Решение. На основании п.2

На основании п.2. ст.254 НК РФ представительские расходы являются нормируемыми.

Следовательно, для того чтобы правильно учесть соответствующие затраты при исчислении налога на прибыль, надо рассчитать предельный размер представительских расходов.

Отчетный период	Сумма расходов на оплату труда, руб.	Предельный размер представительских расходов, руб.	Сумма представительских расходов, признания в отчетном периоде, руб.
Январь- май	375 000 (75 000 *5)	15 000 375 000 *4%)	15 000
Январь –июнь	450 000 (375 000 + 75 000)	18 000 (450 000 *4%)	3000 (18 000 – 15 000)
Январь-июль	525 000 (450 000 + 75000)	21 000 (525 000 * 4%)	800 (18 800 – 18 000)
Итого на конец отчетного периода			18 800

В бухгалтерском учете соответствующие операции организация может отразить следующими операциями:

Содержание операции	Дт	Кт	Сумма, руб.	Первичный документ
Выданы из кассы под отчет денежные средства на представительские расходы			20 000	Расходный кассовый ордер
25.05.2007 г
Отражены представительские расходы			18 800	Авансовый отчет
Отражен возврат остатка денежных средств, выданных под отчет (20 000 – 18 800)				Приходный кассовый ордер
31.05.2012
Признан отложенный налоговый актив (3800 Х 24%)				Бухгалтерская справка-расчет
30.06.2012
Отражено уменьшение отложенного налогового актива (3000 *24%)				Бухгалтерская справка-расчет
31.07.2012
Отражено погашение отложенного налогового актива (800 * 24%)				Бухгалтерская справка-расчет

Подтверждаем представительские расходы

Все документы, с помощью которых организация может подтвердить представительские расходы, мы условно разделим на две группы:

· предварительные документы;

· итоговые документы.

Оформление предварительных документов предшествует проведению представительского мероприятия. К таким

документам относятся внутренние распорядительные документы организации, которые издаются, как правило, в виде приказа руководителя.

Целесообразно, чтобы такими приказами были урегулированы, в частности, следующие вопросы:

· план представительского мероприятия с указанием цели, места и сроков его проведения;

· смета представительских расходов;

· список официальных лиц организации, которые будут участвовать в переговорах, с указанием ответственного за их проведение;

· порядок выдачи сумм на представительские расходы под отчет.

Итоговые документы должны подтверждать сам факт проведения представительского мероприятия (это может

быть, например, протокол переговоров с указанием обсужденных вопросов и достигнутых договоренностей), а также свидетельствовать о понесенных затратах (авансовый отчет, отчет о представительских расходах, акт об осуществлении представительских расходов с приложением документов, их подтверждающих).

Отчет о представительских расходах должен включать информацию о целях представительских мероприятий результатах их проведения, дате и месте проведения, программе мероприятий, составе приглашенной делегации и участников принимающей стороны, величине расходов на представительские цели.

Акт об осуществлении представительских расходов должен содержать конкретную информацию о суммах произведенных представительских расходов и быть утвержден руководителем организации.

При этом собственно представительские расходы могут быть подтверждены, в частности следующими документами:

· счетами организаций общественного питания;

· чеками ККМ;

· договорами, предметом которых является оказание транспортных услуг и оказание услуг переводчика, актами выполненных работ, счетами-фактурами и платежными документами, составленными в рамках договоров;

· товарными чеками, накладными и т.д.

Как показывает анализ судебной практики, что рассмотрение споров, связанных с документальным подтверждением представительских расходов, арбитражные суды в первую очередь обращают внимание на наличие у налогоплательщика первичных документов и их взаимосвязь между собой. Во избежание возможных споров с налоговой инспекцией, связанных с обоснованностью признания представительских расходов, организации желательно иметь как предварительные, так и итоговые документы. Но при этом особое внимание следует уделить порядку оформления первичных документов.

В связи с этим напомним, что первичные учетные документы должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. А документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должна содержать обязательные реквизиты (п.п. 1,2 ст. 9 Федерального закона от 21.11 1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

- на выплаты страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц.

Наличные деньги, принятые от граждан в качестве платежей, в польтзу иных лиц, на перечисленные цели расходовать нельзя (п.2 Указания ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. №1843=-У) Это правило касается, в частности, сумм, полученных по посредническим договорам (комиссионная торговля, оплата услуг в пользу операторов мобильной связи).

