Формування й зберігання справ

Формуванням справ називається угруповання документів мають у справи в самісінький відповідність до номенклатурою. Формування справ має здійснюватися централізовано.Децентрализованное формування справ дозволяється в тому разі, якщо організація територіально роз'єднана, соціальній та випадках, що викликаються специфікою діяльності організації.

Структурні підрозділи групують у справи документацію зі свого профілю. Слід пам'ятати, що ні рекомендується формування та зберігання справ у виконавців.

Включення до справи документів, не які стосуються нього, і навіть чернеток, варіантів, розмножених копій та інших документів, які підлягають поверненню, заборонена.Недооформленние і неправильно оформлені документи повертаються виконавцю на доопрацювання.

При формуванні справ бажано враховувати терміни зберігання документів. У першому справі має перебувати документи одного терміну зберігання.Группировать документи постійного насилля і тимчасового зберігання однією регістрі чи швидкозшивачі за виняткових випадках, наприклад, якщо вони пов'язані з рішенням запитання. Проте з закінченні діловодного року такі документи поділяються на два справи відповідно до номенклатурі.

Товщина папки повинна бути більш 20-25 мм, що він відповідає 200-250 сторінкам.

Якщо ж матеріалу набирається більше, його розбивають чи томи, чи частини під загальним заголовком. Необхідно уважно підходитимемо формуванню справ України та не підшивати другорядні матеріали, типу додатків чи навіть кількох копій однієї й тієї ж документа.

Документи слід підшивати до справи в такий спосіб, щоб було прочитати резолюцію. Якщо в документа виявилися недостатніми ліві поля для підшивки, чи до нимподклеивают смужку папери.

Усередині справи документи можна розташовувати в хронологічному порядку, в міру їхнього надходження, у логічній послідовності чи систематичному порядку (наприклад, пояснювальна записка до звіту фінансової складової діяльності підприємства, баланс, докладання). При формуванні справ, що з скаргами, документи слід розташовувати в алфавітному порядку, що дозволяє швидко відшукати потрібну скаргу за її автора.

Для брошюровки документів застосовують швидкозшивачі і з металевими власниками, і зі шнурівками замість металевих власників. Широке застосування знаходять підтримки та регістри. Вони практичніші, ніж швидкозшивачі, оскільки завдяки спеціальному влаштуванню можна без труднощів вкладати і вилучати з них документи.

На заведена справа оформляється обкладинка, де вказуються такі дані:

Методичне керівництво контроль над правильністю формування справ здійснює канцелярія (секретаріат) організації.

>Распорядительние документи (накази, розпорядження тощо. п.) формують у справі за видами і хронології з які належать до Ним додатками.

>Коллегиальние документи треба групувати удвічі справи:

- до першого — протоколи і рішення колегіального органу;

- на друге — документи до засіданням аж (порядок денний, доповіді, довідки, укладання, проекти прийняття рішень та інших документів).

Протоколи вміщено у хронологічному порядку і з номерам. Документи до засідання, згруповані за одну справа, систематизуються за номерами протоколів. Першим підшивається ініціативний документ.

Доручення вищих органів групуються у справи за напрямами діяльності організації. Документи всередині справ вміщено у хронологічному порядку.

Накази з особового складу групуються окремо від наказів по основний діяльності.

Плани, звіти, кошторису групуються окремо від проектів цих документів.

Документи у особистих справах містяться у наступному порядку:

1) внутрішня опис документів, наявних у особовій справі;

2) заяву про зарахування працювати (напрям чи уявлення);

3) анкета;

4) листок з обліку кадрів;

5) автобіографія;

6) документи про утворення;

7) виписки із наказів про призначення, переміщенні, звільнення;

8) доповнення до особистого аркушу з обліку кадрів;

9) доповнення до особистого справі з обліку заохочень;

10) довідки інші документи.

