Вимоги до номенклатури

Перша вимога до номенклатури - охоплення всього обсягу документів структурного підрозділу. Необхідно врахувати всю внутрішню документацію, а також ту, що одержана ззовні. Не підлягають включенню в номенклатуру друковані видання, довідники (у тому числі телефонні), брошури, інформаційні листи, реферативні журнали, експрес-інформації тощо.

Не слід механічно переносити зі старої номенклатури, а також примірної або типової номенклатури справ найменування справ, що фактично не заводяться. Якщо номенклатура складається на підставі примірної або типової номенклатур справ, то деякі справи, передбачені в них, можуть бути розділені на дві чи три справи, що звичайно обумовлено специфікою роботи чи пов’язано з обсягом документації, що утворюється, за тими чи іншими питаннями.

При складанні номенклатури справ використовують положення і статути про установу, організацію, підприємство та їх структурні підрозділи, плани, звіти про роботу, штатні розписи, діючі переліки документів із термінами зберігання, класифікатори, номенклатури справ за минулі роки, описи справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання.

Робота зі складання номенклатури повинна бути довершена не пізніше грудня поточного року, щоб з 1 січня її можна було ввести в дію.

Номенклатура справ включає такі графи:

Перша графа - індекс справи. Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення арабськими цифрами - індекс. Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу за штатним розписом чи класифікатором структурних підрозділів і порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад, 03-12 означає, що 03 - це індекс структурного підрозділу (наприклад – юридичний відділ), 12 - порядковий номер справи за номенклатурою в межах структурного підрозділу.

Друга графа - заголовок справи (тому, частини). Після виконання документів вони групуються в справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться. Деякі частини заголовка, наприклад, авторство, кореспонденти, питання, уточнюються.

Заголовки в номенклатурі повинні бути короткими, чіткими, гранично короткими і правильно відображати інформацію, що міститься в справі. На початку заголовка вказується назва виду справи (листування, журнал, книга) або різновиду документів (накази, протоколи, акти, довідки). Потім зміст заголовка уточнюється даними щодо питання (про що документи справи), авторства, кореспондента, періоду, за який відкладаються документи, наприкінці зазначається копійність документів справи.

Приклад: «Накази директора (начальника) з основної діяльності за 2011 рік (копії)». Варто пам’ятати, що в одну справу можуть бути підшиті документи тільки з одного питання і з одним строком зберігання.

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, але не пов’язаних послідовністю ведення діловодства, вживається термін «документи», а після нього в дужках наводяться основні види документів справи. Приклади: 1. «Документи (доповідні записки, звіти, довідки, розрахунки) щодо стану забезпечення охорони власності підприємства». Термін «документи» вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого законодавчого, нормативного чи розпорядного акта. Приклад: «Документи до протоколів засідань комісії з аналізу і зменшенню непродуктивних витрат» за 2011 рік». У заголовках судових, слідчих, особових (персональних) й інших справ, які містять документи, пов’язані послідовністю ведення діловодства з одного конкретного питання, вживається термін «справа», наприклад: особова справа.

Особливу увагу варто приділити формулюванню заголовків справ з листуванням. У заголовках справ з листуванням обов’язково вказується кореспондент, і з якого питання воно ведеться. Назва установи - автора в заголовках з листуванням не вказується.

Приклади:

1. «Листування з Міністерством праці та соціальної політики». 2. «Листування з правоохоронними органами щодо розкрадання вантажів при транспортування залізницею».

У заголовках справ з листуванням з різними кореспондентами вони не зазначаються. Приклад: «Листування про організацію семінару діловодного персоналу з обміну досвідом».

У заголовках справ, які містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, рік), у якому створені документи.

При групуванні в справу статистичних форм у заголовку вказується назва форми, її номер або умовне позначення (шифр).

Розміщення заголовків справ у номенклатурі справ повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв’язку документів, включених до конкретній справи. Така систематизація необхідна для швидкого пошуку конкретної справи на основі стабільного порядку їх розташування.

Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи вищих органів (укази, постанови, накази, доручення); далі група організаційно-розпорядної документації самої установи (статути, положення, накази, розпорядження, рішення колегіальних органів); потім організаційні документи, що відносяться до діяльності окремих підрозділів, служб (положення про відділ, посадові інструкції); далі - планово-звітна документація і листування, наприкінці - обліково-довідкові види документів (книги, журнали, картотеки).

