Рубрикація тексту

Оформлення сторінки

Документи, що стосуються сфери управління, оформ­ляють на папері фор-мату А4 (297x210 мм) та А5 (148x210 мм). Для зручності з усіх боків сторінки за-лиша­ють вільні поля: ліворуч — 35 мм; праворуч — не менше 8 мм; зверху —

20 мм; знизу — 19 мм (для формату А4) та 16 мм (для формату А5).

За чинними вимогами перша сторінка документа друкується на бланку, дру-га, третя й наступні — на чис­тих аркушах паперу.

Існують чіткі правила щодо розміщення підпису на документі. Так, якщо текст документа більший, ніж одна сторінка, то на другій сторінці повинен бути не тільки підпис, але й міститися фрагмент тексту. На цій сторінці повинно бути не менше двох рядків тексту. Слід врахову­вати, що в документах не повинен:

1) відриватися один рядок тексту чи слово від поперед­нього абзацу;

2) починатися один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується; у цьому разі краще розпочати новий аб­зац повністю на наступній сторінці;

3) ставитися перенос у слові на межі сторінок; у таких випадках слово слід пе-ренести на нову сторінку.

Нумерація сторінок. У документах, що оформляються на двох, трьох і біль-ше аркушах паперу, нумерація сторі­нок починається з другої і продовжується да-лі.

У випадках друкування тексту документа з одного боку аркуша номери про-ставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю сторінки. Слово «сторінка» або його скорочення не пи-шеться, біля цифр не ставляться ніякі позначки.

При друкуванні тексту з обох боків аркуша непарні сто­рінки позначаються у правому верхньому кутку, а пар­ні — у лівому верхньому кутку аркуша.

Рубрикація тексту

Рубрикацією називається членування тексту на певні складові частини, гра-фічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації тощо. Рубрикація постає зовнішнім вираженням компози­ції ділового папера. Ступінь складності рубрикації зале­жить від обсягу, тематики, призначен-ня документа, його спрямування. Найпростішим виявом рубрикації виступає по-діл на абзаци, при цьому такий поділ збігається з від­повідними смисловими час-тинами тексту.

Абзацом називається відступ управо у початковому ряд­ку, з якого почина-ється виклад нової думки у тексті, а також фрагмент тексту між двома такими відступами.

Типовий абзац охоплює три частини:

1) зачин (у ньому формулюється мета абзацу, тобто повідомляється, про що йтиме мова);

2) основна частина або фраза (міститься основна ін­формація);

3) коментар (підбивається підсумок повідомленого, усього того, про що гово-рилося в абзаці).

Слід пам’ятати, що середня довжина абзацу повинна дорівнювати 4 — 6 ре-ченням. В окремих різновидах документів (службова записка; акт та ін.) зустріча-ються абзаци, що складаються з одного речення. Але і в цьому разі абзац складає внутрішньо замкнене смислове ціле.

З метою правильного і нормативного сприйняття й опра­цювання документа його складники або рубрики нумеру­ються. Наявні дві системи нумерації — тра-диційна й нова.

Традиційна (комбінована)рубрикація ґрунтується на використанні зна­ків різних типів — римських та арабських цифр, великих та малих літер. Така руб-рикація суттєво доповнює абзацне членування тексту (нумерування тез, пунктів, правил). Це значною мірою залежить від змісту, обсягу, складу доку­мента. Сис-тема використання різних позначень повинна характеризуватися логічною будо-вою:

А. Б. В. Г. Д...

І. II. III. IV. V...

1. 2. 3. 4. 5...

1) 2) 3) 4) 5)...

а) б) в) г) г)...

Рубрики, що більші своєю ємністю за абзац, можуть утворювати: параграф (§), главу, розділ, частину. Вони також нумеруються. Під час рубрикації тексту слід врахо­вувати такі вимоги:

1) рубрики нумерувати за умови наявності хоча б двох однорідних елементів перерахування;

2) однорідні засоби нумерації застосовувати до одно­типних частин;

3) правил пунктуації дотримуватися при будь-яких комбінованих способах нумерації;

4) використовувати лаконічні, однозначні заголовки.
Нова система нумерації ґрунтується на використанні тільки арабських цифр,

що розміщуються у певній послі­довності. Застосовуючи нову систему рубрикації, слід вра­ховувати:

1) після номера частини, розділу, пункту, підпункту обов’язково ставиться крапка;

2) номер кожного складника тексту документа вклю­чає номери вищих ступе-нів поділу:

розділи — І.; 2.; 3.;

номери підрозділів включають у себе також номери розділів — 1.1.; 1.2.; 1.3.;

номери пунктів містять номер розділу, підрозділу, пунк­ту — 1.1.1.;

1,1.2.; 1.1.3.

Використання цієї системи нумерації дозволяє не ви­користовувати словес-них найменувань і заголовків до час­тин документа.

Основні технічно-пунктуаційні правила рубрикації те­ксту документа:

а) для позначення частин переліку використовуються:

Вищий рівень членування — великі літери (А, Б, В та ін.) та римські цифри (І, II, IIIтощо).

Середній рівень членування — арабські цифри (1, 2, 3 тощо).

Нижчий рівень членування — арабські цифри з дужками (1) 2) 3) та ін.) та малі літери з дужками (а) б) в) і т. ін.);

б) після малих літер та арабських цифр з дужками не ставиться крапка, а після

великих літер та римських цифр ставиться крапка — а); 1); А.; І.;

в) при рубрикації з дужками частини тексту відокрем­люються або комами, або

крапками з комами — 1)...; 2)... Крапка ставиться в кінці рубрики (1.; 2.) при

оформленні без дужок;

г) великі літери розпочинають текст рубрик, оформ­лених літерами і цифрами з

крапками (І. С... ІІ. П...), малі вживаються після рубрик, оформлених цифрами і

літера­ми з дужками (1) а...; 2) б...).

Дата добавления: 2015-07-14