Довідки з місце проживання, медичні довідки інші документи другорядного значення групуються окремо від особисті справи.Лицевие рахунки працівників групуються в самостійні справи в самісінький межах року й містяться у них на прізвище в алфавітному порядку.

Пропозиції і заяви за поліпшенню роботи формуються роздільно від заяв за особистим питанням. Документи у справах вміщено у хронологічному чи алфавітному порядку.

Кожне заяву чи скарга і документи з його розгляду складають у справі самостійну групу. Якщо надходить повторне заяву чи скарга чи видаються додаткові документи, їх підшивають у цю групу документів.

>Переписку слід групувати у справи у період навчального чи календарного року. Листування систематизується у хронологічній послідовності: відповідь поміщається за запитом. При поновлення листування щодо питання документи входять у справа цього з зазначенням індексу справи попередній рік.

На кожне раціоналізаторська пропозицію формується окрему кримінальну справу з таких основних документів:

- внутрішня опис документів;

- рацпропозиції — заяви з описом сутності пропозиції (із фотографією у необхідних випадках креслень, схем, ескізів);

- довідки заявнику про набуття від цього раціоналізаторської пропозиції;

- листи заявнику про результати розгляду його пропозиції;

- рішення про запровадження чи відхиленні рацпропозиції;

- листування по рацпропозиції.

На кожну заявку про видачу диплома для відкриття авторського свідчення рідних та патенти винахід заводиться окрему кримінальну справу. У ньому групуються такі документи:

- внутрішня опис документів;

- заяву про видачу диплома для відкриття авторського свідоцтва, патенти винахід;

- опис майбутнього відкриття, винаходи (креслення);

- довідка про зарахування заявки до розгляду;

- доповнення та виправлення до опису винаходи, відкриття і кресленням;

- висновок про наявність новизни (то її відсутності);

- висновок корисність гаданого винаходи;

- дані експертизи на новизну;

- рішення про видання диплома для відкриття авторського свідоцтва, патенти винахід;

- публікації у Бюлетені винаходів;

- листування за заявкою на винахід, відкриття.

Нині розрізняють два способу зберігання справ: горизонтальний і вертикальний.

При горизонтальному способі зберігання справ їх кладуть друг на друга. При багатотомному справі такий спосіб зручний, оскільки дозволяє на відносно малій площі зберігати річ.

При вертикальному способі зберігання справи розставляють подібно книгам полиці. На корінці справ проставляють номери і індекси, що дозволяє їх знаходити порівняно легко і швидко. Нерідко на корінці, починаючи з лівого нижнього кута і по правого верхнього кута, по-діагоналі проводять сигнальну смугу. Зазвичай в цій смузі та проставляють номер і індекс.

Коли б одна папка вийнято з шафи, смуга переривається, що дозволяє наочно перевірити цілісність папок, котрі стоять у одному ряду.

Вилучення зі справи якогось документа, зазвичай, заборонена. І тільки у виняткових випадках із усного і навіть письмового дозволу керівника така виїмка то, можливо зроблена. І тут становлять акт про видачу документа у тимчасове користування за визначеною формі. Акт цей вкладають цього разу місце вилученого документи й зберігають до повернення останнього. Під час повернення документа акт знищують.

Акт обов'язково має бути скріплений гербовими печатками підприємства, яку видало документ у тимчасове користування, й українські підприємства, який отримав його.

У разі, коли видається у тимчасове користування справа, заповнюєтьсякарточка-заместитель. Справи видаються лише спеціально те що уповноваженим особам.

Справи повертаються до того самого дня. Виносити їх із будинку підприємства або його структурного підрозділи лише з письмового дозволу керівника.

