Определение задач и уровня автоматизации

Необходимость автоматизации ДОУ продиктована проблемами, возникающими в работе организаций всех организационно-правовых форм, которые по сути своей идентичны: потеря документа, либо его долгий поиск (большой объем документации; поиск документов в рамках организации затруднен из-за децентрализованной регистрации); задержки прохождения и исполнения документов (сложные схемы согласования документов и человеческий фактор); фактическая бесконтрольность исполнения (отсутствие информации об исполнении и исполнителе в реальном времени); проблемы контроля исполнения документа (отсутствие или плохая организация упреждающего контроля; не исполнение документов или задержка их исполнения); избыточность документооборота (в т.ч. дублирование документов); большой штат сотрудников, работающих с документами (рутинные технологические операции); противоречивость принимаемых решений (отсутствие информации о ранее принятых решениях); невозможность восстановления истории работы с документами и вклад в его разработку каждого из исполнителей; проблемы ДОУ территориально-удаленных подразделений и др.

В результате выше описанного положения дел (наличие выше названных проблем ДОУ), управление организацией не может осуществляться в полном объеме. И выражается это в том, что руководитель организации (равно как и руководители всех ее уровней) самостоятельно (без помощи секретарей и помощников, ответственных за те или иные направления деятельности) не владеют информацией в режиме реального времени и в случае необходимости не смогут оперативно ответить даже на такие вопросы: какие документы и по каким проблема находятся в работе; какова предыстория и состояние решения конкретных вопросов и т.п.; а следовательно оперативно среагировать на изменившуюся конъюнктуру рынка и принять верное решение.

"Источник причин большинства проблем ДОУ - изначальное противоречие между требованием централизованного управления документацией и децентрализованной технологией учета".[13] Традиционный (каталожно-карточный, либо журнальный) учет работы с документами на бумажных носителях ведется автономно в каждом подразделении. При этом процедура выяснения состояния исполнения конкретного документа состоит в последовательном сборе данных о нем на всех этапах, требует существенных трудозатрат и времени, а также зависит от квалификации сотрудников служб ДОУ. Для обеспечения эффективного централизованного учета и контроля исполнения всех документов организации, службе ДОУ необходимо оперативно отслеживать и дублировать информацию об исполнении и движении каждого документа в отдельности, получая ее из соответствующих подразделений и централизованно фиксировать (регистрировать) ее в службе ДОУ. Это требует огромных накладных расходов; строгой регламентации работы всех структурных подразделений и ее сотрудников; наличия квалифицированного персонала; больших трудовых и временных затрат на проведение рутинных технологических операций по поиску, сбору, обобщению и анализу распределенной информации. На сегодняшний день, практически ни одна организация не может позволить себе проведение выше перечисленных работ в полном объеме.

Учитывая существующую тенденцию увеличения объема документооборота вопрос об автоматизации документационного обеспечения управления, внедрения в работу новых информационных технологий встает весьма остро.

При принятии решения об автоматизации ДОУ пред руководителем неизбежно встанут вопросы:

1. Какие цели преследуются при автомтизиации и какие задачи долны быть решены?

2. Где проходит граница документооборота организации и что должно быть автоматизировано?

Цели автоматизации ДОУ всех организаций, вне зависимости от их организационно-правовых форм, довольно схожи и заключаются, на наш взгляд, в следующем:

1. Повышения качества и оперативности управления, и как следствие этого обеспечение конкурентоспособности предприятия на рынке;

2. Объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организации, включая территориально-удаленные;

3. Обеспечение оперативного, и в то же время разграниченного доступа к информационным (документационным) ресурсам организации;

4. Снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов, и как следствие, получение экономического эффекта;

5. Заложение основы постепенного перехода к электронному документообороту на предприятии, работа на перспективу.

