В связи с необходимостью производить наличные расчеты через сотрудников

Приказываю:

Утвердить список лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет в 2013 году:

Должность	Фамилия, имя, отчество
Главный бухгалтер	Кузнецова Л.И.
Руководитель отдела кадров	Громова Е.Э
Кладовщик	Безрукова П.А
Секретарь	Иванова Е.В.

Генеральный директор

ЗАО «Надежда Степанов Степанов В.П.

С приказом ознакомлен (а) ____________________________________

Выдача наличных денег подотчетным лицам из кассы оформляется расходным кассовым ордером.

В расходном кассовом ордере необходимо указать цель выдачи денежных средств (например, на покупку канцтоваров).

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Счет 71 « Расчеты с подотчетными лицами»

Дебет Кредит

Увеличение задолженности подотчетных лиц	Корреспон дирующий счет	Уменьшение задолженности подотчетных лиц	Корреспон дирующий счет
Сальдо – сумма долга подотчетных лиц на начало периода Выданы денежные средства на хозяйственные нужды, командировочные расходы, в возмещение перерасходов подотчетных лиц. Перечислены денежные средства по месту нахождения подотчетного лица. Выданы денежные документы под отчет Положительная курсовая разница по подотчетным суммам   Сальдо – сумма долга подотчетных лиц на конец отчетного периода	-     50, 52 50-3	Сальдо – сумма долга подотчетным лицам на начало периода Приобретены материальные ценности за счет подотчетных сумм   Использованы подотчетные суммы: - на производственные цели   - на отгрузку и продажу готовой продукции   - НДС по приобретенным материальным ценностям, работам и услугам   Возврат неиспользованных подотчетных сумм: - в кассу - удержанием из заработной платы Отрицательная курсовая разница по подотчетным суммам Списание подотчетных сумм в случае их не возврата Сальдо – сумма долга подотчетным лицам на конец периода	-     07, 08, 10, 41   20, 23, 25, 26, 28, 44             -

Выданные под отчет суммы отражаются по дебету счета 71 в корреспонденции со счетами учета денежных средств (в основном со счетом 50 "Касса"). На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Оборот по дебету счета означает возникновение задолженности подотчетных лиц перед предприятием или погашение предприятием перерасхода подотчетной суммы подотчетным лицом. Оборот по кредиту означает списание суммы задолженности с подотчетного лица на различные статьи расходов (на по­купку материалов, оплату услуг и т.д.).

Сальдо по дебету означает остаток долга подотчетного лица перед предприятием и считается:

начальный остаток долга подотчетного лица + выдача денег под отчет (увеличение дебиторской задолженности) - списание долга с подотчетного лица (уменьшение дебиторской задолженности).

Сальдо по кредиту означает остаток долга предприятия подотчетному лицу и считается:

остаток долга предприятия + увеличение кредиторской задолженности - погашение кредиторской задолженности (выдача перерасхода подотчетному лицу).

Аналитический учет по счету 71"Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Если работнику были выданы из кассы деньги под отчет, то делается проводка:

Дебет сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами" - выданы работнику денежные средства под отчет из кассы.

Кредит сч.50 "Касса"

Заключать с сотрудником, которому выданы деньги под отчет, договор о полной материальтной ответственности не нужно. Список сотрудников, с которыми организация должна заключить этот договор, приведен в приложении 1 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. №85.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов, вернуть неизрасходованные суммы или получить из кассы перерасходованные суммы. С 1 января 2002 г. введена в действие форма отчета № АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. №55.

Авансовый отчет работник составляет в одном экземпляре.

К отчету работник должен приложить все документы, подтверждающие произведенные расходы (накладные, чеки ККМ, проездные билеты, счета на оплату жилья и т.д.).

Перечень этих документов приводят на оборотной стороне авансового отчета. Все документы, приложенные к отчету, нумеруются в том порядке, в котором они приложены к отчету.

Работник должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию, а бухгалтер - передать работнику отрывную часть отчета - расписку в том, что отчет принят к проверке.

Бухгалтер должен проверить целевое расходование средств, выданных сотруднику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих расходы.

Заполненный авансовый отчет утверждает руководитель организации или другой уполномоченный им сотрудник (например, руководитель подразделения).

Авансовый отчет должен храниться в архиве организации 5 лет.

На основании авансового отчета, утвержденного руководителем организации, бухгалтер должен отразить в учете расходы подотчетного лица.

Отметим, что при покупке материальных ценностей (выполненных работ, оказанных услуг) за наличный расчет, подотчетное лицо вместе с их стоимостью уплачивает продавцу и налог на добавленную стоимость (далее НДС). Суммы НДС, приходящиеся на приобретенные материальные ценности (работы, услуги), отражаются в бухгалтерском учете на основании счетов-фактур и расчетных документов (в том числе кассовый чек или бланк строгой отчетности), в которых сумма НДС выделена отдельной строкой.

Для отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций, связанных с НДС, используется счет 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям".

Сумма НДС (налог на добавленную стоимость), уплаченная подотчетным лицом, списывается проводкой:

Дебет сч.19 "НДС по приобретенным ценностям" - учтена сумма НДС по расходам подотчетного лица.

