Документ як основний вид офіційно-ділового стилю

ПЛАН

1. Писемне мовлення як універсальний засіб спілкування людей.

2. Офіційно-діловий стиль як спосіб регулювання ділових відносин у суспільстві.

3. Текст як писемний мовленнєвий матеріал документа.

4. Документ як основна одиниця офіційно-ділового стилю.

5. Документи за призначенням.

6. Вимоги до мови і складання документів.

Писемне мовлення. Мова існує у двох формах – усній і писемній. Первинним щодо виникнення, звичайно, було усне мовлення. Воно передувало появі писемного мовлення.

Обидві форми мовлення тісно пов'язані з мисленням. Але кожна з форм мовлення, за переконаннями багатьох учених, має і свої специфічні ознаки.

Писемне мовлення – це універсальний засіб спілкування людей. За допомогою писемної мови думки і почуття передаються від покоління до покоління.

Писемне мовлення – переважно монологічне, має свої лексичні та стилістичні особливості, відповідну граматичну будову.

Писемне мовлення спирається на усне і є вторинним.

Писемне мовлення – це графічне мовлення, розраховане на зорове сприйняття.

Важливу роль у писемному мовленні виконує порядок слів (уживається для логічного розвитку від відомого до нового і для чіткої побудови речення).

Важливим засобом для написаного є розділові знаки, без яких інколи зрозуміти правильно написане просто неможливо. А. Чехов писав, що знаки служать нотами під час читання написаного.

У писемному мовленні точніший добір лексики. Тут вживаються різні терміни, професійна й загальновживана лексика тощо. Не вживаються нелітературні слова, лайливі, територіальні. З діалектної лексики добираються лише найцінніші життєво необхідні слова і граматичні форми.

У писемному мовленні використовуються складні речення, різні форми сурядності й підрядності, відокремлення, вставні слова тощо.

Прості ж речення, як правило, поширені й ускладнені.

Писемне мовлення розраховане на читача (слухача).

Порядок слів часто прямий, повторення слів автори намагаються уникати.

Зіставлення двох форм мовлення дає підстави стверджувати, що писемне мовлення значно складніше від усного.

Одиницею писемного мовлення є текст. Його поділяють на абзаци, що логічно пов'язані один з одним.

Писемне мовлення передається не лише словами й літерами, а й графічними знаками, схемами, таблицями, малюнками тощо.

У писемному мовленні форма викладу залежить від того, про який стильовий різновид йдеться. Наприклад, художній текст відрізняється від публіцистичного, науковий від ділового і т. ін.

Офіційно-діловий стиль. Стаття 10 Конституції України встановила, що державною в Україні є українська мова.

Офіційно-діловий стиль – функціональний різновид мови, який слугує для спілкування в державно-політичному, громадському й економічному житті, законодавстві, у сфері управління адміністративно-господарською діяльністю. Належить до виразно-об'єктивних стилів; вирізняється найвищою мірою книжності.

Основне призначення – регулювати офіційні ділові відносини в зазначених вище сферах та обслуговувати громадянські потреби людей у типових ситуаціях.

Специфіка ділового спілкування полягає в тому, що, незалежно від того, хто є безпосереднім укладачем документа й кому безпосередньо його адресовано, офіційним автором та адресатом документа майже завжди є організація в цілому.

Іншою важливою характеристикою ділового спілкування є конкретна адресність інформації.

Суттєвим чинником ділового спілкування, що впливає на характер управлінської інформації, є повторність дій і ситуацій. Управлінська діяльність – це завжди «гра за правилами». Унаслідок цього повторність управлінської інформації приводить до регулярності використовування однакових мовних засобів.

Наступною характерною рисою ділового спілкування є тематична обмеженість кола завдань, що розв'язує організація, а це, у свою чергу, є наслідком певної стабільності її функцій. Отже, можна вирізнити такі властивості управлінської інформації в умовах ділового спілкування:

- офіційний характер;

- адресність;

- повторність;

- тематична обмеженість.