О целях расходования наличной выручки организация должна письменно сообщить в свой обслуживающий банк. Банк должен принять информацию, приведенную в уведомлении и учитывать ее в ходе проводимых проверок.

Для целей налогообложения операцию по передаче денег под отчет рассматривайте как выдачу аванса. Никаких особенностей, связанных с тем, что деньги получил сотрудник, не возникает.

До того момента, пока организация фактически не получит товары (ей будут оказаны услуги или выполненные работы), расходов у нее не возникает. Поэтому выданные подотчетные суммы не уменьшают базу по налогу на прибыль и единому налогу при «упрощенке». (п. 14 ст. 270. П. 3 ст. 273, п.2 ст. 346.17 НК РФ). Не влияют они и на расчет ЕНВД, этим налогом облагается вмененный доход (п.1 ст. 346.29 НК РФ).

На суммы, выданные под отчет, не нужно начислять взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование. Объясняется это тем, что полученные сотрудником деньги – это не вознаграждение за выполненные им работы или оказанные услуги, с которых нужно перечислять эти обязательные платежи (ч.1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. №212-ФЗ).

НДФЛ с подотчетных сумм тоже не удерживайте. Деньги, выданные под отчет, не увеличивают налогооблагаемый доход сотрудника (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 22 декабря 2003 г. № 27-08/70659). Это объясняется тем, что выданы они на время и с условием предоставления отчета об их использовании (п.11 Порядка ведения кассовых операций).

При расчетах с подотчетными лицами должны соблюдаться следующие требования:

5) деньги под отчет выдаются только лицам, список которых утвержден приказом руководителя организации. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается;

6) подотчетные суммы выдаются на строго определенные цели. Основанием для выдачи денежных средств может являться приказ (распоряжение) руководителя организации, заявление работника (с визой руководителя), командировочное удостоверение. В расходном кассовом ордере, которым оформляется выдача денежных средств, по строке «Основание» должно быть указано целевое назначение выдаваемой под отчет суммы. Расходование подотчетных средств на иные цели не допускается.

Если на заявлении работника на выдачу денежных средств отсутствует виза руководителя, то его подпись обязательна на расходном кассовом ордере, которым оформляется выдача денег из кассы под отчет;

7) средства должны выдаваться в определенном размере, например, сумма денежных средств, выданная на общехозяйственные расходы не должна превышать указанной в приказе максимальной величины.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумму, причитающихся командированным лицам на эти цели;

8) отчет об израсходованных подотчетных суммах должен сдаваться своевременно.

Совет: Если в конце рабочего дня появился сверхлимитный остаток в кассе, то выдайте его под отчет сотруднику. На следующий день этот сотрудник вернет деньги в кассу организации.

В приказе должен быть указан срок, на который выдаются подотчетные средства по различным видам операций. Указание срока необходимо для того, чтобы обосновать нахождение средств у подотчетного лица определенное время, так как согласно п.11 Порядка ведения кассовых операций лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня их возвращения из командировки. Предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах (авансовый отчет) и произвести окончательный расчет по ним.

К авансовому отчету прилагаются оправдательные документы (счета, чеки, накладные и др.), подтверждающие факт целевого использования денежных средств.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

На основании данных, отраженных в авансовом отчете, утвержденном руководителем предприятия, бухгалтерия погашает аванс (списывает с работника числящиеся за ним подотчетные суммы), а в случае необходимости выплачивает работнику разницу между фактически потраченными средствами и суммой аванса (перерасход). Выданные, но не израсходованные подотчетным лицом суммы подлежат возврату в кассу предприятия.

Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает.

Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации. Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными - 100 000 руб. по одной сделке (Указание Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У).

Если работник нарушит установленный лимит расчетов, организация может быть оштрафована. Сумма штрафа - от 40 000 до 50 000 рублей.

За это же нарушение на руководителя организации может быть наложен штраф от 4 000 до 5 000 рублей (ст.15.1 КоАП РФ).

Прежде чем выдавать деньги под отчет, необходимо оформить приказ руководителя предприятия, утверждающий список подотчетных лиц, с указанием срока, на который выдаются подотчетные суммы.

Такой список руководитель может утвердить как в виде отдельного приказа (распоряжения), так и в качестве приложения к приказу об учетной политике.

Вот образец такого приказа:

Закрытое акционерное общество «Надежда»

Приказ № 66

Г.Пермь 10.01.2012

Дата добавления: 2015-07-16