Трудовых книжек

В организациях ведение трудовых книжек поручают кому-либо из сотрудников: инспекторам по кадрам (при наличии в организации кадровой службы) или другим работникам - секретарям, бухгалтерам, менеджерам, если организация небольшая и не имеет отдела кадров. Индивидуальные предприниматели, как правило, сами ведут трудовые книжки нанятых ими работников.

Работа с трудовыми книжками должна начинаться с назначения ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. При назначении работника ответственным наниматель издает приказ (распоряжение), в котором указывает ФИО работника, его должность, а также обязанности, возложенные на работника. Также в таком приказе может быть указано лицо, на которое возлагается ведение трудовых книжек на периоды отсутствия ответственного за это работника.

Обратите внимание! В связи с возможной сменой работников кадровой службы (увольнение, выход на пенсию и т.п.), а также их временным отсутствием (отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и др.) в приказе о назначении ответственного за ведение трудовых книжек целесообразнее ограничиться только названием должности, не указывая фамилию работника. Соответствующую обязанность и ответственность необходимо указать и в должностной инструкции работника, занимающего должность, указанную в приказе на момент его издания, а также нового работника, принятого на данную должность. При смене работника, занимающего должность, указанную в приказе о назначении ответственного за ведение трудовых книжек, новый работник становится ответственным за их ведение с момента ознакомления со своей должностной инструкцией. С приказом, изданным до приема нового работника, его знакомить не требуется

Проект приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками подготавливается кадровой службой (при ее наличии) либо иным работником, кому вменено в обязанность ведение кадрового делопроизводства (инспектор по кадрам, секретарь и пр.), согласовывается с заинтересованными должностными лицами и после подписания руководителем организации регистрируется в журнале регистрации приказов. При издании приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек должны соблюдаться требования к бланкам и структуре текста распорядительных документов по основной деятельности.

Примечание. Подробнее об оформлении кадровых документов см.

путеводитель по кадровым вопросам "Кадровое делопроизводство".

См. образец приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

При смене работника, отвечающего за ведение трудовых книжек, обязательна процедура их приема-передачи, оформляемая соответствующим актом. Акт составляется по результатам проверки фактического наличия в организации (у индивидуального предпринимателя) трудовых книжек, включая невостребованные книжки уволенных работников.

См. образец акта приема-передачи трудовых книжек.

Дата добавления: 2015-07-18