ВИСНОВОК:

Отже, можна зробити такі висновки. Номенклатура справ – це затверджений систематизований перелік справ,заводимих у пихатій інституції, з термінів їх збереження у порядку. Номенклатура справ використовують як схема і розподілу і угруповання виконаних документів і майже справ, термінів зберігання, і навіть як схема побудови довідкової картотеки невикористаних документів. З іншого боку, вона є облікованим документом в діловодстві і архіві установи для справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

Номенклатура справ необхідна до швидшого пошуку документів з їхньої змісту і видам. Від, чи добре вона складена, залежать оперативність роботи з документами та його схоронність. Наявність номенклатури справ у кожному установі, організації, підприємства обов'язково.

Основні положення з складання номенклатури справ викладені у Єдиної державної системі діловодства (>ЕГСД).

Номенклатура справ то, можливо конкретної, з приблизною і типовий. З іншого боку, розрізняють номенклатури справ структурного підрозділи і бюджетні установи.

Конкретна номенклатура відбиває документи однієї конкретної заклади, чи структурного установи.

Зразкові і типові номенклатури справ відбивають документи певної категорії установ із однотипним характером роботи і складом документації. З іншого боку, типова номенклатура встановлює єдину індексацію справ для відповідних установ системи (відомства) і є обов'язковою. Приблизна номенклатура є рекомендаційною.

>Составлению номенклатур справ у організації передує підготовчу роботу, мету, якої – забезпечити облік справ,заводимих в діловодстві, відповідність видам та змісту відкладаються документів, правильну їх класифікацію відповідно до ділянками праці та питаннями діяльності організації.

Робота з складання номенклатур справ, як структурних підрозділів, і установи загалом координується діловодної службою і, зазвичай, включає вивчення їх організаційної структури та напрямів, і навіть комплексу документів, виходячи з яких формулюватися найменування справ України та визначатися принципи формування. У номенклатури справ включаються заголовки справ для угруповання документів з «Для службового користування», довідкові картотеки.

Затверджені екземпляри номенклатур справ є документами постійного збереження і включаються склад справ служби діловодства організації. Якщо така служба відсутня, вони входять у склад справ секретаря-референта.

Після затвердження номенклатури справ структурні підрозділи та громадські організації отримують виписки із відповідних її розділів від використання у роботі.

Номенклатура справ установи, не передавального документи на державне зберігання, схвалена експертної комісією (ЕК), щорічно стверджується її керівником. Перший примірник номенклатури зберігається щонайменше 10 років.

Номенклатура справ у структурних підрозділах складається задля забезпечення порядку формування та обліку справ у діловодстві підрозділів. Зведена номенклатура справ складається виходячи з номенклатур справ структурних підрозділів.

Номенклатура справ установи друкується у кількох примірниках. Перший примірник зберігатися в службі діловодства, другий – використовується цієї службою за робочу примірника, третій – перебуває у відомчому архіві (у особи, відповідального за архів) як облікового документа, четвертий – чи державній архіві, куди передаються документи даного установи.

Номенклатура справ установи переглядається не менше десь у п'ять років. Що стосується докорінної зміни функцій і структури установи вона складається, узгоджується й утверджується наново.

Узгоджена з певним установою державної архівної служби номенклатура справ установи наприкінці кожного року уточнюється, стверджується керівником організації та вводять у дію з початку нового календарного року. Протягом року у затверджену номенклатуру справ вносяться інформацію про закладі справ, включення нових справ України та т.д.

59. 1. Вступ.

2. Складання номенклатури справ.

3. Номенклатура справ структурного підрозділу.

4. Вимоги до номенклатури.

5. Зведена номенклатура справ.

6. Використана література.

1. Вступ

Номенклатура справ є систематизованим переліком найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків їх зберігання. Назва справи, включеної в номенклатуру, виноситься потім на обкладинку справи і стає її заголовком.

В міру виконання документи розкладаються тільки в ті справи, які заздалегідь для них намічені номенклатурою справ. Отже, місце кожного документа заздалегідь визначено, і пошук його, якщо номенклатура складена правильно, не буде викликати ускладнень.

Дата добавления: 2015-07-14