Программная реализация системы

При анализе программной реализации автоматизированной системы оцениваются такие технические и технологические характеристики как:

1. Интеграция с программными приложениями. Ключевой возможностью АС ДОУ является высокая степень их интеграции с различными программными приложениями за счет использования технологий OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др. А непосредственно при работе с документами вообще нет необходимости пользоваться утилитами АС ДОУ. Пользователи должны иметь дело только с обычными прикладными программами: в момент инсталляции клиентской части АС ДОУ прикладные программы дополняются новыми функциями и элементами меню. Например, пользователь текстового процессора MS Word, открывая файл, сразу видит библиотеки и папки с документами АС ДОУ (откуда он и выбирает необходимый ему документ). При сохранении документ автоматически размещается в базе данных АС ДОУ. То же относится и к другим офисным и специализированным программам. Именно возможность интеграции с различными приложениями является одним из характерных свойств АС ДОУ. Благодаря ему АС ДОУ могут выступать в качестве связующего звена между различными корпоративными приложениями, создавая, тем самым, основу для организации делопроизводства на предприятии.

2. Интеграция в информационную среду организации. Внедрение автоматизированной системы ДОУ не должно нарушать информационную целостность организации. АС ДОУ должна взаимодействовать с уже действующими в организации средствами автоматизации. В случае, если до внедрения АС ДОУ в организации были автоматизированные некоторые делопроизводственные операции (например регистрация документов), должна существовать возможность интеграции данных из этих систем в АС ДОУ для обеспечения целостности информационного массива организации. При замене одной АС ДОУ на другую или при ее модификации (установке более современной версии аналогичной системы) не допустима потеря информации, т.е. весь информационный массив должен быть перемещен без искажений и утраты документов и их характеристик (метаданных). Электронные документы, банки и базы данных, существующие в организации должны быть включены в АС ДОУ без изменения информации. АС ДОУ должна быть интегрирована с архивом организации. Модули АС ДОУ, обеспечивающие делопроизводственное хранение документов, должны входить в архив организации. Инструменты поиска и правила организации хранения в АС ДОУ и в архиве организации должны совпадать.

При анализе возможности интеграции АС ДОУ в информационную среду организации оцениваются следующие показатели:

- возможность подключения к системе других модулей, разработанных той же компанией (какие);

- возможность подключения к системе других модулей, разработанных другими компаниями;

- возможность подключения к системе других модулей, разработанных самостоятельно;

- выделение в системе коммуникационного ядра, предназначенного для администрирования, разработки и самостоятельного использования;

- возможность автоматической закачки в систему сведений о структуре организации;

- возможность обеспечения информационного единства организации;

- возможность интеграции с существующими средствами автоматизации ДОУ;

- возможность включения всех документов, баз и банков данных без искажений, потерь информации и изменения характеристик;

- возможность интеграции с архивом организации.

3. Поддержка русского языка. Автоматизированные систем ДОУ должны поддерживать работу на русском языке. Помимо возможности ввода и получения информации на русском языке, в АС ДОУ должны быть русифицированные экранные сообщения и подсказки, а также должны быть возможность сортировки данных и поиска информации по различным словам и выражениям на русском языке. Организациям, ведущим работу с документами не только на русском языке, при выборе АС ДОУ необходимо обращать внимание на возможность полнофункционального использования в системе других языков.

4. Технические требования АС ДОУ. При выборе автоматизированной системы ДОУ необходимо учитывать технические характеристики и требования АС ДОУ и технические возможности организации. Рекомендуется выбирать АС ДОУ, которая не требует полной замены уже установленного программного обеспечения. Необходимо учитывать, что замена программного обеспечения значительно повышает стоимость проекта по внедрению АС ДОУ. При выборе системы необходимо добиться наиболее оптимального соотношения программных, аппаратных и технических требований АС ДОУ и возможностей организации с обеспечением максимально эффективного функционирования АС ДОУ и оптимизации затрат на необходимую модернизацию. При выборе АС ДОУ необходимо оценивать ее требования, относящиеся к:

- Технология клиент-сервер;

- Средства разработки в АС ДОУ (возможность самостоятельных модификаций, наличие API);

- Операционным системам серверной части АС ДОУ;

- Операционным системам клиентской части АС ДОУ;

- Используемой в качестве основы системы управления базами данных;

- Программным комплексам, используемым АС ДОУ;

- Телекоммуникационным возможностям;

- Аппаратным возможностям серверной и клиентской части.

5. Маршрутизация документов. Движение документа в организации является его маршрутом. Маршрутизация документов в автоматизированных системах по сути является документооборотом. При проектировании АС ДОУ применяются понятия "свободной" и "фиксированной" маршрутизации документов. При "свободной" маршрутизации любой участвующий в документообороте пользователь может по своему усмотрению изменить существующий маршрут прохождения документов (или задать новый маршрут). При "фиксированной" маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи не вправе их менять. Однако при "фиксированной" маршрутизации могут обрабатываться логические операции, когда маршрут изменяется при выполнении каких-либо заранее заданных условий (например, отправке документа руководству при превышении конкретным пользователем своих должностных полномочий). В зависимости от задач управления и делопроизводственной практики организации при выборе АС ДОУ следует обращать внимание на возможность фиксации или изменения маршрута документа.

6. Отслеживание версий и подверсий документов. При одновременной работе с документом сразу нескольких пользователей (особенно, когда его необходимо согласовывать в различных инстанциях) очень важной является функция АС ДОУ по использованию версий и подверсий документа. Предположим, исполнитель создал первую версию документа и передал ее на рассмотрение следующему пользователю. Второй пользователь изменил документ и создал на его основе уже новую версию. Затем он передал свою версию документа в следующую инстанцию третьему пользователю, который создал уже третью версию. Спустя определенное время, ознакомившись с замечаниями и исправлениями, первый исполнитель документа решает доработать исходную версию и на ее основе создает подверсию первой версии документа. АС ДОУ должны обладать возможностью автоматического отслеживания версий и подверсий документов (пользователи всегда могут определить, какая именно версия/подверсия документа является наиболее актуальной по порядку или времени их создания). Таким образом, АС ДОУ должна обеспечивать отслеживание версий и подверсий документов.

7. Возможность работы с мобильными (удаленными) пользователями и группами пользователей. Автоматизированные системы ДОУ должны обеспечивать возможность работы удаленных пользователей (групп пользователей) по телекоммуникационным каналам связи.

8. Наличие в АС ДОУ модулей для сканирования документов (или возможность интеграции с профессиональными системами управления образами). Автоматизированные системы ДОУ должны предоставлять пользователям возможность работы с отсканированными документами. В АС ДОУ должен быть специальный модуль сканирования документов либо АС ДОУ должна интегрироваться с системами управления образами.

9. Совместная работа над документами. Автоматизированная система ДОУ должна предоставлять возможность работы с документом нескольких пользователей.

10. Протоколирование действий в системе. Протоколирование действий в системе является механизмом контроля действий в системе, аутентификации пользователей и отслеживания действий в системе.

Дата добавления: 2015-07-20