Специфіка офіційно-ділового стилю полягає в певних стильових рисах (ознаках), що притаманні лише йому, а саме:

- нейтральний тон викладу змісту лише у прямому значенні;

- точність та ясність повинні поєднуватися з лаконічністю, стислістю й послідовністю викладу фактів;

- документальність (кожний офіційний папір повинен мати характер документа), наявність реквізитів, котрі мають певну черговість, що дозволяє довго зберігати традиційні стабільні форми;

- наявність усталених одноманітних мовних зворотів, висока стандартизація вислову;

- сувора регламентація тексту;

- для чіткої організації текст поділяється на параграфи, пункти, підпункти.

Ці основні риси є визначальними у формуванні системи мовних одиниць і прийомів їх використання в текстах ділових (управлінських) документів.

Мовознавець М. Пилинський зазначав, що найпершою традиційною ознакою досконалості для групи «нехудожніх» стилів, до яких належить й офіційно-діловий, залишається стислість, а також такі вимоги:

- додержання основних загальномовних і функціонально-стилістичних мовних норм;

- слова й вирази, безпосередньо пов'язані з думкою, мають стояти в тексті якнайближче;

- дотримування максимально чіткого, послідовно-логічного і граматичного зв'язку між реченнями, що містять окремі судження;

- вставні речення, застереження, супровідні твердження, усякі відхилення від основної думки мають значно поступатися обсягом перед викладом основної думки.

У результаті багатовікового розвитку в офіційно-діловому стилі сформувалися такі мовні засоби та способи викладу змісту, які дозволяють найефективніше фіксувати управлінську інформацію й відповідати всім вимогам, що до неї висуваються, а саме:

- широке використовування суспільно-політичної та адміністративно канцелярської термінології (комплектування бази даних, регламентація дій, функціонування закладу);

- наявна фразеологія повинна мати специфічний характер (брати участь, висунути пропозицію, підбивати баланс, ініціювати питання, ставити питання);

- обов'язкова відсутність будь-якої авторської мовної індивідуальності та

емоційно-експресивної лексики;

- синонімія має бути зведена до мінімуму й не викликати двозначності сприймання;

- наявність безособових і наказових форм дієслів у формі теперішнього часу із зазначенням послідовності, постійності дії;

- чітко регламентоване розміщення та будова тексту;

- обсяг основних частин, наявність обов'язкових стандартних стійких висловів, певних кліше (що дозволяє користуватися готовими бланками);

- використання складних речень із сурядним і підрядним зв'язком має бути

зведено до мінімуму, натомість слід широко використовувати безсполучникові, прості поширені речення (кілька підметів при одному присудкові, кілька присудків при одному підметі, кілька додатків при одному з головних членів речення тощо).

Офіційно-діловий стиль має такі функціональні підстилі:

- законодавчий – використовується в законотворчій сфері, регламентує

та обслуговує офіційно-ділові стосунки між приватними особами, між державою і приватними та службовими особами. Реалізується в Конституції, законах, указах, статутах, постановах тощо;

- дипломатичний – використовується у сфері міждержавних офіційно-

ділових стосунків у галузі політики, економіки, культури;

- юридичний використовується у юриспруденції судочинства,

дізнання, розслідування, арбітраж;

- адміністративно-канцелярський – використовується у професійно-

виробничій сфері, правових відносинах і діловодстві.

Сучасна людина так чи інакше долучена до наукової чи виробничої сфери. Це є однією з передумов злиття наукового й офіційно-ділового стилів унаслідок їхнього спільного функціонування в одному часі й просторі. Ці два стилі не лише функціонально близькі – вони є спорідненими з походження, що принципово уможливлює їхнє зближення в умовах історичної потреби.

