Введение. Первые попытки автоматизации делопроизводства тесно связаны с разработкой в 1970-е

Первые попытки автоматизации делопроизводства тесно связаны с разработкой в 1970-е годы автоматизированных систем управления. Вначале автоматизация затрагивала отдельные задачи документационного обеспечения управления (регистрацию документов, контроль исполнения и т.д.), а затем по мере накопления практического опыта, углубления научной проработки и научно-технического прогресса автоматизация стала распространяться на документационное обеспечение в целом.

Развитие автоматизированных систем стало для отечественного документоведения фактором, стимулирующим расширение области документоведческих исследований и интеграцию со смежными областями знания: информатикой и документалистикой. Появление новых носителей информации, способов записи, чтения, хранения и поиска информации послужило толчком к появлению новых направлений научной работы. Результаты научных исследований и накопленный практический опыт легли в основу идеи разработки типовой автоматизированной системы документационного обеспечения управления. В результате к концу 80-х годов был создан проект системы, рекомендованной к внедрению. Этот проект охватывал все организационно-технологические аспекты работы с документами на основе комплексного применения организационной и вычислительной техники.

За первые два десятилетия автоматизации ДОУ отечественное документоведение показало высокий уровень теоретической и методической подготовленности к решению сложнейших междисциплинарных задач, что позволило в короткий срок преодолеть путь от ручных методов работы с документами до построения проектов больших документальных систем. Однако их внедрение в практику сдерживалось недостатком компьютерной техники и новых информационных технологий, соответствующих мировому уровню.

В современных условиях тенденция автоматизации работы с документами продолжает укрепляться. Если в предыдущий период методологией автоматизации была централизованная разработка типовых решений в этой области, то в 90-е годы наблюдается создание рынка автоматизированных систем управления документацией, разнообразных как по идеологии, так и по набору используемых информационных технологий. Стандартные и хорошо зарекомендовавшие себя технологии в этих условиях служат основными звеньями автоматизированных систем управления документацией.

Современные технологии управления документацией позволяют применить на практике систему методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации, содержащейся в документах, на основе разнообразных технических средств, постоянно совершенствующихся в ходе научно-технического прогресса. Центральным звеном информационных технологий в современных условиях является компьютер и сопряженный с ним комплекс технических средств. Реализация информационной технологии достигается с помощью системы управления и организационно-методического обеспечения. При использовании в управлении документацией отдельных технологий и технических устройств следует обращать внимание на специфические последствия их применения.

Развитие человеческой цивилизации сопровождается поражающим воображение увеличением объема создаваемой, обрабатываемой и хранимой информации. Например, по оценке журнала ASAP, в мире ежегодно появляется около 6 млрд. новых документов. По данным же Delphi Consulting Group, в настоящее время только в США ежедневно создается более 1 млрд. страниц документов, а в архивах хранится уже более 1.3 трлн. различных документов.

Следует отметить, что потоки корпоративной информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам ее представления. Однако их можно условно классифицировать по форме хранения: на электронные и бумажные документы. Существуют оценки, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как в структурированном — в базах данных, так и в неструктурированном). Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске. Тем не менее это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие cистем электронных архивов). По данным Delphi Consulting Group, объем корпоративной электронной текстовой информации удваивается каждые 3 года. По прогнозу того же журнала ASAP, к 2004 г. только около 30% корпоративной информации останется в бумажном виде, а 70% информации будет храниться в электронном виде. Вряд ли, конечно, когда-нибудь все документы станут только электронными, однако несомненно, что электронная форма хранения документов в перспективе будет преобладать.

Эти впечатляющие цифры и данные говорят только о том, что для любого предприятия или организации вопросы оптимизации документооборота и контроля за обработкой информации имеют ключевое значение. Это утверждение можно подтвердить следующими данными. По оценке Siemens Business Services, до 80% своего рабочего времени руководитель тратит на работу с информацией, до 30% рабочего времени сотрудников уходит на создание, поиск, согласование и отправку документов, каждый внутренний документ копируется, в среднем, до 20 раз и до 15% корпоративных документов безвозвратно теряется (при этом, по данным журнала ASAP, среднестатистический служащий тратит ежегодно до 150 часов своего рабочего времени на поиск утерянной информации). Существуют также оценки, что на работу с документами приходится тратить до 40% трудовых ресурсов и до 15% корпоративных доходов.