Достижение поставленных целей возможно посредством решения задач автоматизации ДОУ организации, которые условно можно систематизировать по следующим областям:

1. Подготовка и оформление документов

- повышение качества и оперативности подготовки документов, создаваемых в организации

- унификация процесса работы с документами на всех этапах его существования

2. Организация документооборота и исполнения документов

- исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных этапах работы с ним (процесс регистрации)

- исключение возможности потери документа (создание документальной базы организации)

- упорядочение документооборота организации (упрощение схем прохождения документов – маршрутизация)

- повышение оперативности и качества работы исполнителей с документами

- сокращение сроков исполнения и прохождения документов

- своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах (исключение дублирования работы над одним и тем же документом)

3. Организация контроля исполнения документов

- объединение документационных потоков всех подразделений организации (в том числе территориально-удаленных)

- оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа

- обеспечение отслеживания этапов прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения (создания) до завершения работы с ними (исполнения),

4. Организация хранения документов, поисковая система.

- обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронном виде, их графических образов и материалов к ним.

- обеспечение возможности оперативного поиска и организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу.

- обеспечение оперативного поиска и подборки документов (материалов) по тематическому набору реквизитов.

Таким образом, суммируя все выше сказанное можно сделать вывод: автоматизация документационного обеспечения управления организации, вне зависимости от ее организационно-правовых форм, в виду комплексного подхода к решению проблем ДОУ, повышает оперативность управления, эффективность работы ее сотрудников, а следовательно приводит к повышению востребованности и конкурентоспособности на рынке.

Успешность автоматизации ДОУ организации во многом будет зависеть от правильного выбора, профессионального вредрения и обеспечения экслплуатации автоматизированной системы.

При этом выбор програмного продукта для автоматизации ДОУ становиться насущной задачей для многих организаций вне зависимости от их организационно-правовых форм.

Потребности автоматизации документооборота и достижения в области новых информационных технологий привоядят к постоянному росту предолжений на рынке программных продуктов.

В настоящее время различными фирмами разработываются, внедряются и проходят опытную эксплуатацию большое колличество автоматизированных систем управления документацией (АС ДОУ), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. Однако «в этом секторе информационной индустрии, несмотря на очевидную необходимость, не отдлажена система мониторинга разработок, появляющихся на рынке, нет также и четко функционирующих системы их лицензирования и сертификации»[14]. Данное положение дел создает дополнительные сложности для потребителей при выборе АС ДОУ.

Потребителями являются организации всех организационно-правовых форм, которые могут быть классифицированы на основе различных принципов: сферам деятельности, форме собственности, правовому положению и др. Тем не менее, не смотря на внешние различия в деятельности организаций просматриваются общие черты, сходные формы, методы и технологии работы.

На наш взгляд всех потребителей можно условно разделить на следующие категории:

- крупные иерархические структуры

- территориальные органы управления

- коммерческие и некоммерческие организации среднего и низшего уровня.

Разумеется, вышеприведенная систематизация носит условный характер, однако она в основном поглащает основные типы потребителей АС ДОУ. Для каждой из названных групп потребителей существует целый ряд предложений.

Подготовка и принятие управленческого решения по вопросу автоматизации ДОУ является достаточно сложным процессом, требующим от руководства организации учета многих технических, экономических, органзационных и социально-психологичсеских особенностей ее развития.

Вместе с этим, автоматизация ДОУ требует определнных финансовых вложений, ввиду чего руководству организации необходимо определится – насколько это мероприятие финансово обосновано и в каком объеме необходимо.

Прежде всего необходимо определиться с тем - где проходит граница документооборота организации; какие именно структурные подразделения (их состав) включены в документооборот, и исходя из полученных данных определить необходимый уровень автоматизации ДОУ. Несмотря на то, что, как правило, документооборот организации пронизывает все сферы ее деятельности; а с документированной информацией, так или иначе, работают практически все подразделения; потребность в автоматизации процесса в каждой организации может быть индивидуальна (отлична даже от аналогичной организации).Поэтомукаждая организация должна определить сама для себя на каком уровне она намерена провести автоматизацию ДОУ.

