Тема. Контроль как функция менеджмента.

Контроль – это форма проявления целенаправленного влияния на коллективы людей, которая предусматривает систематический надзор за их деятельностью для влияния отклонений от установленных норм, правил и требований, плановых заданий в процессе их выполнения.

Под контролем понимают систему наблюдений и проверок соответствия функционирования организации принятым законодательным актом и управленческим решениям, выявление последствий работы коллектива, допущенных отклонений от требований и принципов организации и ведения дел.

Контроль – это процесс обеспечения организацией своих целей.

Функция контроля, осуществляется руководителями с того момента, когда создали организацию и сформулировали цели и задачи.

Без контроля начинается хаос и объединить деятельность группы невозможна.

Неопределенность – такие обстоятельства, которые могут превратить реальные планы, на момент их формирования, в нечто недопустимое или неосуществимое. (Это изменение законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции и других переменных величин окружающей среды).

Функция контроля – это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Задача контроля – состоит в выявлении фактического состояния дел, сравнении и разработке необходимых корректирующих мероприятий.

При этом необходимо осуществлять полный учет, анализ, проверки, ревизии. Полученные вследствие контроля материалами используют для координации и регулирования работ структурных подразделений, менеджеров и отдельных исполнителей.

Важной является положительная сторона контроля, которая состоит в поддержке того, что является успешным в деятельности организации, т.е. одной из основных задач контроля является определение тех направлений деятельности организации, которые наиболее способствуют достижению общих целей.

Существуют 3 аспекта управленческого контроля.

1 – установление стандартов или точное определение целей, которые необходимо достигнуть в определенный момент;

2 - измерение того, что в действительности достигнуто за определенный

период;

3 - сравнение достигнутого с ожидаемыми последствиями.

Таким образом, при правильном выполнение этих фаз, руководство организации не только о проблемах организации, но и знает источник этих проблем. Это необходимо для успешного осуществления стадии, на которой принимаются решения. Одним из возможных мероприятий, является пересмотр целей, для того, чтобы они стали более реальными и соответствовали ситуации.

В отличии от учета, который дает, в основном, количественную информацию, в процессе контроля удается получить для управленческих решений количественную и качественную информацию.

Таким образом, целью контроля (согласно с позиций Мескона, Амберта и Хедоури) является способствование тому, чтобы фактические результаты наиболее соответствовали ожидаемым.

Широта контроля.

Основная особенность контроля состоит в том, чтобы контроль был всеобъемлющим.

Принципы контроля.

К основным принципам контроля относятся:

- своевременность; - гласность; - эффективность;

- непрерывность; - всесторонность; - оперативность;

- обязательное участие работающих; - массовость; - результативность:

- целенаправленность; - убежденность; экономичность;

1. Виды контроля.

Существуют три основных вида контроля:

(в основе - фактор времени)

Виды контроля

Предыдущий Текущий Заключительный

По форме осуществления все эти виды подобные, так как имеют одну и туже цель: способствовать тому, чтобы фактически полученные результаты были как можно ближе к оптимальным.

Предварительный контроль – осуществляется до фактического начала работы и реализуется через процедуры, правила, поведение людей.

Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения задач, их четкое соблюдение являются способом убедиться, что работа разбивается в заданном направлении.

В организациях предыдущий контроль исполняется в трех основных направлениях:

1. Человеческие (трудовые) ресурсы.

2. Материальные ресурсы.

3. Финансовые ресурсы.

Предварительный контроль в отрасли человеческих ресурсов достигается в организациях за счет анализа тех условий профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения обязанностей путем отбора наиболее подготовленных и квалифицированных трудовых ресурсов.

Материальные ресурсы.

Очевидно, что изготовить высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно, поэтому промышленные фирмы устанавливают обязательным предыдущий контроль сырья, которое реализуют.

Важным средством предыдущего контроля финансовых ресурсов является смета бюджета, которая есть следствием действия функции планирования.

Смета и бюджет являются механизмом предыдущего контроля, он дает уверенность в том, что если организации будут необходимы наличные и безналичные средства, то они будут.

Текущий контроль.