Формулюючи поняття «ділова мова», слід мати на увазі принаймні три сучасні стилі – офіційно-діловий, науковий, розмовний, оскільки ділова мова містить близькі, взаємопрониклі й навіть спільні мовні засоби різних рівнів. Уміле використання цих засобів є безперечною умовою досягання успіхів у професійній сфері.

Щодо ділового писемного мовлення доречно сказати, що тут можливий не лише текстовий виклад. Є папери, котрі містять тільки конкретні цифрові дані, схеми, таблиці тощо. Це документи стандартного типу. Вони дають можливість ефективно підготувати максимум даних. А є й такі ділові папери, що містять лише загальні відомості. Тут відповідно добираються й мовні елементи. Такі документи мають дещо вільну від стандарту форму викладу.

Текст як писемний мовленнєвий матеріал документа. Текст (від лат. textum – зв'язок, поєднання, тканина) – це писемний мовленнєвий масив документа, що становить лінійну послідовність висловлень, об'єднаних смисловими і граматичними зв'язками, а в загальнокомпозиційному плані – спільною темою і сюжетною заданістю.

Текст є основою кожного документа, а точніше – одним із основних реквізитів документа. У ньому має бути розкрито причину, мету написання документа, суть справи, докази, висновки. Текст, на думку багатьох дослідників, повинен бути конкретним, об'єктивним, стислим, юридично бездоганним.

Він складається з таких частин: вступу (вказує на причину написання документа), основної частини (розкриває суть питання, аргументує певні положення, висловлює певні міркування), закінчення (розкриває мету укладання документа). Ознайомтеся з видами текстів за способом виклад.

Розповідь про події, явища, факти в їх хронологічній послідовності використовують в автобіографіях, протоколах, звітах тощо.

Опис – це перелік ознак, властивостей та ін., а також загальна характеристика явища. Цей спосіб викладу використовують в актах, звітах, наказах, постановах тощо.

Міркування – це спосіб викладу, при якому визначення, судження і висновки розкривають внутрішній зв'язок явищ і, як правило, доводять певне положення за допомогою причинно-наслідкових зв'язків, зіставлень, порівнянь, розкриття змісту цих зв'язків. Доказ чогось у документі формується у формі міркувань від загального до часткового, від фактів до узагальнень.

Часто в одному документі поєднуються всі три способи викладу.

До викладу матеріалу ставляться такі вимоги:

- виклад повинен бути чітко продуманим і логічним;

- основним елементом логічної побудови змісту всього документа є виклад

його мети;

- фактичний матеріал має бути достовірним, актуальним, переконливим;

- не можна переобтяжувати текст другорядними деталями;

- найдоцільніше кожен документ присвячувати якомусь одному питанню;

- текст документа має бути точним (не допускати двозначних тлумачень);

- зміст має бути викладено в нейтральному тоні;

- при стислому викладі має забезпечуватися повнота інформації (учені

радять домагатися типізації мовних засобів, уніфікації термінів, спрощення синтаксису);

- рекомендовано текст ділити умовно на дві частини: у першій давати обґрунтування, а в другій – висновки, пропозиції, рішення, розпорядження чи прохання. Якщо текст документа складається з одного речення, то і воно має мати в собі ці дві частини.

Документ як основна одиниця офіційно-ділового стилю. Документ (з лат. documentum – повчальний приклад, спосіб ведення) – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумову діяльність людини.

Документ має правове і господарське значення.

Документи виконують такі функції:

- служать писемними доказами якогось факту, джерелами певної інформації;

- відтворюють факти діяльності установи (організації, підприємства);

- виступають як предмет і як результат праці в управлінській діяльності.

Діяльність, яка охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій, називається діловодством (справочинством).

У практичній діяльності установ (організацій, підприємств) зустрічаються документи різних видів (груп). Поділ на види (групи) здійснюється за такими ознаками: способом фіксації інформації, змістом, найменуванням, видом, складністю, місцем виникнення, призначенням, напрямком, формою, строками виконання, гласністю, юридичною силою тощо.