Именно поэтому эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования. Автоматизированные системы ДОУ представляют собой программные комплексы, направленные на автоматизацию процессов управления.

В настоящее время на отечественном рынке представлено большое количество программных продуктов, предназначенных для автоматизации ДОУ. При этом используется большое количество разнообразных обозначений: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации документооборота и делопроизводства, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, система документооборота, промышленная технология автоматизации делопроизводства, система управления электронными документами и т.д. В настоящей работе используется обобщенный термин – автоматизированные системы ДОУ (АС ДОУ), который, по нашему мнению, наиболее полно отражает существующее положение вещей.

К сожалению, в нашей стране практически отсутствует широко распространенный за рубежом институт независимых экспертов которые могли бы, проанализировав потребности организации, рекомендовать тат или иной программный продукт, исходя из максимального учета особенностей работы с документами в конкретном подразделении и организации в целом.

Разработка «Рекомендаций по выбору автоматизированных систем ДОУ» (АС ДОУ) осуществлена в рамках работ по формированию нормативно-методической базы управления документацией в организациях с применением информационных технологий, в целях создания организационно-технических условий для комплексного совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности организаций.

Рекомендации по выбору автоматизированных систем ДОУ предназначены для комплексного внедрения АС ДОУ в организациях в сфере создания, обработки, обмена и использования документированной информации при условии соблюдения единых требований к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. Рекомендации должны позволить организациям осуществлять оптимальный и наиболее эффективный выбор той или иной АС ДОУ, с учетом решаемых каждой конкретной организацией задач.

В работе использованы основные термины в соответствии с нормативно-правовыми документами в области ДОУ.

Документ – информация на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать[1].

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам[2].

Документооборот – движение документов в организации с момента создания или получения до завершения исполнения или отправления [3].

Документационное обеспечение управления (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами[4].

Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке[5].

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа[6].

База данных - объективная форма представления и организации совокупности данных, систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью ЭВМ[7].

Электронный документ — это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме[8].

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, предназначенного для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствия искажения информации в электронном документе[9].

При разработке Рекомендаций была учтена нормативно-правовая база РФ в области ДОУ, информационных технологий, нормативно-методические документы органов государственной власти и управления, изучен практический опыт создания и внедрения автоматизированных систем ДОУ. Использовались материалы открытой печати изданий по проблемам ДОУ и компьютерным технологиям, материалы конференций, выставок, семинаров, посвященных данной тематике, рекламные материалы фирм-производителей, материалы, размещаемые в сети Интернет.

Методические рекомендации имеют следующую структуру:

- Методология выбора автоматизированных систем ДОУ;

Рассматриваются подходы к организации выбора автоматизированных систем ДОУ для организаций, предлагается методология комплексного подхода при выборе автоматизированных систем ДОУ, состоящая из четырех этапов, рассматриваемых в последующих четырех главах.

- Определение задач и уровня автоматизации

В первой главе даны рекомендации по определению задач и уровня автоматизации организаций.

- Изучение рынка автоматизированных систем ДОУ

Во второй главе рассматривается отечественный и зарубежный рынок АС ДОУ, проводится классификация АС ДОУ.

- Рекомендации по выбору компании, занимающейся разработкой и внедрением автоматизированных систем ДОУ

В третьей главе определяются требования к компаниям, занимающимся разработкой и внедрением автоматизированных систем ДОУ. Предлагаются критерии оценки компаний.

- Рекомендации по выбору автоматизированной системы ДОУ.

Предлагаются критерии оценки автоматизированных систем ДОУ.

В Приложении 1 приведен перечень крупнейших отечественных компаний, занимающихся разработкой и внедрением автоматизированных систем ДОУ.

В Приложении 2 приведены в форме таблице требования к компаниям, занимающимся разработкой и внедрением АС ДОУ.

В Приложении 3 приведена сводная таблица-матрица с характеристиками АС ДОУ.

Используя Рекомендации организации могут осуществить выбор автоматизированной системы ДОУ, наиболее полно соответствующей задачам организации и обеспечивающей эффективную работу с документами.

Дата добавления: 2015-07-20