В середині кожної з цих груп документи розміщуються за ступенем їх важливості. На початку вказуються заголовки справ постійного зберігання, потім довгострокового, і наприкінці тимчасового строку зберігання. В планово-звітній групі також іде розташування заголовків за ступенем їх важливості.

Третя графа - кількість справ, томів, частин. Ця графа заповнюється наприкінці року. Четверта графа - строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком. У цій графі вказуються строки зберігання документів на підставі «Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів», а також відомчих переліків документів із зазначенням строків їх зберігання.

В залежності від практичної і наукової цінності документів визначається і термін їх зберігання - постійний (вічний), довгостроковий (понад 10 років), тимчасовий (до 10 років).

Для документів, не передбачених діючими переліками, строки зберігання визначаються на підставі їх вивчення експертною комісією) організації за узгодженням з експертно-перевірною комісією державного архіву (для організацій, що передають свої документи на держзберігання).

П’ята графа - примітка. У цій графі номенклатури робляться позначки про перехідні справи, про заведення і внесення нових справ, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в архів організації чи інші установи для їх продовження.

Наприкінці року номенклатура справ структурного підрозділу обов’язково закривається підсумковим записом, у якому відзначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис підписується особою, відповідальною за діловодство (секретарем) структурного підрозділу.

Номенклатура справ структурного підрозділу установи складається в трьох примірниках, на кожному з який обов’язково проставляється гриф погодження з експертною комісією і керівником архіву установи (посадовою особою, відповідальною за архів).

Номенклатури справ структурних підрозділів після їхнього розгляду й аналізу зводяться службою діловодства чи секретарем установи в єдину (зведену) номенклатуру справ установи.

5. Зведена номенклатура справ

Під час розроблення зведеної номенклатури справ установи, крім зведення номенклатур справ структурних підрозділів, вивчається й аналізується діяльність установи в цілому. Принцип побудови зведеної номенклатури справ може бути структурним або функціональним.

Структурний принцип використовується у разі чітко встановленої структури установи. Розділами в такій номенклатурі справ є найменування структурних підрозділів, наприклад: «Канцелярія, плановий відділ, виробничо-технологічний відділ, відділ маркетингу і збуту продукції тощо».

При цьому першим розділом номенклатури справ завжди зазначається служба діловодства (управління справами, загальний відділ, канцелярія, секретаріат), потім структурні підрозділи у відповідності зі штатним розписом установи. Після структурних підрозділів у порядку значимості включаються органи і підрозділи установи, що діють на громадських засадах (комітети, комісії, ради) і громадські організації установи (наприклад, профспілкова).

Функціональний принцип побудови зведеної номенклатури справ, тобто за напрямками діяльності, використовується у разі розподілу основних функцій (напрямків діяльності) між працівниками установи. Цей принцип побудови зведеної номенклатури справ використовується в установах, що не мають структури, у тому числі в суб’єктах господарської діяльності недержавної власності.

Розділи і підрозділи зведеної номенклатури справ, побудованої за функціональною ознакою, відображають функції, напрямки діяльності і розміщуються в номенклатурі за ступенем їх важливості. До зведеної номенклатури справ установи включаються найменування справ, що фактично заведені у діловодстві і відображають усі документовані ділянки роботи установи, у тому числі справи тимчасово діючих органів установи.

До зведеної номенклатури включаються також не закінчені в діловодстві справи, що надійшли від установ-попередників для їхнього продовження, у тому числі реєстраційно-довідкові і контрольні картотеки, номенклатури справ.

Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року, або які ведуться впродовж декількох років (перехідні справи), вносяться у зведену номенклатуру справ кожного року впродовж усього терміну їхнього рішення чи ведення.

У зведеній номенклатурі справ установи може бути передбачене запровадження однієї справи з грифом «Для службового користування», якщо в діяльності установи створюється незначна кількість документів із зазначеним грифом.

Зведена номенклатура справ погоджується з експертною комісією установи після чого затверджується керівником установи.

Підприємства, установи й організації недержавної форми власності на підставі статті 32 Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи» повинні протягом року з дня їх реєстрації погодити свою номенклатуру справ з відповідним державним архівом.