Поділ документів на види. Так, за способом фіксації документів розрізняють такі документи: письмові, графічні, фото- і кінодокументи, фонодокументи.

Письмові документи – це рукописні і машинописні документи.

Графічні документи – це документи, у яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, певних фігур, світлотіні. До них відносяться малюнки, мапи, плани, схеми, рисунки.

Фото- і кінодокументи – це документи, що створені способом фотографування і кінематографії (кіно- і фотоплівки, фотокартки).

Фонодокументи документи – це документи, що створені способом звукозаписування (звукозапис публічного захисту дисертацій, засідань, зборів тощо).

За змістом (призначенням) виділяють такі групи: документи щодо особового складу, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні,організаційні, розпорядчі тощо.

За найменуванням (назвою) розрізняють: вказівки, доручення, заяви, звіти, накази, протоколи, службові записки та ін.

За видом (формою) документи бувають: типові (стандартні), трафаретні, індивідуальні (нестандартні).

Типові документи – це документи, розроблені вищими органами для підвідомчих організацій. Вони мають обов'язковий характер.

Трафаретні документи – це документи, частина яких надрукована, а для змінної інформації залишено вільні місця (ця інформація має бути вдрукована або вписана).

Індивідуальні документи – це документи, які створюються індивідуально, кожного разу по-іншому. Це стосується службових записок, автобіографій та ін.

За складністю документи поділяють на: прості та складні.

Прості документи містять інформацію з одного питання.

Складні – з двох питань і більше.

За місцем виникнення (складання) розрізняють документи: внутрішні і зовнішні.

Внутрішні документи стосуються внутрішніх питань установи (підприємства, організації) і не виходять за її межі.

Зовнішні документи – це вхідна і вихідна кореспонденція.

За напрямком документи поділяють на вхідні і вихідні.

За строками виконання розрізняють документи термінові й нетермінові.

Термінові виконуються у строки, встановлені законом, правовим актом, керівником. До таких документів відносяться і документи з позначкою «Терміново».

Нетермінові документи – це документи, які виконуються у строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).

За гласністю документи поділяють на: звичайні, для службового користування, таємні, конфіденційні та ін.

За юридичною силою розрізняють документи: справжні (істинні), фальшиві (підроблені).

Справжні (істинні) – це документи, що створені за всіма правилами. Вони бувають чинні і нечинні. Нечинними документи стають тоді, коли втрачають юридичну силу з будь-яких причин.

Фальшиві (підроблені) – це документи, зміст яких чи їх оформлення не відповідають дійсності.

За стадіями виготовлення розрізняють документи: оригінали та копії.

Оригінали – це перші примірники офіційних документів.

Копії – документи, у яких точно відтворено інформацію з оригіналу.

За походженням документи поділяються на: службові й особисті.

Службові документи – це документи, які створюються установами, організаціями, підприємствами та службовими особами, що їх представляють. Службові документи потрібно оформляти за певним зразком.

Особисті документи – це документи, створені окремими особами поза сферою їх службової діяльності.

За терміном зберігання документи поділяють на:

- документи тимчасового зберігання (до 10-ти років),

- документи тривалого зберігання (понад 10 років),

- документи постійного зберігання.

Щоб укласти будь-який розпорядчий документ, потрібно знати правила формуляра-зразка.

Формуляр документа – це сукупність розміщених у певній послідовності реквізитів документа.

Реквізити – це сукупність обов'язкових елементів у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

Для складання організаційно-розпорядчих документів використовуються такі реквізити (усього 31 реквізит):

- Державний герб України;

- емблема організації (підприємства);

- зображення урядових нагород;

- код підприємства;

- код документа;

- назва міністерства чи відомства;

- назва установи (організації, підприємства);

- назва структурного підрозділу;

- індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку в банку;

- назва виду документа;

- дата;

- індекс (вихідний номер документа);

- посилання на індекс і дату вхідного документа;

- місце складання чи видання;

- гриф обмеження доступу до документа;

- адресат;

- гриф затвердження;

- резолюція;

- заголовок до тексту;

- позначка про контроль;

- текст;

- позначка про наявність додатка;

- підпис;

- гриф погодження;

- візи;

- печатка;

- позначка про засвідчення копії;

- прізвище виконавця та номер його телефону (позначка про виконавця);

- позначка про виконання документа й направлення його до справи;

- позначка про перенесення даних на машинний носій;

- позначка про надходження.