Говоря о необходимости определения уровня автоматизаци ДОУ применительно к каждой конкретной организации следует определиться с тем, что должен охватить процесс автоматизации ДОУ:

- всю ли организацию, включая ее территориально-удаленный подразделения;

- головной офис организации целиком;

- ряд структур, активно задействованных в документообороте организации (напрмер служба кадров, служба ДОУ, бухгалтерия и др.)

- структуры отвечающие за организацию ДОУ (управление делами, служба ДОУ, серетариат, канцелярия и т.п.)

- специальные структуры (бухгалтерия, каталог и т.п.)

Функциональный анализ деятельности организации, ее подразделений, зон и конкретных рабочих мест позволяет построить реальную, свойственную данной органзации в целом, и каждому рабочему месту в отдельности, структуру информационных связей. Определив необходимый уровень автоматизации, организация должна подбирать систему, которая удовлетворяла бы потребности организации в автоматизации, решала бы поставленные задачи.

С точки зрения полноты охвата технологии обработки информации и документации в организации, АС ДОУ подразделяются на следующие типы:

- автономные (локальные) системы по обработке документов (например, рабочее место секркетаря руководителя)

- системы комплексного документационного и информатизационного менеджмента.

- системы для решения прикладных информационных задач (например, текстообработчики)

При выборе необходимой системы следует учесть и то обстоятельство - для какого типа упрвленческой структуры подпирается АС ДОУ, ибо от этого зависит и тип выбора самой АС ДОУ. Учитывая разнооборазие организаций, необходисмо заметить, что модель управления информацией должна разрабатываться для конкретной организации и отражать ее специфическую внутренюю и внешнюю информационную среду в процессе функционирования. А при выборе методологии построения АС ДОУ в конкретной организации, следует учесть, насколько она соответствует принятому в ней стилю управления и системе менеджмента.

Поскольку системы электронного документооборота уже достаточно широко применяются на самых различных предприятиях всех сфер деятельности, то при выборе конкретной системы весьма важно ознакомиться с опытом реализации подобных проектов на аналогичном предприятии.

Таким образом, при определении необходимого уровня автоматизации ДОУ необходимо решить, что именно организация намерена автоматизировать. Выбирая для себя систему автоматизации работы с документами, организация рассматривает один из двух вариантов

-автоматизация делопроизводства;

- автоматизация документооборота.

Системы автоматизированной обработки документов, как мининмум, должны выполнять четыре основные функции: регистрацию (индексирование), хранение и поиск, контроль исполнения и подготову документов.

Автоматизированная система управления документацией должна создать в организации единое документированное информационное просмтранство, дающее пользователям средства для повышения эффективности управления и совместной работы над документами сотрудниками организации на любом рабочем месте (в рамках их компетенции), в режиме реального времени. АС ДОУ предназначена для автоматизации всего комплекса работ с документами и объединяет в себе три составаляющие этой работы:

- документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение, и выпуск документа)

- документооборот (движение, поиск, оперативное хранение и использование документов)

- хранение (хранение информации (документов), при необходимости ее поиск для использование в работе).

В настоящее время эффективность управленческой деятельности, в значительной мере зависит от автоматизации всех управленческих процессов; таким образом, вопросы автоматизации ДОУ встают на повестку дня весьма остро.

Важное значение для потребителя имеет стоимость системы, тип и масштабы организации, в которых ее можно применить, объем документооборрота.

На наш взгляд, эффективным является эволюционный подход к автоматизации ДОУ, который предусматривает на первом этапе автоматизацию специализированных служб (службы ДОУ, бухгалтерии, кадров и т.п.); в рамках развития системы автоматизации масштаб ее внедрения расширяется до уровня организации в целом; а в дальнейшем обеспечивает переход к преимуществено безбумажному делопроизводству.

Дата добавления: 2015-07-20