Функциональные характеристики системы (функции ДОУ)

Существует несколько подходов к оценке функциональных характеристик АС ДОУ. Например Чернов В.Н.[31] при оценке функциональных характеристик АС ДОУ предлагает рассматривать следующие показатели: функциональная полнота; делопроизводство (российская технология); сопровождение бумажных и электронных документов; потоковый вод бумажных документов; совместная работа над документами; организация электронного архива; полнофункциональный поиск; формирование отчетов.

Разработчики автоматизированных систем ДОУ при анализе основных функций АС ДОУ рекомендуют оценивать следующие функциональные показатели[32]: прием, обработка и распределение поступающей корреспонденции; рассылка исходящих документов; контроль исполнения документов; регистрация внутренних документов и ОРД; подготовка заседаний коллегиальных органов управления и контроль выполнения поручений по их результатам; подготовка документов и ведение библиотек рабочих документов; ведение архива оригиналов документов; контроль исполнительской дисциплины и подготовка справок; контроль исполнения документов из вышестоящих организаций; контроль движения документов, визирование и ознакомление; подготовка и хранение документов; поддерживаемые системы документооборота (горизонтальная; вертикальная; внешняя (входящая, исходящая корреспонденция); «сквозное» делопроизводство; учет движения бумажных документов и их копий); регистрация и контроль исполнения документов; «сквозной» документооборот; исполнение и контроль.

Аналитики отмечают[33], что с точки зрения оценки функциональных возможностей, АС ДОУ должна обеспечивать: единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения; единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации; регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласовании (визирования) документов; списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел; контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов; поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации; формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью системы электронной почты.

По нашему мнениюсравнение и оценка функциональных характеристик должна производиться с использованием системы интегральных оценок. Интегральная оценка систем по параметрам-задачам ДОУ является обобщенным показателем функциональных характеристик АС ДОУ и определяется как количество реализованных функций из их общей совокупности. Интегральная оценка позволит оценить глубину проработки делопроизводственных процессов, положенных в основу модели системы и должна быть использована в качестве одного из критериев выбора программной системы.

Функциональные характеристики АС ДОУ должны оцениваться по следующим параметрам (для определенного параметра следует заранее установить шкалу оценок или тип оценки (баллы, "+" и "-"; 1 и 0; "да" и "нет" и другие)), рубрицированным в группы:

- Справочники-классификаторы (Подразделения; Должностные лица; Виды (группы) документов; Организации-корреспонденты; Пользователи; Граждане; Номенклатура дел; Типы связок документов; Тематический рубрикатор; Грифы доступа; Совокупность папок пользователя; Виды доставки; Типы реестров; Стандартные списки рассылки; Типы файлов; Стандартные тексты; Ключевые слова; Типы действий; Действия для документа; Шаблоны документов);

- Виды документов, используемые в системе (Входящие; Исходящие; Внутренние; Письма граждан; Обращения граждан);

- Оформление документов (оформление реквизитов в процессе подготовки документов; распечатка оформленных документов на бланке организации; использование шаблонов при подготовке документов; возможность согласования документов; возможность визирования документов; возможность работы электронными образами бумажных документов);

- Регистрация документов. Общие реквизиты регистрационной карточки (Регистрационный номер документа; Группа документов; Дата регистрации; Наименование темы; Код рубрики темы; Краткое содержание документа; Состав документа; Гриф доступа; Номер дела; Комментарий; Ключевые слова; Реквизиты резолюции по документу; Реквизиты контрольной службы; Реквизиты архивного хранения), Реквизиты организации-корреспондента (Наименование организации-корреспондента; Исходящий номер; Исходящая дата; Кто подписал; Номер телеграммы / заказного письма), Входящие документы (Кому адресован; Вид доставки; Гражданин (для писем граждан); Отметка о наличие приложения; Признак повторности), Сопроводительные документы (Аннотация; Корреспондент; Исходящий номер; Исходящая дата; Кто подписал; Исполнитель), Письма и обращения граждан (Корреспондент; Признак коллективности), Исходящие документы (кому адресован; Кто подписал; Подразделение-автор; ФИО исполнителя; Визы; Соисполнители; Ссылка на номер входящего документа; Вид отправки); Получения информации о регистрации документа, отправленного в другую организацию; Автоматическая привязка входящего документа к соответствующему исходящему и наоборот.

- Организация документооборота (Прием документов; Отправка документов; Внутренний документооборот);

- Ведение резолюции по документу (Текст резолюции; Автор резолюции; Передача оригинала/копии; Дата резолюции; Плановая дата исполнения; Промежуточная дата исполнения; Фактическая дата исполнения; Ответственный исполнитель; Соисполнители (список); Текст отчета);

- Контроль исполнения документов (Количество контрольных карточек для одной регистрационной карточки; Сведения об исполнителях; Гриф утверждения; Текст задания; Контролер; Выделение ответственного исполнителя; Поступление к исполнению; Плановый срок; Фактический срок; Напоминание для просроченных; Организация корреспондент (для внешнего согласования); Визы; Исходящий номер; Должность; Дата; Подпись);

- Поиск документов. Поиск по атрибутам (Группа документов; Дата документа; Краткое содержание; Тематический рубрикатор; Фильтры поиска; Критерии поиска для входящих; Критерии поиска для исходящих), Поиск по регистрационным номерам (группа документов; Номер документа; Год регистрации; Подразделение), Поиск по резолюциям (Дата резолюции; Автор резолюции; Исполнитель; Ответственный исполнитель; Тип резолюции);

- Формирование отчетов (сведения о документообороте за заданный период времени; сводка об исполнении контрольных документов; справка-напоминание об исполнении контрольных документов; формирование отчетов по произвольным параметрам);

- Списание документов в дело, передача в архив (сведения об исполнении; номер дела по номенклатуре; дата архивации; подпись списавшего; номер сдаточной описи; формирование документов в дела; организация оперативного хранения документов; подготовка сопроводительных документов для сдачи в архив; комментарии к архиву).

Дата добавления: 2015-07-20