Кредит сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами"

Далее при принятии к учету приобретенных материальных ценностей (работ, услуг) и при оплате счетов подотчетным лицом сумма НДС ставится в уменьшение задолженности перед бюджетом по данному налогу (налоговый вычет).

Дебет сч.68 субсчет "Расчеты по НДС " - произведен налоговый вычет.

Кредит сч.19 "НДС по приобретенным ценностям"

Сумма НДС по материальным ценностям (работам, услугам) используемым в операциях, необлагаемых НДС, к вычету не принимается. Такую сумму списывают проводкой:

Дебет сч.91-2 субсчет "Прочие расходы " - списан НДС.

Кредит сч.19 "НДС по приобретенным ценностям"

Отметим обязательные условия для обоснования права на вычет НДС из бюджета:

1. налог предъявлен поставщиками;

2. приобретенные материальные ценности (работы, услуги) приняты к учету;

3. приобретенные материальные ценности (работы, услуги) используются в операциях, облагаемых НДС;

4. на купленные товары (работы, услуги) есть счет-фактура.

Единственное исключение из этого правила – командировочные расходы в виде оплаты проезда и найма жилья. При оплате сотрудником таких затрат основанием для вычета «входного» НДС могут быть не счета-фактуры, а бланки строгой отчетности.

Если работник приобрел те или иные ценности у физического лица, необходимо составить и приложить к авансовому отчету закупочный акт. Закупочный акт составляют в 2 экземплярах:

· первый экземпляр передают в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом;

· второй экземпляр - продавцу.

Оба экземпляра подписывают работник, купивший товары, и продавец. В акте указывают следующие данные о продавце:

· фамилию, имя и отчество;

· паспортные данные;

· домашний адрес.

Если продавец зарегистрирован как индивидуальный предприниматель, в акте указывают номер его свидетельства о государственной регистрации и ИНН.

Если работник израсходовал сумму большую, чем ему выдано из кассы, то эту сумму ему необходимо возместить.

Такую операцию отразите записью:

Дебет сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами" - возмещены работнику затраты, превышающие сумму

Кредит сч.50 "Касса" денежных средств, выданных из кассы.

Если работник возвращает неизрасходованные суммы в кассу организации, сделайте в учете запись:

Дебет сч. 50 "Касса" -оприходованы денежные средства, не израсходованные

Кредит сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами" работником и возвращенные в кассу организации.

Если работник не представил отчет о расходовании денежных средств и не вернул в установленные сроки средства в кассу организации, сделайте в учете запись:

Дебет сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" -отражена сумма невозвращенных денежных средств.

Кредит сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

В дальнейшем сумма невозвращенных денежных средств может быть удержана из заработной платы работника:

Дебет сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" -удержана сумма невозвращенных денежных средств из

Кредит сч.94"Недостачи и потери от порчи ценностей" зарплаты работника.

Не следует забывать о том, что при выплате зарплаты удержания не должны быть больше 20% от суммы заработной платы работника. Размер удержаний может быть увеличен до 50%, если представлены два или больше исполнительных документов.

При невозможности удержания невозвращенного аванса из оплаты труда работника сделайте проводку:

Дебет сч.73"Расчеты с персоналом по пр. операциям" -отражена задолженность работника в сумме невозвращен-

Кредит сч.94"Недостачи и потери от порчи ценностей" ного аванса.

Рассмотрим пример отражения на счетах бухгалтерского учета операций по подотчетным суммам.

Завхозу ЗАО «Надежда» Яковлеву А.А. (табельный номер 05) по разрешению руководителя организации по расходному кассовому ордеру №52 от 15.03.13 г. выдан аванс на приобретение инвентаря для офиса организации в сумме 3900 руб. Деньги выданы Яковлеву А.А. сроком на 3 дня. Задолженности по подотчетным суммам на 15.03.13 г. у Яковлева А.А. нет. Яковлеву А.А. выдана доверенность на получение приобретаемого инвентаря.

Яковлев А.А. предоставил в бухгалтерию авансовый отчет №2 от 16.03.13 г. об израсходованных суммах. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:

1) товарный чек № 95 от 15.03.13 г. и кассовый чек магазина розничной торговли «Электротехника» на общую сумму 800 руб., в том числе:

- 1 настольная лампа по цене 200 руб.;

- 1 вентилятор по цене 600 руб.;

2) счет-фактура №11 от 15.03.13 г. фирмы «Гарант» на 2 электронных калькулятора «Ситизен» на общую сумму 2520 руб., в том числе цена двух калькуляторов 2100 руб., НДС по ставке 18% -378 руб.;

3) квитанция к приходному кассовому ордеру №128 от 15.03.12 г. фирмы «Гарант» на сумму 2478 руб., в том числе НДС – 378 руб., полученных от Яковлева А.А;

4) договор купли-продажи №20 от 15.03.12 г. и акт купли-продажи, составленный с предпринимателем Соболевым Ф.И. на приобретение четырех стульев по цене 180 руб., на общую сумму 720 руб.