Розрізняють постійні та змінні реквізити.

Постійні реквізити використовуються на уніфікованих формах чи бланках документів, а змінні – під час його складання.

Кожен реквізит має бути розміщений у документі на постійному місці. Це робить документ зручним для зорового сприймання. Розміщують реквізит на бланку.

Бланк – це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію. Найчастіше доводиться користуватися бланками службових листів, довідок, актів, наказів, протоколів тощо. Бланки виготовляються на папері форматів А4 і А5.

Досвідчені службовці кажуть, що документ – обличчя установи, а бланк – її візитна картка. До виготовлення бланків існують такі вимоги:

- повинні бути виконані бездоганно (бездоганні текст і поліграфія);

- чітко надруковано текст;

- текст має бути подано грамотно.

За державними стандартами передбачено кутове і поздовжнє розміщення реквізитів.

Група реквізитів і їх постійних частин, відтворена як блок на бланку документа, називається штампом бланка.

Документи за призначенням. Документи щодо особового складу. До документів з особового складу відносяться заява, характеристика, автобіографія, наказ з особового складу, резюме тощо.

Інформаційні документи. Інформаційні документи – документи, які інформують про явища і факти, що вже трапилися: про виконані роботи, про ситуацію, що склалася. До них належать: анотація, рецензія, доповідні та пояснювальні записки, лист, оголошення, запрошення тощо.

Документи колегіальних органів. Протокол – це документ, у якому фіксуються хід і результати роботи нарад, засідань, зборів, конференцій. У протоколах відображаються всі виступи з питань, що розглядаються, а також рішення, прийняті в результаті обговорення.

Організаційні документи. Основна функція розпорядчих документів – регулювати діяльність органу управління задля виконання поставлених перед ним завдань, одержання максимального ефекту від своєї діяльності та діяльності організації загалом.

Групу розпорядчих документів утворюють постанови, рішення, накази, розпорядження, вказівки.

Обліково-фінансові документи: акти, доручення, розписка, список, накладна, таблиця тощо.

Документи з господарсько-договірної діяльності, господарсько-претензійної діяльності та документи з зовнішньоекономічної діяльності.

Вимоги до мови і складання документів. Складання документів - складний процес, і велике значення тут має мова документів, яка виконує активну роль. Розглянемо деякі принципи, яких слід дотримуватися при підготовці тексту документів.

Об'єктивність змісту документа проявляється у формах вираження в ньому громадських інтересів. Ці форми повинні відповідати нормам адміністративного права. Службові папери оформлюються переважно від імені юридичної особи – установи або її структурного підрозділу, тому особистий погляд в оцінці фактів та подій повинен бути зведений до мінімуму. Повна об'єктивність досягається високим ступенем безособовості, відсутністю будь-яких суб'єктивних оцінок у викладі, доборі лексики, синтаксичній будові.

Повнота інформації полягає у тому, що всі необхідні для правильного розуміння документа складники думки мають у тексті своє словесне вираження, ніщо не пропущено і нічого не треба домислювати. Повним можна назвати документ, зміст якого вичерпує всі обставини, пов'язані з вирішенням питання, що розглядається.