Наприкінці року зведена номенклатура справ установи обов’язково закривається підсумковим записом, що підписує керівник служби діловодства установи (секретар установи). Про фактичну наявність заведених за рік справ повідомляється керівнику архіву установи (особі, відповідальній за архів).

Зведена номенклатура справ державної установи складається в чотирьох примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження з відповідним державним архівом чи вищим органом (якщо в установі не створюються документи Національного архівного фонду).

Перший (недоторканий) примірник зведеної номенклатури справ зберігається в службі діловодства установи.

Другий передається в архів установи для контролю за формуванням справ у структурних підрозділах. Третій надсилається відповідному державному архіву або вищому органу, з яким погоджувалася зведена номенклатура справ.

Четвертий розподіляється за розділами між структурними підрозділами установи. Організації недержавних форм власності можуть складати зведену номенклатуру справ у трьох примірниках, а якщо в них немає структурного розподілу у двох.

Зведена номенклатура справ установи, як і номенклатури справ структурних підрозділів, щорічно не пізніше грудня переглядаються й уточнюються. Після внесення змін вони передруковуються, затверджуються керівником установи (структурного підрозділу) і вводяться в дію з 1 січня нового року.

Зведена номенклатура справ підлягає перескладанню й погодженню з відповідним державним архівом чи вищим органом один раз на п’ять років або невідкладно у разі істотних змін у структурі, функціях і характері роботи установи, зміні форми власності.

60. Оформлення обкладинки справи

Обкладинку справ постійного і тривалого зберігання оформляють за встановленою формою (див. додаток 6.6).

Оформлення обкладинки справ постійного терміну зберігання робиться чорним чорнилом або чорною тушшю; тимчасового зберігання - синім чорнилом або за допомогою наклеєних на обкладинку паперових ярликів.

На обкладинці справи загального провадження зазначається повна та офіційно прийнята скорочена назва органу структурного підрозділу, в якому заведена та закінчена справа, гриф секретності, діловодний номер справи, номер тому, заголовок, крайні дати документів, кількість аркушів, термін зберігання справи, номер статті переліку та, за потреби, інші відомості.

На обкладинці справи, яка підлягає зберіганню в архіві, передбачається місце для архівного шифру, який містить номер фонду, номер опису та номер справи.

Заголовок справи загального провадження, перенесений на обкладинку з номенклатури, наприкінці поточного року уточнюється. У справах з наказами, протоколами засідань колегій та нарад ставляться їх крайні номери. У разі потреби на окремі документи, які мають важливе значення, складається анотація.

Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносять необхідні уточнення, перевіряють відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів. У разі необхідності до заголовка справи вносять додаткові відомості (проставляють номери наказів, протоколів, вказують види і форми звітності тощо).

Дата на обкладинці має відповідати року заведення і закінчення справи; у справі, що містить документи років, що передували рокові утворення справи, під датою робиться запис: (знаходяться документи за роки).

На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляють крайні дати документів кожного тому (частини). Позначення дати містить число, місяць і рік. Число і рік записують арабськими цифрами, назву місяця - словом.

На обкладинці проставляють номер справи за описом і (за погодженням з відомчим архівом) номер опису і фонду.

У разі зміни назви установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, охопленого документами справи, або під час передавання справи до іншої установи (структурного підрозділу), на обкладинці дописують нову назву

Документи постійного й тимчасового зберігання (10 та більше років) підшиваються або переплітаються в обкладинки з твердого картону Документи тимчасового зберігання (до 10 років) допускається підшивати у м'які обкладинки.

Документи до справ підшиваються міцною ниткою в три-чотири проколи або переплітаються друкарським способом. При підшиванні справи з документів виймаються скріпки.

61. Групування документів у справу. Формуванням справи – це групування виконаних документів до справи відповідно до номенклатури справ і систематизація документів усередині справи.

Правила формування:

· Групуються орігінали;

· Групуються документи одного діловодного року, за вийнятком особових і судових;

· Групуються окремо документи тимчасового і постійного зберігання;

· Включаються у справи документи з одного питання або групи споріднених, спочатку спочатку інціативний документ, а потім інші в логічній послідовності;

· Якщо документи не можуть бути сгруповані у справи передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з внесенням її назви до діючої номенклатури справ;

· Обсяг справи не повинен перевищувати 250 аркушів (товщиною 30-40 мм). Якщо документів виявляється більше, то формують нові томи.