Осуществляется непосредственно в процессе проведения работы. Чаще всего его объектом является подчиненные сотрудники, а сам он является прерогативой их непосредственного начальника.

Таким образом, базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, которая направлена на достижение поставленной цели.

Он осуществляется через систему обратной связи и имеет характер управленческой необходимости, корректирует отклонения, способствует преобразованию внешнего продукта во внутренней организации.

Для достижения текущего контроля аппарату управления необходима обратная связь.

Системы обратных связей – это данные о полученных результатах. (Например: обратной связью является сообщение начальника подчиненным о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит ошибки подчиненных.)

Все системы обратных связей (биологические и организационные) состоят из одних и тех же элементов и работают на одних и тех же принципах:

1. Имеют цель.

2. Используют внешние ресурсы.

3. Преобразуют внешние ресурсы для внутреннего использования.

4. Следят за значительными отклонениями от намеченных целей.

5. Корректируют эти отклонения для того, чтобы обеспечить достижение целей.

Организационные системы с обратной связью влияют на «входы», чтобы

достичь требуемых характеристик на «выходе».

«Входом» для организационных систем с обратной связью являются все виды ресурсов (материальных, трудовых, финансовых.)

«Выходом» таких систем являются товары или услуги. Отклонения, на которые система должна реагировать, могут вызываться как внешними так и внутренними факторами.

Внутренние факторы – квалификация персонала,

трудовая дисциплина,

качество комплектующих, выполненных на

на предприятии,

техника, технология.

Внешние факторы – конкуренция, принятие новых законов, изменение

технологии, ухудшение общей экономической

ситуации, изменение системы культурных ценностей.

Заключительный контроль

Обратная связь используется после того, как работа выполнена.

Выполняет функции:

1. Дает руководству информацию для планирования;

2. Сравнивая фактические и запланированные результаты, есть возможность оценить реалистичность планов;

3. Способствует мотивации.

Дает возможность измерить результативность и определить вознаграждение.

Процесс контроля.

При осуществлении контроля различают 3 этапа:

1. Выработка стандартов и критериев.

2. Сопоставление реальных результатов.

3. Принятие необходимых корректирующих действий.

Выработка стандартов и критериев.

Стандарт – это конкретные цели, прогресс в отношении которых, поддается измерению.

Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов, для контроля отличают следующие особенности:

1. Наличие временных рамок (ограничений) в пределах которых должны быть выполнены конкретные работы.

2. Выборы самого контроля, по которому оценивают степень выполнения самой работы.

(Например: цель, которую необходимо использовать, в качестве стандарта, контроля – получение прибыли 1 млн. грн. В 2003 году (за год).

Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами.

Управляющий должен дать ответ, на сколько, достигнутые результаты, соответствуют его ожиданиям. Данный этап включает определение масштаба отклонений, измерение результатов, передачу информации и ее оценку.

Метод управления по принципу исключения часто называют принципом исключения, который состоит в том, что система контроля должна срабатывать при наличии заметных отклонений от стандартов. Для этого необходимо производить измерения.

Измерение результатов.

Данный этап имеет цель – установить, насколько удалось соблюдать стандарт. Это самый трудный и дорогостоящий элемент контроля.

Передача и распространение информации.

Для эффективной работы системы контроля необходимо довести до сведения работников информацию о стандартах и достигнутых результатах.

Данная информация должна быть точной, поступать вовремя, иметь усваемый вид.

Оценка информации о результатах.

Прежде всего, необходимо решить вопрос о важности информации.

Важная информация – это такая информация, которая адекватна описывает исследуемое явление и необходима для принятия управленческого решения.

Менеджер обычно выбирает одну из линий поведения.

1. Ничего не предпринимать.

2. Устранить отклонения.

3. Пересмотреть стандарт.

Если сопоставление фактических результатов и стандартов говорит о том, что установленные цели достигаются лучше всего ничего не предпринимать.

Пересмотр стандартов.

В том, случае, если сам стандарт не реальный, его необходимо пересмотреть. Стандарты, как правило, основываются на планах, при пересмотре планов должны пересматриваться стандарты.

Дата добавления: 2015-08-27