Уніфікація текстів службових документів досягається за допомогою формалізованих типів текстів. Сучасний службовий документ – це, перш за все, письмовий текст, зафіксований засобами графіки. За способом синтаксичної організації мови і графічного оформлення виділяють такі формалізовані типи текстів:

- традиційний лінійний запис складної мови - засіб фіксації на спеціальному матеріалі певної інформації;

- трафарет - традиційний лінійній запис, але з пропусками, які заповнюються змінною інформацією. Постійна інформація і змінна інформація складають одне речення; текст трафарету розташований горизонтально:

- анкета - перелік питань, підготовлених раніше. Текст анкети розташовується вертикально, її зміст дрібніший, ніж зміст трафарету. В анкеті питання і відповідь - два самостійних речення;

- таблиця - це сукупність даних, які подані у цифровій та словесній формі і представлені у графах вертикальної та горизонтальної площини.

Стандартизація мови службових документів дає можливість скоротити кількість зайвої інформації за рахунок термінів, формул, оборотів, конструкцій, що здатні точно відобразити певну ситуацію і підвищити інформативність документів.

Лаконічність викладу досягається попереднім обдумуванням змісту документа, складанням його плану, добором аргументів. Лаконічним вважається такий документ, в якому немає зайвих слів, повторень, розтягненої і багатослівної аргументації. Лаконізм досягається за рахунок правильного добору і розміщення аргументів, а також за рахунок правильного компонування документа.

Закони логіки важливі при складанні тексту службового документа, бо кожне висловлювання, кожна фраза, кожний текст повинні будуватися на основі послідовного і аргументованого мислення.

Закон тотожності. Згідно з цим законом предмет думки в межах одного міркування, одного доказу, однієї теорії має бути незмінним. Знання цього закону має важливе практичне значення, бо треба бути упевненим в тому, що всі, хто знайомиться з документами, вкладають в слова однаковий зміст. Дотримання цього закону дозволяє уникнути невизначеності, неконкретності міркування.

Закон суперечності. Згідно з цим законом не може бути дійсним два висловлення, одне з яких щось стверджує про предмет, а інше заперечує те ж саме в тому ж предметі в той же час.

Закон вилученого третього. Якщо маємо дві суперечні одна одній думки, то одна з них обов'язково дійсна, а друга помилкова, і між ними не може бути середнього, тобто третьої думки, яка могла бути дійсною в той же час.

Закон достатнього заснування. Щоб визнати міркування про предмет дійсним, треба мати достатні докази і аргументи. Ще М. Ломоносов підкреслював, що нічого не відбувається без достатнього заснування. Цей закон вимагає переконливого підтвердження дійсності думок.

Знання законів логіки робить документ логічно послідовним, аргументованим і ефективним.

Переконливість викладу забезпечується обґрунтуванням висловленої в документах думки, точністю в доборі фактів і цифрових даних. Переконливим робить документ і вміння розмістити доказовий матеріал, і відображення лише важливих аргументів.

Отже, дотримання стандартів у складанні документів, сприяє становленню чіткого організаційно-технічного порядку, створенню банку різних груп документів, сучасних технологічних і інформаційних технологій. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, оброблення й пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів.

Запитання і завдання для самоперевірки

1. В яких сферах нашого життя вживається офіційно-діловий стиль?

2. В чому є соціальна функція писемного ділового мовлення?

3. Які види усного ділового мовлення Ви знаєте?

4. Назвіть особливості усного ділового мовлення.

5. Назвіть особливості писемного ділового мовлення.

6. Яку роль відіграє документ у діловій сфері?

7. За якими ознаками розрізняють документи?

8. Назвіть сучасні вимоги до документів.

9. У чому особливості документів з низьким і високим рівнем

стандартизації?

10. Що називається реквізитами документа?

11. Що називається формуляром документа?

12. Які реквізити обов'язкові для документів?

13. Назвіть вимоги до документів, виготовлених машинописним

способом.

14. У чому виявляється об’єктивність змісту документа?

15. У чому полягає повнота інформації документа?

16. Як досягається уніфікація тексту документа?

ЛЕКЦІЯ 3

Дата добавления: 2015-10-24