Учет расчетов с подотчетными лицами.

Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные денежные средства на административные, хозяйственные, представительские и другие расходы.

Список подотчетных лиц устанавливается руководителем предприятия и оформляется приказом.

Денежные суммы подотчет должны выдаваться только при наличии полного расчета по ранее выданным авансам. Не разрешается передавать деньги, выданные подотчет другому лицу.

Подотчетные лица представляют в бухгалтерию авансовый отчет о расходах с приложенными к нему оправдательными документами, подтверждающими правильность расходов (кассовые и товарные чеки, счета-фактуры, проездные документы, счета за проживание и т.д.).

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре. В нем указывается дата и номер отчета, назначение аванса, количество денег выданных из кассы и потраченных, и другие данные. Авансовый отчет подписывают подотчетное лицо, руководитель и главный бухгалтер.

Авансовый отчет об израсходованных суммах и неиспользованные денежные средства должны быть сданы в бухгалтерию.Для сумм, полученных на хозяйственные нужды, срок сдачи авансового отчета и возврата неиспользованных подотчетных сумм определяется организацией самостоятельно.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Сальдо по дебету счета отражает сумму задолженности подотчетного лица предприятию, а сальдо по кредиту – сумму невозмещенного перерасхода денежных средств. Оборот по дебету показывает суммы выданные подотчет, и суммы возмещенного перерасхода, по кредиту – использованные суммы согласно авансовым отчетам и неиспользованные денежные средства, сданные в кассу организации.

При выдаче аванса подотчетному лицу производится запись – Дт 71 Кт 50.

После утверждения авансового отчета, произведенные расходы списываются - Дт 08, 10, 41 Кт 71 (Дт 19 Кт 71) – на сумму приобретенных материалов, основных средств, товаров (на сумму НДС);

- Дт 20, 23, 25, 26, 44 и т.д. Кт 71 – на сумму расходов, списанных на нужды производства, издержки обращения и на продажу;

- Дт 50 Кт 71 – возвращены в кассу остатки неиспользованных подотчетных сумм;

- Дт 71 Кт 50 – выдан из кассы перерасход по авансовому отчету.

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной подотчет.

В соответствии с планом счетов бухгалтерского учета, подотчетные суммы, не возвращенные в установленные сроки, отражаются – Дт 94 Кт 71.

Затем эти суммы списываются – Дт 70 Кт 94 (если они могут быть удержаны из заработной платы);

Дт 73-2 Кт 94 (если суммы не могут быть удержаны из заработной платы).

Направление работника в командировку производится в соответствии с приказом руководителя организации

Фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении.

При направлении работника в командировку работодатель обязан возмещать ему:

- расходы по проезду (включая страховые платежи по обязательному страхованию пассажиров, услуги по предварительной продаже билетов);

- расходы по найму жилого помещения;

- суточные (если работник направлен в такую местность, что может ежедневно возвращаться, суточные не выплачиваются);

- расходы на проезд от города до станции, пристани, аэропорта, если они находятся за пределами населенного пункта, на транспорте общего пользования (кроме такси);

- расходы за пользование постельными принадлежностями в поездах и т.д.

Расходы, произведенные работником, должны быть подтверждены документально и отражены в авансовом отчете.

Для целей налогообложения налогом на доходы физических лиц оплата суточных производится в пределах 700 руб. за каждый день пребывания в командировке.

Суточные в бухгалтерском учете включаются в состав расходов полностью.

Командировочные расходы отражаются

Дебет 26 Кредит 71 – на сумму расходов без НДС

Дебет 19 Кредит 71 – на сумму НДС

Дебет 68 Кредит 19 – НДС принят к налоговому вычету

Дата добавления: 2015-07-11