· В справу документи підшиваються в хронологічному та логічному порядку або в їх поєднанні.послідовності.

· Затверджені плани,звіти і кошториси групуються окремо від проектів цих документів: листування за змістом,кориспонденським принципом і систематизується у хронологічній послідовності.

62. Етапи оформлення справ. Основну увагу приділяють справам постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Відповідно до архівних правил проводиться їх повне оформлення, що включає такі операції:

· пересистематизацію документів справи;

· нумерацію аркушів у справі;

· складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи;

· складання засвідчувального напису;

· оправлення справи;

· оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

· внесення необхідних уточнень до реквізитів обкладинки справи (уточнення назви установи або структурного підрозділу, реєстраційного індексу справи, крайніх дат, заголовка справи).

Експертиза цінності документів в установі: загальні положення. Експертиза цінності документів - всебічне вивчення документів з метою внесення їх до Національного архівного фонду або вилучення з нього, проведення грошової оцінки документів зазначеного Фонду, віднесення їх до унікальних і встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Фонду.

Основними завданнями є:

а)визначення по кожній установі складу документів, що мають науково-пізнавальну та історико-культурну цінність і підлягають постійному, довготривалому (понад 10 років) і тимчасовому (до 10 років) зберіганню;

б) визначення складу документів, що відповідають профілю даного державного архіву;

в)забезпечення повноти складу документів кожного фонду зокрема і архіву в цілому.

До документів постійного зберігання відносять такі, що відображають основні напрями та підсумки діяльності установи, її управлінську, контрольну, виробничу, наукову, навчальну, фінансову та інші функції. До них належать накази з основної діяльності, протоколи засідань колегіальних органів і виробничих нарад, плани, звіти, аналітичні матеріали тощо.

Документи довготривалого (понад 10 років) зберігання складають матеріали, необхідні для тривалого практичного використання. Серед них зустрічаються й такі, що через 10 років можуть бути віднесені до документів постійного зберігання після того, як їх автори здобули суспільне визнання, наприклад, рукописи наукових праць, літературних, художніх творів. Окрему групу цих матеріалів становлять документи з особового складу (накази, особові справи і особові картки, списки працівників, картотеки і покажчики з особового складу, особові рахунки, відомості на видачу заробітної плати тощо), котрі передбачають експертизу через 75 років з наступним відібранням певної її частини на постійне зберігання.

Групу документів тимчасового (до 10 років) зберігання становлять документи, необхідні установі для оперативної практичної діяльності.

Якщо перше завдання експертизи виконують по кожній установі окремо, то друге - визначення складу документів, що відповідають профілю даного архіву, передбачає обмеження приймання на державне зберігання дублетної документації. Так, серед кількох установ однієї системи організаційно-розпорядчу документацію (накази, статути, положення, правила, інструкції тощо) приймають на державне зберігання лише до архівного фонду установи, яка їх затверджувала; планову документацію - до фонду установи-автора документа; статистичну документацію - до фонду органу державної статистики; укази і розпорядження Президента України, постанови КМ України, накази міністерств, інших центральних органів державної виконавчої влади, щодо діяльності конкретних установ - до фондів цих установ.

64. Принципи експертизи і критерії цінності документів. Експертиза цінності документів проводиться за такими принципами:

· об'єктивність - проведення оцінки документів на основі неупередженого підходу;

· історизм - урахування особливості часу і місця створення документів, загальноісторичного контексту;

· всебічність і комплексність - вивчення відповідних документів з урахуванням їх місця в комплексі інших документів.

Експертиза цінності документів проводиться за такими критеріями:

· походження - функціонально-цільове призначення юридичної особи (фондоутворювача), значення фізичної особи (фондоутворювача) в житті суспільства, час і місце створення документа;

· зміст - значущість інформації, що міститься в документі (унікальність і типовість), її повторення в інших документах, вид документа, оригінальність;

· зовнішні ознаки - форма фіксації та передачі змісту, засвідчення і особливості оформлення документа, стан його збереженості.

Дата добавления: 2015-07-14