Паспортные данные Соболева Ф.И. – 40 03 № 734848,выдан 07.07.02г. ОВД Кировского района г. Перми;

Адрес: г. Пермь, ул. Магистральная, д. 64, кв. 41, регистрационный номер предпринимателя 00340 от 12.05.01 г.

Поступление инвентаря подтверждено приходными ордерами по оприходованию на склад: настольная лампа – 1 шт.; вентилятор –1шт; калькуляторов – 2 шт.; стульев 4 шт.

Авансовый отчет приняла и проверила бухгалтер Миронова Е.С, правильность оформления подтвердила главный бухгалтер Сазонова И.П., утвердил отчет Директор Степанов В.П. 16.03.12 г.

Перерасход подотчетных сумм выдан Яковлеву А.А. по расходному кассовому ордеру №58 от 16.03.12 г.

Подотчетное лицо на лицевой стороне (см. пример заполнения) указывает наименование организации, номер и дату авансового отчета, свою фамилию, инициалы, структурное подразделение, табельный номер (если есть), профессию (должность) и назначение аванса. Ниже, в левой части листа, следует таблица, в которой он же указывает сведения о предыдущем авансе: перерасход – 00 руб. 00 коп.; полученном в настоящее время авансе – 3 900 руб. 00 коп.; расходе – 3998 руб. 00 коп.; перерасходе – 98 руб. 00 коп. Затем указывается количество документов, прилагаемых к отчету.

Строка 1а заполняется в случае, если подотчетное лицо получило деньги в валюте, например в случае загранкомандировки. Сумма в этой строке указывается и в валюте, и в рублях.

В таблице «Бухгалтерская запись» бухгалтер записывает проводки (корреспондирующие счета/субсчета и суммы). Отметим, что если один счет упоминается по дебету в нескольких проводках, то в авансовом отчете ставиться общая сумма по дебету этого счета.

Отчет утверждается в соответствующей сумме (цифрами и прописью) и ставятся подписи и расшифровки подписей бухгалтера, а также сумма остатка или перерасхода (в нашем примере перерасход 98 руб. 00 коп.) и реквизиты приходных или расходных документов, по которым деньги выдаются или вносятся в кассу.

В самом низу лицевой части авансового отчета бухгалтер дает расписку в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются ФИО подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов (по нашему примеру их 5: товарный чек, счет, счет-фактура, договор и акт) и количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и дает ее подотчетному лицу.

На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы, и соответствующие им суммы. Документы, которые прилагаются к отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете (графы 1-6). В этой же таблице записываются суммы расходов, которые приняты к учету, причем, если нужно, НДС выделяется отдельно (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9). Если расходы произведены в валюте, кроме суммы в рублях указывается и сумма в валюте. Внизу подводится итоговая сумма, истраченная подотчетным лицом. Ставится подпись подотчетного лица.

Полностью проверенный отчет утверждается руководителем предприятия (или уполномоченным лицом). Для этого руководитель в верхнем правом углу лицевой стороны авансового отчета указывает утвержденную сумму, ставит должность, дату и подпись с расшифровкой.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки:

Журнал регистрации хозяйственных операций

Дата	Документ и содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, Руб.
	Расходный кассовый ордер №52 от 15.03.12 г. Выдано Яковлеву А.А. под отчет
	Авансовый отчет №2 от 16.03.12 г Приобретено 1 настольная лампа в розничной торговле и оприходована на склад. Приобретен 1 вентилятор в розничной торговле и оприходован на склад. Приобретены 2 калькулятора и оприходованы на склад НДС по калькуляторам Приобретено 4 стула у предпринимателя Соболева и оприходованы на склад
	Расходный кассовый ордер №58 от 16.03.08 г. Выдан Яковлеву А.А. перерасход подотчетных сумм

Пример: 4 апреля секретарю ЗАО «Надежда» Ивановой Е.В. выдано 2000 руб. на покупку для организации канцтоваров (бумаги, стиплеров, ручек и т.д.)

5 апреля она приобрела канцтовары на все подотчетные деньги. В этот же день руководитель утвердил авансовый отчет, бухгалтер принял полученные материалы к учету.

В товарном чеке, который приложен к авансовому отчету Ивановой, НДС выделен в сумме 305 руб., однако счет-фактура отсутствует. Бухгалтер списал «Входной» НДС за счет собственных средств организации. В бухучете эти операции он отразил такими проводками:

4 апреля Дт 71 Кт 50 – 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой (РКО);

5 апреля Дт 10 Кт 71 (2000 – 305) -1695 руб. – получены канцтовары, приобретенные сотрудницей;

Дт 19 Кт 71 – 305 руб. – учтен НДС по приобретенным канцтоварам;

Дт 91 Кт 19 305 руб. – списан НДС за счет собственных средств организации;

Дт 99 Кт 68 (305 руб. х 20%) 61 руб. – начислено постоянное налоговое обязательство

В апреле при расчете налога на прибыль включим в прочие производственные расходы 1695 руб.

Дата добавления: 2015-07-16