який час ви доступні.

5. Виберіть оптимальний комунікаційний канал для спілкування. Наприклад, замість того щоб підходити або дзвонити, відволікаючи колегу від роботи, можна відправити йому електронного листа. Це навчить персонал цінувати свій і чужий робочий час. У деяких компаніях, щоб зменшити число незапланованих відвідувань (найбільш «злісна» перешкода в роботі), використовують «світлофор»: виставлений на робочому столі прапорець означає, що співробітник зайнятий важливою справою і його не потрібно турбувати.

Варто затвердити єдині для компанії адміністративні стандарти взаємодії. Адже яким би організованим не був той чи інший співробітник, йому не позаздриш, якщо навіть кілька його колег будуть спілкуватися з ним хаотично: кожен - виходячи зі своїх уявлень про плановість роботи. План такого співробітника навряд залишеться цілісним.

Стандарти - це квінтесенція корпоративного адміністративного менеджменту. Вони дозволяють всім співробітникам і компанії в цілому бути організованішими. Якщо в ній вироблені і дотримуються єдині правила гри, то:

- керівники можуть контролювати роботу всього колективу за стандартними показниками;

- створюється система узгодження дій співробітників і підрозділів;

- в цілому підвищується керованість компанії.

Науковцями розроблено цілу низку стандартів з управління часом та ефективної взаємодії. Ось приклад стандарту однієї компаній:

- у кожного співробітника є план робіт на місяць, тиждень, день;

- співробітники встигають виконувати всі завдання в робочий час (8 годин на день, 40 годин на тиждень) і не беруть роботу додому;

- співробітники розподіляють робочий час відповідно до пріоритетністю завдань: 20% - на важливі нетермінові завдання, 60% - на важливі і термінові, ще 20% резервують на випадок форс-мажору;

- у кожного керівника є офіційно виділені фіксовані «закриті» години (20% робочого часу) для стратегічного і поточного планування, коли його не можна відволікати;

- визначено часові витрати на виконання кожного завдання (наприклад, скільки годин менеджер з продажу витрачає в день на дзвінки, а скільки - на складання звіту);

- визначено години і дні, коли треба вирішувати ту чи іншу задачу;

- якщо підлеглий хоче зайнятися непередбаченими завданнями, він зобов'язаний отримати на це дозвіл керівника. Якщо ж керівник доручає співробітнику незаплановану роботу, то повинен звільнити його від виконання планового завдання, скоротити або перенести це завдання на інший термін;

- кожен день починається зі складання денного плану, для чого співробітникам виділяють 30 хвилин;

- кожен день закінчується аналізом зробленого, на що колективу виділяють 15 хвилин.

Стівен Кові, автор книги «Сім навичок високоефективних людей» і керівник консалтингової компанії Franklin Covey Со., пропонує збалансувувати час, що витрачається на роботу й особисте життя таким чином:

- сформулюйте і коротко запишіть свої довгострокові цілі. Як показують дослідження, більшість менеджерів витрачають більше половини свого часу на справи термінові, але не важливі, тому що не визначили пріоритети. Якщо ви не знаєте, з чого почати, напишіть власний некролог - за якими справами ви б хотіли залишити про себе пам'ять. Звучить похмуро, але це вірний спосіб зрозуміти свої пріоритети на все життя.

- сформулюйте особисті коротко- і середньострокові цілі. Уявіть себе в кожній з ваших життєвих ролей: власника бізнесу, чоловіка, батька (матері), члена суспільства. Розберіться, чого б вам хотілося досягти у всіх цих сферах. Потім намітьте реалістичні терміни здійснення цих намірів.

- накидайте розклад на тиждень (олівцем, щоб можна було вносити корективи). Включіть у нього те, що належить зробити, і позначте тимчасові зони - великі взаємозамінні блоки - для специфічних і важливих заходів, наприклад зустрічей «один на один» з працівниками. Наприкінці тижня перевірте, наскільки вдало ви впоралися з усіма запланованими справами. У вас будуть виникати вікна і накладки в графіку, принаймні спочатку. Не бійтеся попросити колег оцінити ваш графік. Буде потрібна смиренність, щоб звернутися за допомогою, але це - гідність, властива всім видатним лідерам.

Хаос та невизначеність в тій чи іншій мірі завжди є і буде в діяльності будь-якої організації. Він її невід'ємна частина. І якщо у керівника на рішення форс-мажорних завдань йде більше 20% робочого часу, можливо, справа не в тому, що адміністратор погано планує, - просто специфіка роботи об'єктивно передбачає більш високий рівень невизначеності.

Кількість неструктурованих справ залежить від особливостей організації і її завдань. Очевидно, що хаосу в аудиторській компанії має бути по мінімуму, а в рекламному агентстві - більше. Для низки посад складно заздалегідь дізнатися, з якими даними і над якими завданнями доведеться працювати протягом дня або тижня. Наприклад, вельми непросто регламентувати роботу IT-служби, юристів, секретарів та інших фахівців, що виконують велику кількість завдань, які безперервно надходять.

А в деяких випадках, коли робота скрупульозно спланована і налагоджена настільки, що людям стає нудно, привнести в неї елемент хаосу буває навіть доцільно. Коли керівники навчаться розуміти природу стресу і причину хаосу, підтримувати оптимальний рівень невизначеності, то хаос як явище почне працювати на організацію і приносити нові відчуття і задоволення від роботи і життя.

Дата добавления: 2015-07-17